Zo organiseer je een damtoernooi zonder chaos

Begin niet met het klaarzetten van de damborden, maar met de keuzes die het schema bepalen. Leg eerst de datum, locatie en toernooivorm vast en bepaal hoeveel rondes en prijzen daarbij passen. Daarna verwerk je de aanmeldingen, sluit je de deelnemerslijst en maak je het wedstrijdschema. Op de speeldag draait alles om een snelle registratie, duidelijke uitleg en gecontroleerd materiaal. Met een aparte registratietafel, reserveklokken en geprinte rondekaarten voorkom je de meeste vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Toernooiformat bepalen
2 personen
4
Prijzen en rondes vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst sluiten
9
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
10
Prijzen bestellen
11
Spelmateriaal controleren
2 personen
12
Klokken instellen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Prijzen en materialen verpakken
15
Locatie openen
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Damtafels inrichten
3 personen
19
Wedstrijdklokken plaatsen
2 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Catering klaarzetten
3 personen
22
Rondekaarten klaarleggen
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Spelregels toelichten
26
Eerste ronde begeleiden
2 personen
27
Uitslagen verwerken
2 personen
28
Koffiepauze serveren
2 personen
29
Tweede ronde begeleiden
2 personen
30
Derde ronde begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
33
Vierde ronde begeleiden
2 personen
34
Finale begeleiden
2 personen
35
Einduitslag controleren
2 personen
36
Prijzen uitreiken
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Damtafels afruimen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen terugpakken
2 personen
43
Locatie afsluiten
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40

Sportmateriaal

Dambordenaantal 16
Damschijvenaantal 16
Wedstrijdklokkenaantal 16
Reserve-dambordenaantal 2
Reserve-damschijvenaantal 2
Reservewedstrijdklokkenaantal 2
Rondekaartenaantal 80
Scoreformulierenaantal 80
Pennenaantal 45
Toernooimap

Apparatuur

Laptop
Printer
Printerpapier
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonladersaantal 2

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplateausaantal 6
Opscheplepelsaantal 4

Decoratie

Toernooibanner
Tafellopersaantal 6
Prijsbekersaantal 3
Medaillelintenaantal 3
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor het toernooi. Pas daarna het wedstrijdschema aan; een afmelding op de dag zelf kan anders meerdere rondes verstoren.
Controleer per speeltafel een dambord, damschijven, wedstrijdklok, scoreformulier en pen. Leg daarnaast per ongeveer 10 tafels minimaal één reservebord en één reserveklok klaar.
Test de wedstrijdklokken vóór het openen van de locatie en stel overal dezelfde speeltijd in. Neem extra batterijen of een alternatief mee als de klokken daarop werken.
Richt de registratietafel in bij de ingang met de deelnemerslijst, rondekaarten en een laptop of printer. Zo registreer je aanwezigen voordat ze naar hun tafel lopen en hoef je ontbrekende gegevens niet tijdens de eerste ronde te zoeken.
Plan de catering pas nadat het aantal deelnemers bekend is en houd rekening met dieetwensen. Zet koffie, water en servies op een aparte plek, zodat de wachtrij bij de registratie niet door eten en drinken wordt geblokkeerd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een damtoernooi te organiseren?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voor een klein damtoernooi. Reserveer de locatie eerst, verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór de speeldatum.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Maak het definitieve schema nadat de inschrijvingen zijn gesloten, meestal 2 tot 3 dagen voor het toernooi. Zo werk je met het echte aantal deelnemers en voorkom je lege plaatsen of onjuiste indelingen.
Hoeveel damborden en wedstrijdklokken heb je nodig?: Voor iedere gelijktijdige partij heb je 1 dambord en 1 wedstrijdklok nodig. Tel per 10 speeltafels minstens 1 reservebord en 1 reserveklok op, zodat een defect materiaal de ronde niet stillegt.
Hoe laat moet je aanwezig zijn op de dag van het damtoernooi?: Open de locatie bij voorkeur 60 tot 90 minuten vóór de ontvangst van deelnemers. In die tijd kun je tafels en stoelen plaatsen, de klokken testen, de registratie inrichten en de catering klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.