Checklist voor een dagkamp voor kinderen organiseren

Een dagkamp vraagt vooral om een strakke voorbereiding: wie komt, wie begeleidt welke groep en wat gebeurt er bij regen? Leg datum, programma en locatie eerst vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten. Controleer reserveringen en materialen uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf werk je van de aanmeldtafel en veiligheidscontrole naar activiteiten, eetmomenten en opruimen. Deze checklist bevat 52 taken en 46 spullen om niets op het laatste moment te moeten regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
Noodcontacten controleren
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma aanpassen aan het weer
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen per activiteit klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Begeleidersbriefing houden
6 personen

Event

Deelnemers ontvangen en registreren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Welkom en regels uitleggen
3 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
5 personen
Sportactiviteiten begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Creatieve activiteit begeleiden
5 personen
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Avondspel begeleiden
6 personen
Limonade en water uitdelen
2 personen
Slotactiviteit begeleiden
5 personen
Deelnemers uitchecken
4 personen
Ouders informeren bij vertrek
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Ouders informeren over voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 3
Aanmeldtafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 45
Herbruikbare kommenaantal 45
Herbruikbare bekersaantal 60
Besteksetsaantal 45
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Scharenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Basketballenaantal 3
Kegelsaantal 20
Springtouwenaantal 10
Hoepelsaantal 10
Veldmarkeerlijnen

Creatief materiaal

Tekenpapieraantal 100
Kleurpotlodenaantal 40
Viltstiftenaantal 40
Verfsetsaantal 10
Kwastenaantal 30
Kinderschortenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Polsbandjesaantal 45

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 80
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Handvegers en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per activiteit 10 tot 15 minuten wisseltijd. Zo kunnen begeleiders groepen verplaatsen, materiaal zoals kegels, hoepels en springtouwen opruimen en drinken bijvullen zonder dat het programma uitloopt.
Maak uiterlijk 7 dagen vooraf één deelnemerslijst met dieetwensen, toestemmingsformulieren en noodcontacten. Leg op de aanmeldtafel alleen de informatie klaar die begeleiders die dag echt nodig hebben.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan al welke buitenactiviteiten vervallen of naar een beschutte plek gaan. Zet partytenten niet pas tijdens een bui op, maar bouw ze op voordat de kinderen aankomen.
Zet activiteitenmateriaal per onderdeel in een aparte bak of op een aparte tafel. Test bluetoothspeakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de start en houd kabels buiten looproutes.
Tel eten, drinken en servies per eetmoment in plaats van alles tegelijk klaar te zetten. Koel dranken vooraf in koelboxen en houd herbruikbare bekers, borden, kommen en bestek apart van het nog schone materiaal.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een dagkamp voor kinderen organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minimaal 4 weken voor de kampdag, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en toestemmingsformulieren op tijd kunt verwerken.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een dagkamp?: Plan minimaal 1 begeleider per 8 tot 10 kinderen en wijs daarnaast één coördinator aan voor contact met ouders en noodgevallen. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en controleer die opnieuw zodra de definitieve deelnemerslijst klaar is.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een dagkamp?: Bekijk de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis uiterlijk de avond ervoor welke activiteiten doorgaan, worden aangepast of naar een beschutte plek verhuizen.
Wanneer zet ik alles klaar voor een dagkamp voor kinderen?: Zet tafels, stoelen, aanmeldtafel, eet- en drinkpunten en veiligheidsmateriaal 60 tot 90 minuten voor aankomst klaar. Bereid hapjes, gekoelde dranken en materiaal per activiteit zo voor dat begeleiders alleen nog hoeven uit te delen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.