Organiser une journée du club sans rien laisser au dernier moment

Une journée du club réussie se prépare dans un ordre précis : on bloque d’abord la date, le site et le programme, puis on ouvre les inscriptions avant de répartir les équipes et les matchs. Les repas, les bénévoles et le matériel sportif doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Le jour venu, un plan du site, un programme imprimé et une table d’inscription rendent l’accueil beaucoup plus simple. Voici les points qui demandent le plus d’anticipation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le site et les terrains
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Définir les épreuves sportives
3 personnes
8
Répartir les équipes et les poules
2 personnes
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Répartir les arbitres
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Réserver le catering
13
Réserver une enceinte
14
Vérifier les prévisions météo
15
Mettre à jour la liste des participants
16
Établir la liste définitive des régimes alimentaires
17
Créer le plan du site
18
Imprimer le programme et les règles
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
21
Tester le matériel sonore
2 personnes
22
Nettoyer les glacières
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
26
Trier les maillots de sport et les chasubles
2 personnes
27
Préparer les prix et les médailles
28
Contrôler le site
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Délimiter les terrains de sport
3 personnes
32
Préparer le matériel de sport
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Installer le point boissons
2 personnes
36
Installer la sono
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Préparer le déjeuner et les collations
4 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer la trousse de premiers secours
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Annoncer la répartition de l’équipe
45
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
46
Encadrer les épreuves sportives
6 personnes
47
Suivre les scores
2 personnes
48
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
49
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Monter le buffet
4 personnes
53
Servir le buffet
4 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Encadrer les finales
4 personnes
56
Vérifier les scores finaux
2 personnes
57
Remettre les prix
2 personnes
58
Fournir la musique
59
Annoncer le dernier tour
60
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Démonter le buffet et le point boissons
3 personnes
63
Ranger le matériel sportif
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Remettre le lieu propre
2 personnes
70
Compter le stock
2 personnes
71
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Traiter les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Balles de tennisqté 30
Cônesqté 40
Échellesqté 2
Cerceauxqté 12
Giletsqté 50
Siffletsqté 6
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Ruban de balisageqté 2
T-shirts d’équipeqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Enceinte
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Chariot à mainqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Drapeaux du clubqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 100
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Raclettes de solqté 2
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la date, le programme et le site, puis réserve les terrains avant d’ouvrir les inscriptions. Garde au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les créneaux et organiser la journée.
Ferme les inscriptions à une date précise, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Utilise ensuite la liste définitive pour recueillir les régimes alimentaires, former les équipes et établir les poules.
Prépare le planning des matchs seulement après avoir réparti les équipes et les arbitres. Prévois aussi des bénévoles identifiés pour l’accueil, le suivi des scores et les changements entre les épreuves.
Ne commande pas le catering sur une estimation vague : transmets le nombre final de participants et la liste des régimes alimentaires au moins 7 jours avant. Vérifie aussi les quantités de gobelets, assiettes, couverts et carafes d’eau.
La veille, vérifie la météo, le matériel sportif et le son, puis refroidis les boissons et mets en place les stocks non périssables. Le matin, installe les tentes, tables, chaises, poubelles et la table d’inscription avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée du club ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les réservations du site, les inscriptions, la composition des équipes et la réservation du catering prennent le plus de temps.
Quand fermer les inscriptions pour une journée du club ?: Ferme-les 10 à 14 jours avant la journée. Ce délai permet de traiter les inscriptions, répartir les équipes et transmettre au catering le nombre de repas et les régimes alimentaires.
Quand préparer le planning des matchs ?: Établis-le après la clôture des inscriptions et la répartition des équipes, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Répartis les arbitres et les bénévoles dans la même période.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée du club ?: Vérifie la météo, les ballons, cônes, chasubles, sifflets, panneaux de score et pendule de match. Teste aussi l’enceinte et le microphone, refroidis les boissons et confirme les stocks non périssables.

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