Zo organiseer je een damtoernooi zonder chaos

Begin een damtoernooi niet met het wedstrijdschema, maar met het format: bepaal hoeveel rondes je speelt, hoeveel tijd een partij krijgt en hoe je uitslagen verwerkt. Reserveer daarna de locatie en verzamel aanmeldingen met dieetwensen en contactgegevens. Pas als het deelnemersaantal duidelijk is, maak je de indeling, bestel of verzamel je damsets en plan je vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, getest materiaal en een zichtbaar schema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooiformat vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Deelnemersformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Damsets en klokken regelen
8
Vrijwilligers inplannen
9
Toernooiregels uitwerken
10
Deelnemerslijst bevestigen
11
Prijzen en medailles regelen
12
Wedstrijdschema maken
13
Tafelindeling maken
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Regels en formulieren printen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Laptop en printer testen
20
Damklokken testen
2 personen
21
Deelnemerspakket inpakken
2 personen

Event

22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes klaarzetten
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Borden en klokken plaatsen
3 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Tafelnummers ophangen
29
Deelnemers registreren
2 personen
30
Toernooiregels toelichten
31
Eerste ronde begeleiden
2 personen
32
Uitslagen verwerken
2 personen
33
Nieuwe indeling bekendmaken
34
Rondes twee en drie begeleiden
2 personen
35
Pauzehapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Rondes vier en vijf begeleiden
2 personen
38
Einduitslagen controleren
2 personen
39
Winnaars bekendmaken
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Laatste consumptieronde serveren
2 personen

Nazorg

42
Damsets en materialen verzamelen
3 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Verloren voorwerpen controleren
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Spelmateriaal

Damordenaantal 16
Damsteensetsaantal 16
Damklokkenaantal 16
Reserve damsteensetsaantal 2

Meubilair

Tafelsaantal 9
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Tafelkledenaantal 9

Papierwaren

Tafelnummersaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Pairingformulierenaantal 100
Uitslagenformulierenaantal 100
Regelbladenaantal 40
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 10
Gumaantal 4

Apparatuur

Laptop
Printer
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 2

Catering

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Serveerbladenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Decoratie

Damtoernooibanner

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2

Tips

Leg het format vast voordat je inschrijvingen opent. Noteer het aantal rondes, de maximale speelduur per partij en hoe je omgaat met een gelijkspel; zo kun je later een passend schema maken.
Sluit de inschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het toernooi. Bevestig daarna de deelnemerslijst en maak naamkaartjes, tafelnummers en pairingformulieren op basis van het definitieve aantal.
Tel het materiaal per speelplek: reken op één damset en één damklok per partij, plus minimaal 2 reserve-damsteensets. Test alle klokken en controleer of de laptop en printer werken vóór de wedstrijddag.
Plan de opbouw achteruit vanaf de starttijd. Reserveer minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, tafelindeling en techniek; zet het eerste speelschema pas klaar nadat de aanmelding is gecontroleerd.
Maak één map of klembord per wedstrijdtafel met pairingformulieren, uitslagenformulieren, een regelblad en schrijfmateriaal. Zet drankjes en hapjes buiten de speelzone klaar, zodat partijen niet worden onderbroken en je catering niet in de weg staat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een damtoernooi te organiseren?: Reken op 2 tot 4 weken voor een kleinschalig toernooi. Reserveer de locatie en bepaal het format in de eerste week, open daarna de inschrijving en leg het schema 3 tot 5 dagen vooraf definitief vast.
Hoeveel damsets heb ik nodig voor een damtoernooi?: Gebruik één damsteenset per gelijktijdige partij en regel minimaal 2 reserve-damsteensets. Voor 16 spelers die in 8 partijen tegelijk spelen heb je dus 8 sets nodig, plus 2 reserves.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een damtoernooi?: Maak het schema pas nadat de inschrijving is gesloten en het deelnemersaantal vaststaat. Plan per ronde de tafels, spelers en beschikbare speeltijd; houd daarnaast minimaal 10 minuten per ronde vrij voor het verzamelen en verwerken van uitslagen.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste doen bij een damtoernooi?: Open de locatie minstens 90 minuten voor de start. Test damklokken, laptop en printer, zet de registratietafel klaar en controleer daarna de tafels, stoelen, naamkaartjes, pairingformulieren en het eerste wedstrijdschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.