Zo organiseer je een circusfeest zonder stress

Begin een circusfeest niet met versiering, maar met de gastenlijst, de ruimte en het programma. Reserveer daarna de circusartiest en bepaal hoeveel tijd de workshop krijgt. Controleer bij een buitenfeest tijdig het weer en houd een partytent als plan B achter de hand. De voorbereiding draait vervolgens om drie blokken: eten en drinken, de inrichting en de ontvangst. Op de dag zelf zet je eerst tent, tafels, stoelen en techniek klaar, zodat je gasten rustig kunt ontvangen en de circusworkshop op tijd start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Circusartiest reserveren
6
Weersverwachting controleren
7
Boodschappenlijst controleren
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Taart ophalen
11
Hapjes voorbereiden
3 personen
12
Groenten en fruit snijden
2 personen
13
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
14
Tafels opstellen
3 personen
15
Stoelen klaarzetten
2 personen
16
Partytent opbouwen
4 personen
17
Versiering ophangen
3 personen
18
Circusspelletjes klaarzetten
2 personen
19
Muziek en verlichting testen
2 personen
20
Toilet en wasruimte aanvullen
21
Welkomsttafel inrichten

Event

22
Gasten ontvangen
2 personen
23
Programma toelichten
24
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
25
Circusworkshop begeleiden
3 personen
26
Circusspellen begeleiden
3 personen
27
Hapjes serveren
2 personen
28
Buffet klaarzetten
3 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Taart aansnijden
2 personen
33
Cadeaus begeleiden
34
Muziek verzorgen
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Etensresten koelen
2 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Versiering verwijderen
2 personen
41
Partytent afbreken
4 personen
42
Spelmateriaal opruimen
2 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Taartmes

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Circusvlaggetjesaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkoker

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

Jongleerballetjesaantal 12
Jongleersjaaltjesaantal 12
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 12
Evenwichtslint
Springtouwenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de circusworkshop als vast middelpunt van het feest en licht het programma bij aankomst kort toe. Zo weten gasten wanneer ze hun drankje of buffetpauze kunnen plannen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en bouw de partytent vroeg genoeg op. Wacht niet tot de eerste druppels: tafels, buffet en spelletjes moeten droog kunnen staan.
Koel dranken enkele uren vooraf in koelboxen en zet voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per volwassene klaar. Vul daarnaast thermoskannen voor koffie of thee voordat de gasten komen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en controleer ze opnieuw wanneer je hapjes en buffetgerechten neerzet. Houd aangepaste porties herkenbaar apart van de rest.
Test muziek, verlichting, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst. Leg jongleerballetjes en andere circusspelletjes op één vaste plek, zodat je tijdens de workshop niets hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een circusartiest reserveren?: Reserveer de circusartiest zodra de datum en het verwachte aantal gasten vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag meteen hoelang de workshop duurt en welke ruimte of ondergrond nodig is.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een circusfeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tent, tafels, stoelen, decoratie, buffet en techniek. Trek daar extra tijd voor uit als je ook ballonnen opblaast of lichtsnoeren ophangt.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een circusfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het feest. Dan kun je dieetwensen, boodschappen en de indeling van de workshop nog aanpassen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een circusfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per volwassene en vul daarna aan op basis van de duur en het weer. Zet ook water zichtbaar klaar, zeker wanneer gasten actief meedoen aan de circusworkshop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.