Zo organiseer je een collectorsmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de locatie, de vergunning en het aantal verkopers dat je realistisch kunt plaatsen. Daarna bouw je de markt in vaste volgorde op: aanmeldingen openen, verkopers bevestigen, de kraamindeling maken en bezoekersinformatie publiceren. Regel catering, afvalinzameling en toiletten ruim vooraf; die voorzieningen worden vaak pas op het laatste moment bekeken. Plan ten slotte een aparte opbouwploeg voor transport, marktkramen, verlichting, betaalapparatuur en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Marktvergunning controleren
3
Verzekering controleren
4
Verkopers benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Bezoekersinformatie publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamindeling maken
2 personen
11
Verkopers bevestigen
12
Catering reserveren
13
Afvalinzameling reserveren
14
Toiletten controleren
2 personen
15
Plattegrond afdrukken
16
Verkoperslijst afdrukken
17
Contactlijst afdrukken
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Kassawissel regelen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Transport laden
3 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Sleutels en toegang regelen
27
Stroompunten controleren
2 personen
28
Looproutes vrijmaken
3 personen
29
Tafels uitladen
4 personen
30
Stoelen uitladen
3 personen
31
Kramen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Stroom aansluiten
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Routeborden plaatsen
2 personen
38
Informatiebalie inrichten
2 personen
39
Kassa inrichten
2 personen
40
Cateringruimte inrichten
2 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Toiletten bevoorraden
2 personen
44
Verkopers ontvangen
3 personen
45
Kraamnummers uitdelen
2 personen
46
Verkopers naar kramen wijzen
2 personen
47
Contantgeld controleren
48
Entreebalie bemannen
2 personen
49
Bezoekers informeren
2 personen
50
Toegang controleren
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Voorraad aanvullen
2 personen
57
Kraampaden vrijhouden
2 personen
58
Verkopers aanspreekpunt zijn
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen
60
Verkopers uitchecken
2 personen
61
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Verlichting uitschakelen
2 personen
63
Kramen afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materialen terugladen
3 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Sleutels terugbrengen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Afval wegbrengen
2 personen
75
Verkopers informeren over vondsten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Bezoekerstafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12
Kleedjesaantal 20
Tafelklemmenaantal 40

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Handventilatorenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenkbladenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koelkanenaantal 6
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafellopersaantal 8
Kraamnummersaantal 20
Prijskaartjesaantal 200
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakkar

Catering

Kassa
Geldkist
Entreebandjesaantal 500
Kassarollenaantal 6
Notitieblokkenaantal 6
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6
Contantgeldbakjesaantal 3
Boodschappen

Tips

Leg de maximale capaciteit vast voordat je verkopers benadert. Tel niet alleen marktkramen, maar houd ook ruimte vrij voor looppaden, een informatiebalie, toiletten en eventuele bezoekerstafels.
Open de aanmeldingen pas nadat je marktvoorwaarden klaarstaan. Vraag direct naar contactgegevens, benodigde kraamruimte en dieetwensen, zodat je later niet tientallen losse berichten hoeft na te sturen.
Maak de kraamindeling zodra ongeveer 80 procent van de plaatsen is bevestigd. Nummer de kramen en druk een verkoperslijst, contactlijst en plattegrond af; op de marktdag werkt papier sneller dan zoeken op een telefoon.
Test pinapparaten, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare lampen uiterlijk de dag ervoor. Neem voor elke betaalplek een alternatief mee, omdat een lege accu of ontbrekende kabel de verkoop direct stillegt.
Plan de locatieopening minstens 2 uur vóór de ontvangst van bezoekers. Gebruik die tijd voor het lossen, plaatsen van tafelklemmen en kleedjes, koelen van dranken, controleren van toiletten en het ophangen van routeborden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een collectorsmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en verzekering. Verkopers benader je bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt om open plaatsen op te vullen.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een collectorsmarkt?: Reken voor een markt met meerdere kramen op minimaal 2 uur opbouw, exclusief transport. Plan extra tijd als marktkramen, partytenten, tafels en catering op verschillende momenten of locaties aankomen.
Wanneer moet je de kraamindeling van een collectorsmarkt maken?: Maak een eerste indeling zodra ongeveer 80 procent van de verkopers is bevestigd en werk die uiterlijk 1 week vooraf definitief bij. Druk daarna de plattegrond en verkoperslijst af, met een paar extra exemplaren voor de organisatie.
Hoeveel drank heb je nodig voor een collectorsmarkt?: Reken voor bezoekers en verkopers samen op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en 1 drankje per persoon per volgend uur. Koel de dranken vooraf en houd extra water apart voor verkopers en de opbouwploeg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.