Organiser un spectacle de cirque sans rien laisser au hasard

Un spectacle de cirque se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, confirmer les artistes, puis ouvrir les réservations. Ensuite, construisez le programme, anticipez les besoins des visiteurs et préparez l’accueil sur place. La circulation, la météo et le montage de la tente demandent une attention particulière. Ce plan vous aide à répartir les responsabilités et à vérifier le matériel avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer les artistes de cirque
3
Vérifier les autorisations
4
Enregistrer les réservations
5
Établir le programme et les horaires
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des visiteurs
10
Fixer les prix d’entrée
11
Créer le plan
2 personnes
12
Communiquer l’itinéraire de circulation
13
Vérifier les prévisions météo
14
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
15
Envoyer les informations aux artistes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
19
Vérifier le matériel
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
21
Faire les courses
3 personnes
22
Stocker les boissons et les snacks
2 personnes
23
Réceptionner le matériel de cirque
3 personnes
24
Contrôler le site
2 personnes
25
Dégager le site
3 personnes
26
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
27
Monter le chapiteau
6 personnes
28
Aménager la loge des artistes
2 personnes
29
Signaler l’entrée du public
2 personnes
30
Dégager les sorties de secours
2 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer la caisse
2 personnes
34
Aménager le point de restauration
3 personnes
35
Refroidir les boissons
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Tester l'éclairage et le son
3 personnes
40
Préparer les accessoires de cirque
3 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
42
Instruire les employés
2 personnes

Événement

43
Tenir la caisse
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
46
Annoncer le programme
47
Animer le spectacle de cirque
4 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Maintenir le point traiteur propre
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Annoncer le programme de la pause
55
Gérer le flux du public
3 personnes
56
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
57
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
58
Servir le catering du soir
3 personnes
59
Annoncer le programme du soir
60
Encadrer la troisième représentation
4 personnes
61
Accompagner le départ des visiteurs
4 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
63
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

64
Démonter le matériel de cirque
6 personnes
65
Démonter le chapiteau
6 personnes
66
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Nettoyer les objets empruntés
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger les restes
2 personnes
76
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
77
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 160
Tables de bièreqté 12
Table de caisse
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 12
Cônesqté 20
Tabouretsqté 8
Boîtes de rangementqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Tente de cirque
Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Lampes de pocheqté 6
Échellesqté 2
Diableqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Piquetsqté 40
Haubansqté 20
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Barquettes à portemonnaieqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Gobelets de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30
Distributeurs thermosqté 4
Bac à vaisselleqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Toiles de fond en tissuqté 4
Tentures de scèneqté 4
Drapeauxqté 20
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24
Lampes d'extérieurqté 8
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Porte-sacs-poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 6
Essuie-toutqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Poubelles sanitairesqté 6
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Matériel de sport

Balles de jonglageqté 12
Cerceaux de jonglageqté 12
Massues de jonglageqté 12
Toile de cirqueqté 2
Cerceauxqté 10
Poutre d'équilibre
Tapis d’acrobatieqté 6
Tapis de chuteqté 4
Diabolosqté 8
Sacs de sableqté 20
Bâtons de cirqueqté 8
Chapeaux de cow-boyqté 12
Caisses de accessoiresqté 6

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les artistes avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires, car une demande oubliée peut bloquer le spectacle plusieurs semaines plus tard.
Fixez les horaires avant d’enregistrer les réservations : indiquez clairement l’ouverture des portes, le début du spectacle et les éventuelles pauses. Prévoyez une marge d’au moins 30 minutes pour l’accueil et l’installation du public.
Centralisez les inscriptions et les besoins alimentaires dans une seule liste, puis mettez-la à jour jusqu’à la veille. Imprimez une version de secours pour l’équipe d’accueil et préparez les bracelets ou billets par catégorie.
Préparez un plan météo de secours avant de consulter les prévisions finales. La tente de cirque, les piquets, les haubans, les cônes et les lampes de poche doivent être contrôlés avant le montage, pas au moment où le public arrive.
Donnez à chaque bénévole une mission et un horaire précis, avec un déroulé imprimé. Testez les enceintes, le microphone, la table de mixage, les rallonges et le terminal de paiement au moins une heure avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de cirque ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, obtenir les autorisations, ouvrir les réservations et prévoir une solution en cas de mauvais temps.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de cirque ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant le spectacle afin de finaliser la liste des visiteurs, les repas et le plan d’accueil.
Quand vérifier le matériel de cirque ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification complète le jour même. Testez notamment la tente, les haubans, les piquets, la sonorisation, les rallonges et les batteries externes rechargeables.
Comment prévoir la météo pour un spectacle de cirque ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis à nouveau le matin de l’événement. La décision concernant le plan de secours doit être communiquée aux artistes, aux bénévoles et au public au plus tard 24 heures avant si possible.

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