Cómo organizar un Día del club

Un Día del club combina competición, comida y mucha coordinación en un mismo recinto. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después abre las inscripciones y utiliza los datos para formar equipos, preparar las pruebas y calcular el catering. Durante la última semana, confirma árbitros, voluntarios, material y previsión meteorológica. El día anterior deja listas las bebidas, los productos no perecederos, el plano y toda la información que necesitarán participantes y responsables.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar lugar y campos
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Abrir inscripciones
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Definir las pruebas deportivas
3 personas
8
Distribuir equipos y grupos
2 personas
9
Hacer el horario del concurso
2 personas
10
Asignar árbitros
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Reservar el catering
13
Reservar altavoz
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Actualizar la lista de participantes
16
Hacer la lista dietética definitiva
17
Hacer un plano del recinto
18
Imprimir el programa y las normas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Comprobar el material deportivo
2 personas
21
Probar el equipo de sonido
2 personas
22
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
26
Clasificar camisetas y petos deportivos
2 personas
27
Preparar los premios y medallas
28
Inspeccionar el recinto
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar carpas
4 personas
31
Delimitar los campos deportivos
3 personas
32
Preparar el material deportivo
3 personas
33
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
34
Montar la mesa de catering
3 personas
35
Montar el punto de bebidas
2 personas
36
Colocar la caja de sonido
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Preparar el almuerzo y los aperitivos
4 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar el botiquín
41
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

42
Recepción de participantes
3 personas
43
Registrar la asistencia
2 personas
44
Anunciar la distribución del equipo
45
Explicar las reglas del juego
2 personas
46
Acompañar las pruebas deportivas
6 personas
47
Llevar las puntuaciones
2 personas
48
Reponer los puntos de agua
2 personas
49
Servir fruta y aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Recoger la vajilla usada
2 personas
52
Montar el buffet
4 personas
53
Servir el bufé
4 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Acompañar las finales
4 personas
56
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
57
Entregar premios
2 personas
58
Proporcionar la música
59
Anunciar la última ronda
60
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

61
Recoger la basura
4 personas
62
Desmontar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
63
Recoger el material deportivo
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Dejar el recinto limpio
2 personas
70
Contar el inventario
2 personas
71
Limpiar y secar los materiales
3 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Aprovechar la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Pelotas de teniscant. 30
Conoscant. 40
Escalerascant. 2
Aroscant. 12
Chalecoscant. 50
Silbatoscant. 6
Marcadorescant. 4
Relojes de competicióncant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Camisetas del equipocant. 60

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 6

Equipo

Altavoz
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Carretilla de manocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Banderas del clubcant. 6
Carteles del programacant. 4
Credencialescant. 100
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Limpiacristalescant. 2
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Indica las pruebas deportivas, la hora de llegada y el final previsto; así podrás distribuir equipos sin rehacer el horario después.
Recoge las preferencias dietéticas al inscribirse y prepara una lista definitiva entre 3 y 5 días antes. Entrégala al catering con tiempo suficiente para corregir cantidades y opciones.
Forma los equipos y asigna árbitros y voluntarios cuando ya tengas la lista actualizada de participantes. Lleva una copia impresa y otra persona responsable de cada zona para evitar que una ausencia paralice una prueba.
Comprueba el material deportivo y prueba el altavoz y el micrófono al menos 24 horas antes. Revisa también los cables alargadores, los marcadores, los relojes de competición y los silbatos, porque suelen fallar cuando ya ha empezado la jornada.
Consulta la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a revisarla la víspera. Si habrá calor o lluvia, confirma las carpas, las mesas, las sillas, las neveras portátiles y un plano del recinto antes de hacer la compra final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día del club?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, los campos, el catering y el altavoz. Abre las inscripciones cuando el programa esté cerrado y deja la última semana para confirmar equipos, árbitros, voluntarios y material.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del Día del club?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para actualizar participantes, formar grupos, preparar el horario y comunicar al catering la lista dietética definitiva.
¿Cuánta bebida hay que comprar para un Día del club?: Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras 3 horas y añade agua para toda la jornada. Enfría las bebidas el día anterior y guarda una parte en reserva para árbitros, voluntarios y participantes que se queden más tiempo.
¿Cuándo se prepara el material deportivo?: Haz una primera comprobación 3 días antes y una revisión final la víspera. Agrupa balones, conos, chalecos, silbatos, marcadores y relojes por prueba para que cada responsable pueda recogerlo sin buscarlo durante el evento.

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