Zo organiseer je een dancefeest zonder last-minute stress

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met datum, locatie en gastenlijst. Daarna leg je de muziekstijl, het programma en de technische benodigdheden vast. Voor een dancefeest gaat het vaak mis bij kabels, stroom, koeling en de overgang tussen ontvangst, eten en dansen. Werk daarom terug vanaf de starttijd en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Zo weet je uiterlijk op de laatste dag wat er binnenkomt, wie het controleert en wanneer de locatie open moet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Muziekstijl en programma bepalen
2 personen
7
Muzieklijst samenstellen
2 personen
8
DJ of muziekverantwoordelijke vastleggen
9
Geluidsapparatuur reserveren
10
Lichtapparatuur reserveren
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Tafels en stoelen reserveren
14
Koeling en opslag regelen
15
Vervoer van materialen regelen
2 personen
16
Toegangs- en bewegwijzeringsplan maken
2 personen
17
Nooduitgangen vrijhouden
18
Gastenlijst en dieetwensen afdrukken
19
Versiering inkopen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
22
Houdbare snacks klaarzetten
2 personen
23
Techniek en kabels controleren
2 personen
24
Draaiboek en contactlijst printen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Vloer en ruimte inspecteren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen langs de randen plaatsen
3 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Drankenbuffet inrichten
3 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Geluidsniveau testen
2 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
34
Lichtstanden testen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Entree en garderobe inrichten
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Dieetvriendelijke hapjes apart zetten
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Muziekstart klaarzetten
2 personen
42
Team bij de entree instrueren
2 personen
43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Garderobe beheren
2 personen
45
Muziek verzorgen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Glazen en bekers verzamelen
2 personen
49
Buffet schoon en aangevuld houden
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten tussentijds controleren
52
Verlichting aanpassen
53
Laatste hapjes serveren
2 personen
54
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
55
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
56
Muziek gecontroleerd afsluiten

Nazorg

57
Garderobe afronden
2 personen
58
Restanten veilig verpakken
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
61
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
62
Versiering verwijderen
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Servies en glazen afwassen
3 personen
66
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
67
Vloer vegen en dweilen
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven materialen opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 80
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Koffiekannenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofer
Audiomixer
DJ-controller
Muzieklaptop
Microfoonaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsetsaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Plakstripsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de muziek vroeg vast: bepaal eerst de stijl en het programma en reserveer daarna de DJ of muziekverantwoordelijke. Controleer uiterlijk een week vooraf of actieve speakers, subwoofer, audiomixer, DJ-controller, laptop en microfoon op elkaar aansluiten.
Maak een eenvoudig tijdschema met ontvangst, eetmoment en dansblokken. Plan de soundcheck vóór de gasten komen en houd minimaal 60 minuten vóór de start vrij voor techniek, kabels en het testen van de verlichting.
Tel drank niet alleen per gast, maar per deel van de avond. Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon en regel extra koelruimte; gekoelde dranken nemen meer plek in dan je boodschappenlijst suggereert.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de lijst enkele dagen voor het feest. Leg daarna aparte serveerschalen, tangen en een duidelijke aanduiding klaar, zodat allergenen niet ongemerkt tussen de gewone hapjes terechtkomen.
Loop de locatie vóór het openen met je draaiboek na: nooduitgangen blijven vrij, kabels liggen veilig, bewegwijzering hangt en de garderobe staat klaar. Print de contactlijst en gastenlijst; vertrouw niet op één telefoon met een lege batterij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dancefeest organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Regel DJ, geluidsapparatuur en lichtapparatuur uiterlijk 3 tot 4 weken voor het feest, omdat die onderdelen vaak als eerste niet meer beschikbaar zijn.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dancefeest?: Gebruik voor het eerste uur als richtlijn 2 tot 3 drankjes per persoon en reken daarna ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon per uur. Voorzie daarnaast altijd water en regel de koeling minstens één dag vooraf, zodat alles vóór opening koud staat.
Wanneer doe je de soundcheck voor een dancefeest?: Plan de soundcheck minimaal 60 minuten vóór de komst van de gasten. Test speakers, subwoofer, mixer, microfoon, kabels en stroom afzonderlijk en laat de muziek daarna 10 minuten onafgebroken draaien om storingen te vinden.
Wat moet je op de dag zelf niet vergeten bij een dancefeest?: Open de locatie minstens 2 uur vóór de start voor opbouw en controle. Print het draaiboek, de contactlijst en de gastenlijst, zet houdbare snacks klaar, controleer nooduitgangen en leg gekoelde dranken pas na de laatste schoonmaak op hun plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.