Zo organiseer je een carnavalsoptocht
Begin met de route en het tijdschema: bepaal waar de optocht start, eindigt en hoeveel tijd elke groep krijgt. Regel daarna de vergunning, het verkeersplan en het veiligheidsplan; die bepalen hoeveel verkeersregelaars, vrijwilligers en EHBO-ondersteuning je nodig hebt. Open vervolgens de inschrijving, verzamel dieetwensen en publiceer de route zodra die definitief is. In de laatste week controleer je materialen, routeborden, portofoons, geluidsapparatuur, toiletten, afvalinzameling en de catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en tijdschema vaststellen
3 personen
- 2
Vergunning aanvragen
2 personen
- 3
Verkeersplan uitwerken
2 personen
- 4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
- 5
Deelnemersformulier maken
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Route publiceren
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 12
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
- 13
EHBO-contact bevestigen
- 14
Toiletten reserveren
- 15
Afvalinzameling afspreken
- 16
Muziekrechten controleren
- 17
Muziek afspeellijst maken
- 18
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 19
Nummers voor deelnemers maken
2 personen
- 20
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 21
Start- en eindpunt markeren
3 personen
- 22
Materialen controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 26
Catering klaarzetten
3 personen
- 27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Partytenten opbouwen
4 personen
- 30
Versiering ophangen
3 personen
- 31
Geluidsset plaatsen
2 personen
- 32
Muziek testen
2 personen
- 33
Route afzetten
8 personen
- 34
Verkeersregelaars positioneren
8 personen
Event
- 35
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 36
Deelnemers aanmelden
3 personen
- 37
Nummers uitdelen
2 personen
- 38
Laatste route-instructie geven
2 personen
- 39
Optocht laten vertrekken
3 personen
- 40
Optocht begeleiden
12 personen
- 41
Publiek informeren
2 personen
- 42
Verkeersposten bemannen
8 personen
- 43
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
- 44
Foto- en videomomenten begeleiden
2 personen
- 45
Deelnemers bij de finish opvangen
3 personen
- 46
Dranken serveren
4 personen
- 47
Hapjes serveren
4 personen
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Afvalbakken legen
2 personen
- 51
Toiletten controleren
2 personen
- 52
Kinderen begeleiden naar ouders
2 personen
- 53
Muziek verzorgen
- 54
Afsluiting omroepen
- 55
Publiek veilig laten vertrekken
6 personen
Nazorg
- 56
Muziek en verlichting uitschakelen
2 personen
- 57
Versiering verwijderen
3 personen
- 58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 59
Partytenten afbreken
4 personen
- 60
Route vrijmaken
8 personen
- 61
Verkeersmaterialen verzamelen
4 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Locatie schoonmaken
6 personen
- 64
Afval afvoeren
3 personen
- 65
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 67
Gevonden voorwerpen registreren
- 68
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 3
- Klaptafelaantal 10
- Klapstoelaantal 40
- Biertafelsetaantal 4
- Kledingrekaantal 2
Servies
- Herbruikbaar drinkglasaantal 300
- Koffiekopaantal 100
- Theekopaantal 100
- Dienbladaantal 8
- Herbruikbaar bordaantal 250
- Besteksetaantal 250
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskanaantal 8
- Koelboxaantal 6
- Snijplankaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschaalaantal 12
- Soeppanaantal 2
- Opscheplepelaantal 4
Apparatuur
- Mobiele speakeraantal 2
- Microfoonaantal 2
- Microfoonstandaardaantal 2
- Verlengkabelaantal 6
- Stekkerdoosaantal 4
- Powerbankaantal 6
Communicatie
- Portofoonaantal 12
- Megafoonaantal 2
- Naamkaartjeaantal 40
Veiligheid
- EHBO-kofferaantal 2
- Veiligheidshesjeaantal 20
- Verkeerskegelaantal 30
- Dranghekaantal 20
- Zaklampaantal 8
- Nooddekenaantal 10
Route en bewegwijzering
- Routebordaantal 15
- Pijlbordaantal 20
- Afzetlintaantal 10
- Pionhouderaantal 20
- Startnummeraantal 80
- Deelnemerslijstaantal 10
Decoratie
- Ballonnenslingeraantal 6
- Vlaggenlijnaantal 12
- Carnavalsvlagaantal 20
- Tafelloperaantal 10
- Confettivrije tafelversieringaantal 12
Verlichting
- Ledlampaantal 10
- Batterijlantaarnaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakaantal 12
- Afvalcontaineraantal 4
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilaantal 4
- Emmeraantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de route niet alleen op kaart, maar loop haar vooraf na. Noteer smalle bochten, kruisingen en plekken waar een routebord of verkeersregelaar nodig is.
- Vraag vergunning, verkeersplan en veiligheidsplan ruim vóór de optocht aan. Houd minimaal vier weken aan, zodat je wijzigingen nog kunt verwerken voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Sluit de inschrijving op een vaste datum, bijvoorbeeld twee weken vooraf. Bevestig daarna alle deelnemers en geef iedere groep een nummer, starttijd en duidelijke verzamelplek.
- Maak een vrijwilligersindeling per taak en tijdsblok. Zorg naast verkeersregelaars voor een aanspreekpunt met portofoon, een bevestigde EHBO-contactpersoon en iemand die start en eindpunt bewaakt.
- Test muziek, microfoon, mobiele speaker, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf. Koel dranken pas kort voor het evenement, bereid hapjes voor en zet routeborden klaar per straat of kruispunt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalsoptocht organiseren?
- Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf met route, tijdschema en vergunning. Leg uiterlijk vier weken voor de optocht het verkeers- en veiligheidsplan vast, zodat je nog vrijwilligers en deelnemers kunt bijsturen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een carnavalsoptocht?
- Reken per belangrijk kruispunt op minimaal twee verkeersregelaars en plan daarnaast een coördinator, een EHBO-aanspreekpunt en ondersteuning bij start en eindpunt. Bij een langere route heb je vaak per deel van de route een aparte ploeg nodig.
- Wanneer publiceer je de route van een carnavalsoptocht?
- Publiceer de route zodra vergunning en verkeersplan definitief zijn, meestal twee tot vier weken vooraf. Vermeld starttijd, verzamelplek, eindpunt, verwachte duur en eventuele afsluitingen.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een carnavalsoptocht?
- Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon; bied daarnaast water aan. Voor hapjes is vier tot zes kleine stuks per persoon een bruikbaar uitgangspunt, met extra aandacht voor opgegeven dieetwensen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!