Comment organiser une fête de carnaval, étape par étape

Commencez par fixer le thème, le code vestimentaire et le nombre d’invités : ces choix déterminent la salle, le mobilier, le buffet et le matériel. Envoyez les invitations assez tôt pour recueillir les réponses et les allergies avant de calculer les quantités. Ensuite, verrouillez le programme, la musique, les jeux et les livraisons. Les dernières heures servent surtout à refroidir les boissons, installer la décoration, préparer les badges et répartir les rôles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le thème et le code vestimentaire
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Réaliser les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Élaborer le programme
2 personnes
8
Confirmer les réservations
9
Sélectionner la musique
10
Choisir les jeux de carnaval
2 personnes
11
Acheter des petits prix pour les jeux
12
Vérifier la décoration
2 personnes
13
Calculer les quantités de catering
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
15
Confirmer les livraisons
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer le déroulé
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
20
Récupérer la commande de catering
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Signaler les allergènes
2 personnes
25
Préparer la décoration à l’avance
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Aérer la salle
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Monter le buffet
3 personnes
31
Mettre en place les points boissons
2 personnes
32
Préparer la vaisselle
2 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Monter le mur photo
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Tester l’éclairage
2 personnes
37
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
38
Préparer le vestiaire d’accueil
2 personnes

Événement

39
Accueil des invités
3 personnes
40
Distribuer les badges
2 personnes
41
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Animer le quiz du carnaval
2 personnes
44
Animer les manches du jeu
3 personnes
45
Remettre les prix
2 personnes
46
Ouvrir le buffet
3 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
48
Servir les repas diététiques
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
51
Fournir la musique
52
Encadrer la piste de danse
2 personnes
53
Accompagner le mur photo
54
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
55
Annoncer le dernier tour
56
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

57
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
58
Refroidir les restes du buffet
2 personnes
59
Retirer la décoration
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine
3 personnes
64
Nettoyer l’espace
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Rassembler les objets trouvés
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Petits bolsqté 80
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Friteusesqté 2
Réfrigérateursqté 2
Plaques chauffantesqté 4
Piles rechargeablesqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 12
Packs de ballonsqté 8
Guirlandes de confettisqté 10
Éventails en papierqté 12
Masquesqté 40
Pics avec petits drapeauxqté 100
Bannière pour photowall
Accessoires photoqté 30
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 20
Numéros de compétitionqté 100
Numéros de tableqté 10
Plumes de paonqté 30
Fleurs artificiellesqté 20
Confettis décoratifsqté 10
Rubans colorésqté 20
Panneaux directionnelsqté 6

Matériel de sport

Set de lancer d’anneaux
Jeu de lancer de boîtes
Épongesqté 20
Panneaux de scoreqté 3

Catering

Courses

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Raclettes de solqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Fixez la date, le thème et le dress code au moins 4 semaines à l’avance. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant la fête, afin d’adapter le buffet et de signaler clairement les allergènes.
Construisez le déroulé par tranches de 30 à 45 minutes : accueil, présentation des jeux, repas, animations et moment dansant. Imprimez-en plusieurs exemplaires et donnez-en un à chaque bénévole le jour même.
Pour le buffet, comptez environ 6 à 8 bouchées par personne pour un apéritif d’une heure, puis une portion de repas par invité. Prévoyez aussi 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, avant de compléter selon la durée prévue.
Réservez un espace distinct pour les manteaux et les costumes : un portant avec des cintres évite de déposer les accessoires sur les chaises. Placez les poubelles près du buffet et de la piste de danse, pas uniquement à la sortie.
Préparez la décoration et le matériel des jeux la veille, puis refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’arrivée des invités. Le jour J, attribuez une personne aux livraisons, une au buffet et une à la musique pour éviter que tout repose sur une seule personne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de carnaval ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les invitations, les réservations et le recueil des allergies doivent être terminés au moins 10 jours avant, tandis que la décoration et le matériel peuvent être préparés la veille.
Combien de boissons prévoir pour une fête de carnaval ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et gardez une réserve au frais dans des glacières ou des bacs à glaçons.
Quand envoyer les invitations pour un carnaval ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la fête et fixez une date limite de réponse 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le nombre de participants, les besoins alimentaires et les quantités du traiteur.
Que préparer la veille d’une fête de carnaval ?: Préparez la décoration, les badges, le matériel des jeux et une partie des en-cas la veille. Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et imprimez le déroulé pour les bénévoles.

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