LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een carnavalsoptocht organiseren

Een carnavalsoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en praalwagens verzamelen. Leg eerst route, tijdschema, vergunning en verkeersplan vast; daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers en communicatie. In de laatste week controleer je de routeborden, nummers, EHBO, toiletten, afvalinzameling en techniek. Deze checklist helpt je de 68 taken in een logische volgorde uit te voeren, zodat je op de dag zelf vooral hoeft te coördineren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route en tijdschema vaststellen

    3 personen

  • Vergunning aanvragen

    2 personen

  • Verkeersplan uitwerken

    2 personen

  • Veiligheidsplan opstellen

    3 personen

  • Deelnemersformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Route publiceren

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Verkeersregelaars instrueren

    2 personen

  • EHBO-contact bevestigen

  • Toiletten reserveren

  • Afvalinzameling afspreken

  • Muziekrechten controleren

  • Muziek afspeellijst maken

  • Deelnemers bevestigen

    2 personen

  • Nummers voor deelnemers maken

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Start- en eindpunt markeren

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Geluidsset plaatsen

    2 personen

  • Muziek testen

    2 personen

  • Route afzetten

    8 personen

  • Verkeersregelaars positioneren

    8 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Deelnemers aanmelden

    3 personen

  • Nummers uitdelen

    2 personen

  • Laatste route-instructie geven

    2 personen

  • Optocht laten vertrekken

    3 personen

  • Optocht begeleiden

    12 personen

  • Publiek informeren

    2 personen

  • Verkeersposten bemannen

    8 personen

  • EHBO aanspreekpunt bemannen

    2 personen

  • Foto- en videomomenten begeleiden

    2 personen

  • Deelnemers bij de finish opvangen

    3 personen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Kinderen begeleiden naar ouders

    2 personen

  • Muziek verzorgen

  • Afsluiting omroepen

  • Publiek veilig laten vertrekken

    6 personen

Nazorg

  • Muziek en verlichting uitschakelen

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Route vrijmaken

    8 personen

  • Verkeersmaterialen verzamelen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    6 personen

  • Afval afvoeren

    3 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentaantal 3
  • Klaptafelaantal 10
  • Klapstoelaantal 40
  • Biertafelsetaantal 4
  • Kledingrekaantal 2

Servies

  • Herbruikbaar drinkglasaantal 300
  • Koffiekopaantal 100
  • Theekopaantal 100
  • Dienbladaantal 8
  • Herbruikbaar bordaantal 250
  • Besteksetaantal 250

Keuken

  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokeraantal 2
  • Thermoskanaantal 8
  • Koelboxaantal 6
  • Snijplankaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Serveerschaalaantal 12
  • Soeppanaantal 2
  • Opscheplepelaantal 4

Apparatuur

  • Mobiele speakeraantal 2
  • Microfoonaantal 2
  • Microfoonstandaardaantal 2
  • Verlengkabelaantal 6
  • Stekkerdoosaantal 4
  • Powerbankaantal 6

Communicatie

  • Portofoonaantal 12
  • Megafoonaantal 2
  • Naamkaartjeaantal 40

Veiligheid

  • EHBO-kofferaantal 2
  • Veiligheidshesjeaantal 20
  • Verkeerskegelaantal 30
  • Dranghekaantal 20
  • Zaklampaantal 8
  • Nooddekenaantal 10

Route en bewegwijzering

  • Routebordaantal 15
  • Pijlbordaantal 20
  • Afzetlintaantal 10
  • Pionhouderaantal 20
  • Startnummeraantal 80
  • Deelnemerslijstaantal 10

Decoratie

  • Ballonnenslingeraantal 6
  • Vlaggenlijnaantal 12
  • Carnavalsvlagaantal 20
  • Tafelloperaantal 10
  • Confettivrije tafelversieringaantal 12

Verlichting

  • Ledlampaantal 10
  • Batterijlantaarnaantal 8

Schoonmaak

  • Afvalbakaantal 12
  • Afvalcontaineraantal 4
  • Bezemaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Dweilaantal 4
  • Emmeraantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin minimaal 12 weken vooraf met de route, het tijdschema en de vergunning. Een wijziging in de route kan namelijk ook gevolgen hebben voor het verkeers- en veiligheidsplan.
  • Sluit de deelnemersinschrijving uiterlijk 2 weken voor de optocht. Dan heb je tijd om nummers te maken, deelnemers te bevestigen en dieetwensen voor hapjes of drankjes te verzamelen.
  • Plan per 10 tot 15 deelnemers minstens één aanspreekpunt of vrijwilliger. Geef verkeersregelaars vooraf een korte briefing met hun positie, route en telefoonnummer van de coördinatie.
  • Controleer 1 week vooraf of EHBO, toiletten, afvalinzameling en muziek geregeld zijn. Test mobiele speaker, microfoon, microfoonstandaard, verlengkabel en stekkerdoos tegelijk op de plek waar ze worden gebruikt.
  • Koel dranken pas op de dag zelf of de avond ervoor en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet daarnaast koffie, thee, water, herbruikbare glazen, borden en bestek klaar bij het uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalsoptocht organiseren?
Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Regel in de eerste 4 weken de route, het tijdschema, de vergunning, het verkeersplan en het veiligheidsplan; deelnemerscommunicatie kan daarna volgen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een carnavalsoptocht aanvragen?
Dien de aanvraag in zodra route en tijdschema voorlopig vaststaan, meestal 12 weken voor de optocht. Controleer de lokale termijn, want zonder voldoende behandeltijd kun je de route of verkeersmaatregelen niet definitief maken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een carnavalsoptocht?
Reken op minimaal één aanspreekpunt per 10 tot 15 deelnemers, plus aparte mensen voor start, eindpunt, techniek en catering. Bij 60 deelnemers kom je daarmee uit op ongeveer 6 aanspreekpunten en 3 tot 4 extra coördinatoren.
Wanneer moet ik de route van de carnavalsoptocht publiceren?
Publiceer de definitieve route uiterlijk 2 weken vooraf, nadat vergunning en verkeersplan zijn afgestemd. Deel op de dag zelf ook routeborden uit of plaats ze vooraf bij startpunt, eindpunt en belangrijke kruisingen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!