Organiser un défilé de carnaval, étape par étape

Un défilé de carnaval se prépare d’abord sur papier : date, itinéraire, autorisations et plan de circulation doivent être réglés avant de lancer les inscriptions. Ensuite, vous coordonnez les participants, les bénévoles, la sécurité, les toilettes et la collecte des déchets. Les derniers jours servent surtout à confirmer les effectifs, préparer les dossards et vérifier la météo. Prévoyez aussi un plan de repli : une averse ou une coupure de courant ne doit pas désorganiser le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Demander une autorisation
2 personnes
3
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
4
Inscrire les agents de circulation
2 personnes
5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Distribuer les affiches
4 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
3 personnes
13
Confirmer les participants
2 personnes
14
Réserver la sécurité du parcours
2 personnes
15
Réserver des toilettes mobiles
2 personnes
16
Organiser la collecte des déchets
2 personnes
17
Confirmer les consignes de premiers secours
2 personnes
18
Vérifier les droits musicaux
19
Imprimer le déroulé
2 personnes
20
Distribuer la liste de contacts
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Définir un plan météo de repli
3 personnes
23
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
24
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
25
Trier les bracelets
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Récupérer le matériel
4 personnes
28
Vérifier la décoration
2 personnes
29
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
30
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
31
Préparer le service traiteur
4 personnes
32
Remplir les glacières
2 personnes
33
Délimiter l’aire de départ
4 personnes
34
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
35
Installer les barrières
8 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
37
Monter les tentes de réception
6 personnes
38
Installer les tables et les chaises
6 personnes
39
Suspendre la décoration
5 personnes
40
Raccorder le matériel audio
3 personnes
41
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
43
Mettre les boissons au frais
3 personnes
44
Préparer les en-cas
4 personnes
45
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
46
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
47
Positionner les régulateurs de circulation
8 personnes

Événement

48
Accueillir les participants
5 personnes
49
Distribuer les dossards
3 personnes
50
Mettre en place les chars de carnaval
8 personnes
51
Mettre en place les groupes de marche
5 personnes
52
Guider le public le long du parcours
8 personnes
53
Lancer officiellement le défilé
2 personnes
54
Encadrer le défilé
12 personnes
55
Occuper les points de circulation
8 personnes
56
Assurer la musique pendant le parcours
3 personnes
57
Servir les boissons
4 personnes
58
Servir des amuse-bouches
4 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
60
Vider les poubelles
3 personnes
61
Guider les participants vers l’arrivée
4 personnes
62
Préparer la remise des prix
3 personnes
63
Organiser la remise des prix
4 personnes
64
Assurer la musique au point d’arrivée
2 personnes
65
Continuer à servir le traiteur
4 personnes
66
Assurer la surveillance à l’arrivée
4 personnes
67
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

68
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
69
Ranger le service traiteur
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
6 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
73
Démonter les tentes de fête
6 personnes
74
Retirer la décoration
4 personnes
75
Retirer les barrières
8 personnes
76
Remettre le parcours propre
6 personnes
77
Nettoyer le matériel
4 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
3 personnes
80
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
81
Traiter les objets trouvés
2 personnes
82
Archiver les photos et les fichiers
2 personnes
83
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Glacièresqté 6
Thermoboxesqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 3
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 40
Guirlandes de fanionsqté 20
Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 3
Guirlandes sans confettisqté 15
Panneaux de dossardqté 40
Coupesqté 6
Rubans pour les gagnantsqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux d'avertissementqté 12
Gilets de régulation du traficqté 12
Talkies-walkiesqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date et l’itinéraire, puis demandez l’autorisation avant toute promotion. Le plan de circulation et l’inscription des agents doivent être finalisés avant d’annoncer les horaires au public.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir rédigé les conditions de participation. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et confirmez les participants quelques jours avant le défilé.
Répartissez les bénévoles par mission et remettez-leur une liste de contacts imprimée. Prévoyez au moins un responsable identifiable pour le départ, un pour le parcours et un pour l’accueil.
Réservez à l’avance la sécurité du parcours, les toilettes mobiles et la collecte des déchets. Ces prestataires sont souvent plus difficiles à obtenir dans les deux dernières semaines.
Préparez les dossards, les panneaux de direction et les bracelets avant le jour J, puis imprimez le déroulé. Vérifiez la météo 48 heures avant et activez le plan de repli si nécessaire.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour un défilé de carnaval ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant le défilé. N’attendez pas d’avoir terminé les inscriptions : l’autorisation peut conditionner le plan de circulation et la sécurité.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement pour avoir le temps de traiter les demandes et de répartir les groupes. Fermez-les quelques jours avant le défilé afin d’imprimer les dossards et de confirmer les effectifs.
Quand vérifier la météo pour un défilé de carnaval ?: Faites une première vérification une semaine avant, puis une décision opérationnelle 48 heures avant le départ. Préparez dès le départ un plan de repli, notamment pour l’accueil, la sonorisation et le stockage du matériel.
Que faut-il préparer la veille d’un défilé de carnaval ?: Triez les bracelets, préparez les dossards et les panneaux, imprimez le déroulé ainsi que la liste des contacts. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, batteries externes et le matériel de premiers secours pour éviter une recherche de dernière minute.

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