Zo organiseer je een carnavalsoptocht zonder losse eindjes

Begin niet met de versiering, maar met de route, datum en vergunning. Daarna leg je de verkeersmaatregelen vast, open je de inschrijvingen en deel je vrijwilligers in. Voor deelnemers en publiek moet je tegelijk denken aan toiletten, EHBO, afval en een duidelijke contactstructuur. Dit plan zet de voorbereiding van een carnavalsoptocht in de juiste volgorde, inclusief de zaken die vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
2 personen
3
Verkeersplan uitwerken
3 personen
4
Verkeersregelaars aanmelden
2 personen
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldingen openen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
2 personen
9
Posters verspreiden
4 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
3 personen
13
Deelnemers bevestigen
2 personen
14
Routebeveiliging reserveren
2 personen
15
Mobiele toiletten reserveren
2 personen
16
Afvalinzameling afspreken
2 personen
17
EHBO-afspraken bevestigen
2 personen
18
Muziekrechten controleren
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Contactlijst verspreiden
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Alternatief weerplan bepalen
3 personen
23
Startnummers printen
2 personen
24
Routeborden voorbereiden
3 personen
25
Polsbandjes sorteren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Materialen ophalen
4 personen
28
Decoratie controleren
2 personen
29
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
30
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
31
Catering voorbereiden
4 personen
32
Koelboxen vullen
2 personen
33
Startterrein uitzetten
4 personen
34
Route controleren
3 personen
35
Afzettingen plaatsen
8 personen
36
Routeborden plaatsen
4 personen
37
Partytenten opbouwen
6 personen
38
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
39
Versiering ophangen
5 personen
40
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
41
Stroomvoorziening controleren
2 personen
42
Cateringbuffet inrichten
4 personen
43
Dranken koud zetten
3 personen
44
Hapjes voorbereiden
4 personen
45
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
46
EHBO-middelen klaarleggen
2 personen
47
Verkeersregelaars positioneren
8 personen

Event

48
Deelnemers ontvangen
5 personen
49
Startnummers uitdelen
3 personen
50
Carnavalswagens opstellen
8 personen
51
Loopgroepen opstellen
5 personen
52
Publiek langs route begeleiden
8 personen
53
Optocht officieel starten
2 personen
54
Optocht begeleiden
12 personen
55
Verkeerspunten bemannen
8 personen
56
Muziek tijdens route verzorgen
3 personen
57
Dranken serveren
4 personen
58
Hapjes serveren
4 personen
59
Dranken bijvullen
3 personen
60
Afvalbakken legen
3 personen
61
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
4 personen
62
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
63
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
64
Muziek op eindpunt verzorgen
2 personen
65
Catering blijven serveren
4 personen
66
Toezicht bij eindpunt houden
4 personen
67
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Catering opruimen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
6 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
73
Partytenten afbreken
6 personen
74
Versiering verwijderen
4 personen
75
Afzettingen verwijderen
8 personen
76
Route schoon opleveren
6 personen
77
Materialen schoonmaken
4 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
3 personen
80
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
81
Verloren voorwerpen verwerken
2 personen
82
Foto's en bestanden archiveren
2 personen
83
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Soeplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 3
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 20
Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 3
Confettivrije slingersaantal 15
Startnummerbordenaantal 40
Prijsbekersaantal 6
Linten voor winnaarsaantal 6

Veiligheid

Verkeersbarriersaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Waarschuwingsbordenaantal 12
Hesjes verkeersregelaaraantal 12
Portofoonsaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Verlichting

LED-werklampenaantal 8
Lichtslangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en starttijd vast voordat je deelnemers uitnodigt. Controleer daarna meteen welke vergunning nodig is; verkeersplan, verkeersregelaars en routebeveiliging hangen hiervan af.
Open de aanmeldingen pas nadat je deelnemersvoorwaarden klaar zijn. Vraag bij de inschrijving ook groepsgrootte, contactgegevens en dieetwensen uit, zodat je later niet iedereen afzonderlijk hoeft na te bellen.
Reserveer mobiele toiletten, EHBO en afvalinzameling ruim vóór de optocht. Plan deze voorzieningen uiterlijk enkele weken vooraf, want op het laatste moment zijn geschikte capaciteit en tijdsloten vaak niet meer beschikbaar.
Maak één draaiboek met route, tijden, startnummers, contactpersonen en noodmaatregelen. Druk het draaiboek af en verspreid de contactlijst vooraf; tijdens de optocht kun je niet rekenen op één gedeeld telefoonscherm.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en werk een alternatief weerplan uit. Leg ook startnummers, routeborden en polsbandjes uiterlijk de dag ervoor per groep klaar, zodat de uitgifte op de ochtend zelf vlot verloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carnavalsoptocht organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route en vergunning. Reserveer voorzieningen en routebeveiliging zodra de route vaststaat; deelnemerscommunicatie kan daarna meestal 6 tot 8 weken voor de optocht beginnen.
Wanneer moet je een vergunning voor een carnavalsoptocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en route bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. De behandeling kan langer duren als er verkeersmaatregelen, muziek of afsluitingen nodig zijn.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een carnavalsoptocht?: Dat hangt af van kruisingen, wegafsluitingen en de route; bepaal het aantal samen met de bevoegde verkeersorganisatie. Leg de posten uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast en geef iedere verkeersregelaar een tijdstip en locatie.
Wanneer controleer je het weer voor een carnavalsoptocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem uiterlijk twee dagen vooraf een besluit over het alternatieve weerplan, zodat deelnemers, vrijwilligers en leveranciers tijdig bericht krijgen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.