Zo organiseer je een conferentie zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, het programma en de benodigde zalen. Bevestig daarna de sprekers, open de aanmelding en leg techniek, catering en printwerk vast. Bij een conferentie ontstaan de meeste problemen niet door de grote onderdelen, maar door ontbrekende presentaties, dieetwensen, adapters of een onduidelijke registratie. Werk daarom met vaste deadlines en een aparte controle voor de opbouw, ontvangst en zaalwissels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Presentaties opvragen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Programma en badges opmaken
2 personen
11
Catering bestellen
12
Techniek reserveren
13
Printwerk laten maken
14
Sprekersinformatie versturen
15
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
16
Badges alfabetisch sorteren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Presentaties verzamelen
20
Registratietafel voorbereiden
2 personen
21
Zaalindeling uitzetten
3 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen neerzetten
4 personen
24
Podiumtafel plaatsen
2 personen
25
Sprekerslessenaars plaatsen
2 personen
26
Projector en scherm opstellen
2 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Presentaties testen
2 personen
30
Verlichting controleren
31
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
32
Programma's neerleggen
2 personen
33
Routeborden plaatsen
2 personen
34
Koffiepunten inrichten
3 personen
35
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
36
Hapjes schikken
3 personen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Opening begeleiden
2 personen
41
Sprekers aankondigen
42
Presentaties bedienen
43
Microfoons beheren
44
Vragenronde begeleiden
2 personen
45
Koffiepauze serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies ophalen
2 personen
48
Lunchbuffet serveren
5 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Buffet bijvullen
3 personen
51
Tafels afruimen
3 personen
52
Avondhapjes serveren
3 personen
53
Bezoekersinformatie beantwoorden
2 personen
54
Programmatijden bewaken
55
Sprekers begeleiden
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
2 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Koffiepunten opruimen
2 personen
62
Cateringtafels reinigen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Presentaties veiligstellen
65
Microfoons en kabels inpakken
2 personen
66
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
67
Zalen schoonmaken
4 personen
68
Afvalcontainers legen
2 personen
69
Locatie eindinspecteren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
72
Badges en registratie archiveren
73
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 18
Biertafelsaantal 6
Sprekerslessenaarsaantal 2
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepeltjesaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 12

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Badgekoordjesaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Tafelkleedjesaantal 20
Podiumbord
Routebordenaantal 8
Plantenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 6
LED-lampenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 10
dienbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en reserveer zalen op basis van het aantal gelijktijdige sessies. Plan presentaties en sprekersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de conferentie definitief, zodat je nog tijd hebt om bestanden te testen.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en programma staan. Vraag direct naar dieetwensen en stuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf mee; losse inventarisatie achteraf levert vaak ontbrekende antwoorden op.
Maak badges op basis van de definitieve deelnemerslijst en sorteer ze alfabetisch. Leg de registratie klaar met een registratietafel, deelnemerslijst en schrijfmateriaal, zodat de ontvangst niet ophoudt bij de eerste zoekgeraakte badge.
Test de techniek niet alleen met de projector en het scherm, maar ook met elke laptop, HDMI-kabel en HDMI-adapter. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en presentatieklikkers minimaal 60 minuten voor de eerste sessie.
Tel catering en servies per gepland eetmoment, niet alleen per deelnemer. Zet dranken op tijd koud en loop vóór opening de zaalindeling na: tafels, stoelen, podiumtafel en sprekerslessenaars moeten staan voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een conferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Bevestig sprekers en techniek uiterlijk 8 weken voor de conferentie en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de start.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een conferentie?: Stuur de eerste uitnodiging zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Verstuur praktische informatie zoals parkeren en aanvangstijd opnieuw uiterlijk 3 dagen voor het evenement.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een conferentie?: Voor iedere zaal met presentaties heb je minimaal een projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel en passende adapter nodig. Plan daarnaast per spreker een microfoon of een gedeelde draadloze microfoon en test alles minstens 60 minuten vooraf.
Wanneer moet je de catering voor een conferentie bestellen?: Bestel de catering zodra het programma en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen voor de conferentie door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.