Eine Zirkusvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Eine Zirkusvorstellung steht und fällt nicht nur mit den Künstlern, sondern mit einem klaren Ablauf rund um Zelt, Publikum und Technik. Bestätige zuerst Termin, Ort und Zirkusart, bevor du Einladungen verschickst oder Eintrittspreise festlegst. Danach folgen Genehmigungen, Reservierungen, Programm, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh einen Schlechtwetter-Ablauf: Zelt, Strom, Wege und Sitzplätze lassen sich nicht am Veranstaltungstag improvisieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Zirkusartisten bestätigen
3
Genehmigungen prüfen
4
Reservierungen festhalten
5
Programm und Zeiten erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Besucherliste aktualisieren
10
Eintrittspreise festlegen
11
Lageplan erstellen
2 Personen
12
Verkehrsroute kommunizieren
13
Wettervorhersage prüfen
14
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
15
Künstlerinformationen versenden
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Drehbuch ausdrucken
18
Armbänder und Tickets sortieren
2 Personen
19
Materialien prüfen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke und Snacks lagern
2 Personen
23
Zirkusmaterial entgegennehmen
3 Personen
24
Gelände kontrollieren
2 Personen
25
Gelände freimachen
3 Personen
26
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
27
Zirkuszelt aufbauen
6 Personen
28
Künstlerraum einrichten
2 Personen
29
Publikumseingang markieren
2 Personen
30
Notausgänge freihalten
2 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Kasse einrichten
2 Personen
34
Cateringbereich einrichten
3 Personen
35
Getränke kühlen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Licht und Ton testen
3 Personen
40
Zirkusrequisiten bereitlegen
3 Personen
41
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
42
Mitarbeiter einweisen
2 Personen

Event

43
Kasse bedienen
2 Personen
44
Besucher empfangen
4 Personen
45
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
46
Programm ankündigen
47
Zirkusvorstellung betreuen
4 Personen
48
Getränke servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Cateringstation sauber halten
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Pausenprogramm ankündigen
55
Besucherströme leiten
3 Personen
56
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
57
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
58
Abendcatering servieren
3 Personen
59
Abendprogramm ankündigen
60
Dritte Vorstellung betreuen
4 Personen
61
Abreise der Besucher begleiten
4 Personen
62
Fundsachen sammeln
63
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

64
Zirkusmaterial abbauen
6 Personen
65
Zirkuszelt abbauen
6 Personen
66
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Cateringstation reinigen
3 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Gegenstände reinigen
2 Personen
74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
75
Reste einlagern
2 Personen
76
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
77
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 160
BiertischeAnz. 12
Kassatisch
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
AbsperrpfostenAnz. 12
KegelAnz. 20
HockerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Zirkuszelt
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Kasse
Kartenterminal
Bargeldkasse
FunkgeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherstativeAnz. 2
HandlampenAnz. 6
LeiternAnz. 2
SackkarreAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
HeringeAnz. 40
AbspannleinenAnz. 20
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
MarkerAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 10
Portemonnaie-SchalenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
AusgussbecherAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
ThermosspenderAnz. 4
SpülwanneAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallongewichteAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 10
WegweiserAnz. 12
StoffhintergründeAnz. 4
BühnentücherAnz. 4
FahnenAnz. 20
PfeiltafelnAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24
AußenlampenAnz. 8
LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllsackhalterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenpapierhalterAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
SanitärabfallbehälterAnz. 6
AbsperrbandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Sportmaterial

JonglierbälleAnz. 12
JonglierkeulenAnz. 12
JonglierkeulenAnz. 12
ZirkustuchAnz. 2
Hula-HoopsAnz. 10
Balancierbalken
AkrobatikmattenAnz. 6
FallschutzmattenAnz. 4
DiabolosAnz. 8
SitzsäckeAnz. 20
ZirkusstäbeAnz. 8
Rodeo-HüteAnz. 12
RequisitenkistenAnz. 6

Tipps

Bestätige Zirkusartisten, Ort und Termin mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe zu diesem Zeitpunkt auch Genehmigungen und Reservierungen, denn ein passender Ersatztermin ist später oft schwer zu finden.
Erstelle Programm und Lageplan spätestens 3 Wochen vor der Vorstellung. Markiere Einlass, Kasse, Sitzplätze, Garderobe, Buffet, Fluchtwege und den Bereich für das Zirkuszelt.
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher ab und aktualisiere dann Besucherzahl sowie Ernährungswünsche. So kannst du Tickets, Armbänder, Snacks, Getränke und Sitzplätze passend vorbereiten.
Teste Mikrofon, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und Powerbanks am Vortag vollständig. Lege Funkgeräte, Handlampen, Werkzeugkoffer, Sackkarre und Leitern an einem festen Ausgabeort bereit.
Kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor Einlass. Zelt, Heringe, Abspannleinen, Wege, Absperrungen und Stromversorgung müssen stehen, bevor Künstler und Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Zirkusvorstellung planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Künstlern und Genehmigungen. Programm, Einladungen und Reservierungen sollten spätestens 3 Wochen vor der Vorstellung feststehen.
Was braucht man für eine Zirkusvorstellung im Freien?: Du brauchst unter anderem ein Zirkuszelt, Heringe, Abspannleinen, Sitzmöbel, Absperrungen sowie Lautsprecher, Mikrofon und Stromzubehör. Kontrolliere das Gelände mindestens 3 Stunden vor dem Einlass und lege einen Wetter-Ersatzplan fest.
Wann soll man die Einladungen für eine Zirkusvorstellung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Beende die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung, damit Besucherzahl, Tickets, Armbänder und Verpflegung rechtzeitig angepasst werden können.
Wie organisiert man den Einlass bei einer Zirkusvorstellung?: Teile Kasse, Ticketkontrolle und Besucherinformation auf mindestens zwei Helfer auf, sobald mehr als 50 Gäste erwartet werden. Sortiere Tickets und Armbänder am Vortag und öffne den Einlass etwa 30 Minuten vor Programmbeginn.

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