Zo organiseer je een carnavalsfeest zonder last-minute chaos

Begin ongeveer zes weken vooraf met het thema, de dresscode en de gastenlijst. Verstuur daarna de uitnodigingen en gebruik de aanmeldingen om catering, dieetwensen, zitplaatsen en drank te berekenen. Leg in de laatste week het programma, de muziek, de spellen en de leveringen vast. Op de feestdag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: eerst ruimte en techniek, daarna buffet en decoratie, en pas dan de ontvangst van de gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Thema en dresscode bepalen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen opmaken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma opstellen
2 personen
8
Reserveringen bevestigen
9
Muziek selecteren
10
Carnavalsspellen kiezen
2 personen
11
Prijsjes voor spellen kopen
12
Decoratie controleren
2 personen
13
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Leveringen bevestigen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Draaiboek afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
20
Cateringbestelling ophalen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Allergenen markeren
2 personen
25
Versiering voorsorteren
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimte ventileren
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Buffet opbouwen
3 personen
31
Drankpunten inrichten
2 personen
32
Servies klaarzetten
2 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Fotowand opbouwen
2 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Verlichting testen
2 personen
37
Inchecktafel inrichten
2 personen
38
Ontvangstgarderobe klaarzetten
2 personen

Event

39
Ontvangst gasten
3 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Carnavalsquiz begeleiden
2 personen
44
Spelrondes begeleiden
3 personen
45
Prijzen uitreiken
2 personen
46
Buffet openen
3 personen
47
Buffet bijvullen
3 personen
48
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Servies verzamelen
2 personen
51
Muziek verzorgen
52
Dansvloer begeleiden
2 personen
53
Fotowand begeleiden
54
Afvalpunten legen
2 personen
55
Laatste ronde aankondigen
56
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Dranken veilig opbergen
2 personen
58
Buffetresten koelen
2 personen
59
Versiering verwijderen
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken schoonmaken
3 personen
64
Ruimte schoonmaken
4 personen
65
Afval afvoeren
2 personen
66
Gevonden voorwerpen verzamelen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommetjesaantal 80
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Frituurpannenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Warmhoudplatenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 24

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledspotsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 12
Ballonnenpakkettenaantal 8
Confettislingersaantal 10
Papieren waaiersaantal 12
Maskersaantal 40
Prikkertjes met vlaggetjesaantal 100
Fotowanddoek
Fotopropsaantal 30
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Wedstrijdnummersaantal 100
Tafelnummersaantal 10
Pauwenverenaantal 30
Kunstbloemenaantal 20
Decoratieve confettiaantal 10
Kleurige lintenaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 6

Sportmateriaal

Ringwerpset
Blikwerpset
Sponsenaantal 20
Scorebordenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Plan het programma in blokken van 30 tot 45 minuten. Zet carnavalsspellen niet allemaal achter elkaar, maar wissel ze af met muziek, eten en momenten waarop gasten hun kostuum kunnen laten zien.
Vraag bij de uitnodiging meteen naar dieetwensen en allergieën en sluit de inventarisatie uiterlijk zeven dagen voor het feest. Markeer allergenen zichtbaar op het buffet en houd passende hapjes apart.
Controleer drie tot vijf dagen vooraf de cateringhoeveelheden, boodschappen en leveringen. Koel dranken minimaal vier uur voor aanvang en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon.
Richt de ruimte in met een aparte garderobe, buffetroute en plek voor spellen. Zet afvalbakken bij het buffet en de bar; dat voorkomt volle tafels en maakt opruimen na afloop sneller.
Maak het draaiboek op één pagina met tijden, contactpersonen en verantwoordelijkheden. Print het uiterlijk de dag ervoor en test speakers, microfoons, muziekspeler en mengpaneel minstens twee uur voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carnavalsfeest organiseren?: Begin zes weken van tevoren met thema, dresscode, gastenlijst en uitnodigingen. Rond reserveringen, catering en techniek uiterlijk zeven dagen vooraf af.
Hoeveel drank heb je nodig voor een carnavalsfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Voor de rest van de avond kun je gemiddeld één drankje per persoon per uur aanhouden en extra water klaarzetten.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een carnavalsfeest?: Verstuur ze ongeveer vijf weken vooraf en geef minimaal drie weken reactietijd. Verwerk dieetwensen en definitieve aanmeldingen uiterlijk zeven dagen voor het feest.
Hoe laat begin je met de opbouw van een carnavalsfeest?: Start minimaal vier uur voor aanvang met tafels, stoelen, garderobe en decoratie. Test de geluidsapparatuur en zet buffet, dranken en spelmaterialen uiterlijk twee uur vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.