Zo organiseer je een cultuurmarkt zonder last-minute chaos

Begin met datum, locatie en randvoorwaarden voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer vergunningen, verzekering en stroomvoorziening en reserveer daarna de benodigde leveranciers. Open het inschrijfformulier met duidelijke informatie over stands, workshops en dieetwensen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je de plattegrond, deel je vrijwilligers in en leg je het programma vast. De laatste week draait vooral om bevestigen, labelen en klaarzetten: van naamkaartjes en pijlborden tot marktkramen, microfoons en betaalmiddelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Leveranciers reserveren
5
Deelnemers uitnodigen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Promotietekst opstellen
8
Evenement online publiceren
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Standhouders indelen
2 personen
14
Workshopruimtes indelen
2 personen
15
Plattegrond maken
16
Standhouders informeren
2 personen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Draaiboek afdrukken
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Koelwaren inkopen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Terrein controleren
2 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Marktkramen plaatsen
6 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Stroom aansluiten
3 personen
33
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
34
Kabels veilig afdekken
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Standhouders ontvangen
3 personen
38
Standhouders naar plek wijzen
3 personen
39
Workshopmaterialen klaarzetten
4 personen
40
Registratietafel inrichten
2 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
4 personen
44
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

45
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
46
Bezoekers informeren
2 personen
47
Programma aankondigen
48
Workshops begeleiden
6 personen
49
Optredens begeleiden
3 personen
50
Geluidsinstallatie bedienen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Tafels tussentijds reinigen
2 personen
57
Voorraad controleren
58
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
59
Bezoekersuitgang begeleiden
3 personen
60
Standhouders laten afbouwen
3 personen

Nazorg

61
Servies verzamelen
3 personen
62
Dranken opruimen
2 personen
63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Tenten en kramen afbouwen
6 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Locatie opleveren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 20
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 12
Bannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummersaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 8
Contantgeldkistjesaantal 4
Pinapparatenaantal 3
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekopjesaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffieautomatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Voedseltangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Recyclingbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de eerste standhouders zijn bevestigd. Reserveer per marktkraam niet alleen de kraam zelf, maar ook loopruimte, toegang tot stroom en ruimte voor eventuele kledingrekken of tafels.
Plan techniek niet pas op de ochtend zelf. Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen vooraf; werk kabels weg met kabelgoten om struikelgevaar te voorkomen.
Geef standhouders uiterlijk één week voor de markt hun plek, opbouwtijd, programma-informatie en contactnummer. Voeg een plattegrond met standnummers toe, zodat vragen op de dag zelf beperkt blijven.
Maak één vrijwilligersindeling met minimaal drie soorten diensten: opbouw, ontvangst en opruimen. Geef de coördinatoren portofoons en leg in het draaiboek vast wie beslist bij een volle workshopruimte, een stroomprobleem of slecht weer.
Controleer de voorraad twee dagen voor opening en koop koelwaren zo laat mogelijk in. Zet houdbare voorraad eerder klaar en tel herbruikbare bekers, borden, besteksets en koffiekopjes apart, zodat je tijdens de markt niet hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cultuurmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, verzekering, leveranciers en standhouders vragen meer doorlooptijd dan de promotie en de boodschappen.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een cultuurmarkt?: Stuur de eerste uitnodigingen 6 tot 8 weken voor de markt en sluit de inschrijving ongeveer 2 weken vooraf. Zo houd je tijd over om stands, workshops en dieetwensen in te delen.
Hoe maak ik een goede plattegrond voor een cultuurmarkt?: Maak de plattegrond zodra de aanmeldingen grotendeels bekend zijn, uiterlijk 2 weken vooraf. Teken marktkramen, workshopruimtes, looppaden, afzethekken, toiletten, stroompunten en een duidelijke ingang in.
Wanneer moet ik de techniek van een cultuurmarkt testen?: Test luidsprekers, microfoons en stroomaansluitingen uiterlijk 3 dagen vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Leg kabels vast voordat bezoekers binnenkomen en houd minimaal één reserveverlengkabel achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.