Zo organiseer je een circusvoorstelling

Begin met de vaste onderdelen: datum, locatie en circusartiesten. Controleer daarna vergunningen, reserveringen en de ruimte die nodig is voor de circustent, publieksvakken en toegangsroute. Werk vervolgens het programma uit en leg vast wie kaartverkoop, techniek, catering en publieksbegeleiding doet. Plan uiterlijk enkele dagen vooraf een terreincontrole en houd een alternatief weerplan klaar; bij een voorstelling buiten kan één bui de hele opbouwvolgorde veranderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Circusartiesten bevestigen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen vastleggen
5
Programma en tijden opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekerslijst bijwerken
10
Toegangsprijzen vastleggen
11
Plattegrond maken
2 personen
12
Verkeersroute communiceren
13
Weersvoorspelling controleren
14
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
15
Artiënteninformatie versturen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Polsbandjes en tickets sorteren
2 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken en snacks opslaan
2 personen
23
Circusmateriaal ontvangen
3 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Terrein vrijmaken
3 personen
26
Stroompunten controleren
2 personen
27
Circustent opbouwen
6 personen
28
Artiestenruimte inrichten
2 personen
29
Publieksingang markeren
2 personen
30
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Kassa inrichten
2 personen
34
Cateringpunt inrichten
3 personen
35
Dranken koelen
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Licht en geluid testen
3 personen
40
Circusrekwisieten klaarzetten
3 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
42
Medewerkers instrueren
2 personen

Event

43
Kassa bemannen
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
4 personen
45
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
46
Programma aankondigen
47
Circusvoorstelling begeleiden
4 personen
48
Dranken serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Cateringpunt schoonhouden
2 personen
52
Toiletten controleren
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Pauzeprogramma aankondigen
55
Publieksstroom begeleiden
3 personen
56
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
57
Avondverlichting inschakelen
2 personen
58
Avondcatering serveren
3 personen
59
Avondprogramma aankondigen
60
Derde voorstelling begeleiden
4 personen
61
Vertrek van bezoekers begeleiden
4 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

64
Circusmateriaal afbreken
6 personen
65
Circustent afbreken
6 personen
66
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
67
Versiering verwijderen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Cateringpunt schoonmaken
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende spullen schoonmaken
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Restanten opslaan
2 personen
76
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
77
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 160
Biertafelsaantal 12
Kassatafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 12
Pionnenaantal 20
Krukkenaantal 8
Opbergboxenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Circustent
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Kassa
Pinapparaat
Contantgeldkist
Portofoonsaantal 6
Koelboxenaantal 6
Luidsprekerstatievenaantal 2
Handlampenaantal 6
Laddersaantal 2
Steekwagenaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Haringenaantal 40
Scheerlijnenaantal 20
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 10
Portemonneebakjesaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Schenkbekersaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 30
Thermosdispensersaantal 4
Afwasteilaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 10
Richtingsbordenaantal 12
Stoffen achterdoekenaantal 4
Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenaantal 20
Pijlenbordenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24
Buitenlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Sanitaire afvalbakkenaantal 6
Afzetlintaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Sportmateriaal

Jongleerballenaantal 12
Jongleerringenaantal 12
Jongleerkegelsaantal 12
Circusdoekaantal 2
Hula-hoopsaantal 10
Evenwichtsbalk
Acrobatiekmattenaantal 6
Valmattenaantal 4
Diabolo'saantal 8
Pittenzakkenaantal 20
Circusstokkenaantal 8
Rodeohoedjesaantal 12
Rekwisietenkistenaantal 6

Tips

Plan de opbouw terug vanaf het tijdstip waarop bezoekers binnenkomen. Reserveer minimaal 3 uur voor het plaatsen en controleren van de circustent en plan daarna tijd voor stoelen, afzetpalen, techniek en een veilige looproute.
Stuur artiesten en vrijwilligers één praktisch document met aankomsttijd, parkeer- of verkeersroute, contactpersonen en programma. Deel dit uiterlijk 48 uur vooraf, zodat ontbrekende informatie nog kan worden aangevuld.
Controleer niet alleen de tent, maar ook haringen, scheerlijnen, verlengkabels, stekkerdozen en gereedschap. Leg reserveverlichting en powerbanks klaar; handlampen zijn vooral nodig bij opbouw of afbouw na zonsondergang.
Maak de publieksstroom zichtbaar met pionnen en afzetpalen. Richt de kassatafel vóór opening in, sorteer polsbandjes en tickets per categorie en test het pinapparaat minstens 1 uur voordat de eerste bezoekers arriveren.
Werk met vaste aantallen per taak: wijs per voorstelling minimaal 1 persoon aan voor de kassa, 1 voor techniek en 2 voor publieksbegeleiding. Laat de weersvoorspelling 24 uur en opnieuw 3 uur vooraf controleren en activeer zo nodig het alternatieve plan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de opbouw van een circusvoorstelling?: Reken voor een voorstelling met circustent, stoelen en basisgeluid op minimaal 3 uur opbouw. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor een technische test en een laatste controle van terrein en publieksroute.
Wanneer moet ik een vergunning voor een circusvoorstelling regelen?: Controleer de vergunningseisen zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gemeente en locatiebeheerder kunnen extra voorwaarden stellen voor tent, geluid, verkeer en publiekscapaciteit.
Hoe maak ik een weerplan voor een circusvoorstelling buiten?: Leg uiterlijk 48 uur vooraf vast wanneer je doorgaat, uitstelt of naar een alternatieve plek verhuist. Controleer de voorspelling opnieuw 24 uur en 3 uur voor aanvang en bepaal vooraf wie bezoekers, artiesten en vrijwilligers informeert.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een circusvoorstelling?: Plan minimaal 4 vrijwilligers voor een kleine voorstelling: 1 voor de kassa, 1 voor techniek of artiestencontact en 2 voor ontvangst en publieksstromen. Bij meerdere ingangen of een groot terrein heb je per extra ingang minstens 1 extra begeleider nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.