Zo organiseer je een clubdag zonder last-minute chaos

Begin een clubdag niet met boodschappen, maar met het programma en de beschikbare velden. Leg daarna de inschrijvingen vast, verzamel dieetwensen en maak teams, poules en een wedstrijdschema. Pas wanneer duidelijk is hoeveel deelnemers en onderdelen je hebt, regel je catering, vrijwilligers, scheidsrechters en materiaal. In de laatste week controleer je de weersverwachting, werk je de deelnemerslijst bij en test je geluid en wedstrijdbenodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en velden reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sportonderdelen bepalen
3 personen
8
Teams en poules indelen
2 personen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Scheidsrechters indelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Catering reserveren
13
Geluidsbox reserveren
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemerslijst bijwerken
16
Definitieve dieetlijst maken
17
Plattegrond van terrein maken
18
Programma en regels afdrukken
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Sportmateriaal controleren
2 personen
21
Geluidsapparatuur testen
2 personen
22
Koelboxen schoonmaken
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
26
Sportshirts en hesjes sorteren
2 personen
27
Prijzen en medailles klaarleggen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Sportvelden uitzetten
3 personen
32
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Drankpunt inrichten
2 personen
36
Geluidsbox plaatsen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Lunch en hapjes voorbereiden
4 personen
39
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
40
EHBO-set klaarleggen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
3 personen
43
Aanwezigheid registreren
2 personen
44
Teamindeling bekendmaken
45
Spelregels uitleggen
2 personen
46
Sportonderdelen begeleiden
6 personen
47
Scores bijhouden
2 personen
48
Waterpunten bijvullen
2 personen
49
Fruit en snacks serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
52
Buffet opbouwen
4 personen
53
Buffet serveren
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Finales begeleiden
4 personen
56
Eindstanden controleren
2 personen
57
Prijzen uitreiken
2 personen
58
Muziek verzorgen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Afval verzamelen
4 personen
62
Buffet en drankpunt afbreken
3 personen
63
Sportmateriaal opruimen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Locatie schoon opleveren
2 personen
70
Voorraad tellen
2 personen
71
Materialen reinigen en drogen
3 personen
72
Materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven eten verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Tennisballenaantal 30
Pionnenaantal 40
Laddersaantal 2
Hoepelsaantal 12
Hesjesaantal 50
Fluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Teamshirtsaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Geluidsbox
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handkaraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Clubvlaggenaantal 6
Programmabordenaantal 4
Naambadgesaantal 100
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer de velden voordat je uitnodigingen verstuurt; zonder beschikbare speelruimte kun je geen betrouwbaar schema maken.
Open de aanmeldingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en sluit ze op een vaste datum. Verwerk daarna de deelnemerslijst, dieetwensen en teamindeling tegelijk, zodat wijzigingen niet blijven doorwerken.
Maak het wedstrijdschema pas nadat je de sportonderdelen, teams en poules hebt bepaald. Plan per onderdeel extra wisseltijd in; uitloop bij het eerste onderdeel schuift anders de hele dag op.
Wijs vrijwilligers en scheidsrechters per tijdblok toe en zet hun namen op één overzicht. Regel ook een inschrijftafel, afzetlint en duidelijke plattegrond, zodat deelnemers bij aankomst niet hoeven te zoeken.
Doe de laatste controle 1 tot 2 dagen vooraf: test de geluidsbox en microfoon, controleer sportmateriaal en scoreborden, koel dranken en zet houdbare voorraad klaar. Controleer diezelfde dag opnieuw het weer en pas partytenten of het programma aan als dat nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een clubdag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, locatie en velden. Open de inschrijvingen 3 tot 4 weken voor de clubdag en sluit ze ongeveer 1 week vooraf, zodat je teams, catering en dieetlijst definitief kunt maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een clubdag?: Plan minimaal één coördinator voor het geheel, één persoon voor inschrijving en per gelijktijdig sportonderdeel minstens één begeleider of scheidsrechter. Voeg bij meerdere velden een vrijwilliger per veld toe en maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een clubdag?: Maak het schema nadat de inschrijvingen zijn gesloten en teams en poules zijn ingedeeld, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Houd per wedstrijd wisseltijd aan en druk het programma en de regels uiterlijk de dag ervoor af.
Hoeveel drinken moet je regelen voor een clubdag?: Reken bij actief sporten op ongeveer 0,5 tot 1 liter drinken per deelnemer voor een dagdeel, plus extra voor vrijwilligers en warm weer. Koel de dranken de dag vooraf en zet waterkannen tijdens de sportonderdelen zichtbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.