Zo organiseer je een cyclocrosswedstrijd

Begin niet met het parcours, maar met de datum, locatie en vergunning. Daarna leg je het wedstrijdreglement, de categorieën, starttijden en verantwoordelijkheden vast. Een cyclocrosswedstrijd vraagt bovendien vroeg om juryleden, tijdwaarnemers, verkeersmaatregelen en vrijwilligers. Werk toe naar een controleweek waarin je deelnemerslijst, startnummers, materiaal, weersverwachting en parcours opnieuw controleert. Zo voorkom je dat de tijdwaarneming, afzetting of bevoorrading pas op de wedstrijddag wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Wedstrijdreglement vaststellen
2 personen
5
Categorieën en starttijden bepalen
2 personen
6
Jury en tijdwaarnemers vastleggen
2 personen
7
Parcours uitzetten op plattegrond
2 personen
8
Parkeerplan maken
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Inschrijfformulier publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Leveranciers reserveren
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Deelnemerslijst controleren
2 personen
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Parcourscontrole uitvoeren
2 personen
19
Verkeersmaatregelen bevestigen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Startnummers en documenten printen
2 personen
23
Materiaal ophalen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Wedstrijdmap samenstellen
2 personen
27
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
28
Terrein inspecteren
3 personen
29
Parkeerterrein afzetten
4 personen
30
Parcours afzetten
8 personen
31
Start- en finishzone opbouwen
5 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Registratietent opbouwen
3 personen
34
Cateringtent opbouwen
3 personen
35
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
36
Omroepinstallatie testen
2 personen
37
Tijdwaarneming installeren
3 personen
38
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
39
Registratietafel inrichten
2 personen
40
Cateringvoorraad klaarzetten
3 personen

Event

41
Parcours vrijgeven voor training
3 personen
42
Deelnemers registreren
4 personen
43
Startnummers uitdelen
3 personen
44
Transponders uitgeven
2 personen
45
Rennersbriefing verzorgen
2 personen
46
Parcours en publiek controleren
8 personen
47
Eerste wedstrijd starten
3 personen
48
Wedstrijdonderdelen begeleiden
12 personen
49
Tussenstanden registreren
3 personen
50
Publiek informeren
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Incidenten registreren
2 personen
56
Einduitslag controleren
3 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
58
Prijswinnaars omroepen
2 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

61
Transponders innemen
2 personen
62
Parcoursmateriaal verwijderen
8 personen
63
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
67
Terrein schoonmaken
6 personen
68
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
69
Locatie opleveren
2 personen
70
Materiaal retourneren
3 personen
71
Uitslagen publiceren
2 personen
72
Deelnemers bedanken
73
Onkosten en borg afhandelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Tafelkleedrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Parcourshekkenaantal 180
Afzetlintaantal 12
Pionnenaantal 40
Markeerstokkenaantal 30
Rondebordenaantal 4
Startnummersaantal 250
Startnummerhoudersaantal 250
Transpondersaantal 150
Reservefietsenrekkenaantal 20
Onderhoudsstandaardsaantal 4
Reservewielenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Gereedschapskoffersaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Zaklampenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 20
Portofoonsaantal 12
Prijstrofeeënaantal 12
Medaillelintenaantal 60

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Tijdwaarnemingsset
Omroepinstallatie
Megafoonsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Lichtslangenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en vraag de wedstrijdvergunning ruim vóór de inschrijving aan; controleer tegelijk of de verzekering en eventuele verkeersmaatregelen zijn geregeld. Zonder die bevestigingen kun je de inschrijving beter niet openen.
Leg categorieën en starttijden vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Plan genoeg ruimte tussen starts voor parcourscontrole, wissels en het veilig binnenhalen van materiaal.
Wijs niet alleen juryleden en tijdwaarnemers aan, maar maak ook een vrijwilligersindeling per taak en tijdsblok. Zorg dat iemand verantwoordelijk is voor startnummers, iemand voor het parcours en iemand voor de omroep en uitslagen.
Maak een parcoursplattegrond met hekken, afzetlint, pionnen, markeerstokken en rondeborden. Controleer het volledige parcours nogmaals kort voor de start, vooral bij kruisingen, gladde ondergrond en plekken waar publiek kan oversteken.
Test de tijdwaarnemingsset, laptop, printer, tablets, omroepinstallatie en stroomvoorziening vóór de wedstrijddag. Print startnummers en documenten vooraf en neem verlengsnoeren, stekkerdozen, powerbanks en bouwlampen als reserve mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cyclocrosswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met locatie, vergunning, verzekering en reglement. Open de inschrijving pas wanneer categorieën, starttijden en de belangrijkste veiligheidsmaatregelen vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een cyclocrosswedstrijd?: Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 10 tot 15 vrijwilligers, verdeeld over jury, tijdwaarneming, parcours, inschrijving, parkeren en bevoorrading. Plan daarnaast 2 of 3 reservepersonen voor uitval en pauzes.
Wanneer maak je de startnummers en deelnemerslijst klaar?: Controleer de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd en wijs daarna de startnummers toe. Print een definitieve versie op de vooravond en houd een kleine voorraad lege of reserve-startnummers achter de hand.
Wanneer controleer je het cyclocrossparcours?: Doe een eerste controle uiterlijk 1 dag vooraf en een laatste ronde op de wedstrijddag, vóór de eerste start. Controleer dan vooral hekken, afzetlint, markeerstokken, doorgangen en gewijzigde omstandigheden door regen of wind.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.