Zo organiseer je een caravanaccessoirebeurs

Een caravanaccessoirebeurs staat of valt met een duidelijke indeling en een strak tijdschema. Begin met datum, programma en het uitnodigen van standhouders, en leg daarna de aanmeldingen, parkeerplaatsen en stands vast. Controleer ruim vooraf waar stroom nodig is en hoe bezoekers de entree, kassa en stands vinden. Op de opbouwdag draait het vooral om logistiek: materialen naar de locatie, tafels en stoelen plaatsen, kabels veilig wegwerken en alle standhouders op tijd informeren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Standhouders uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Promotie op sociale media plaatsen
5
Flyers verspreiden
2 personen
6
Standhouders bevestigen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerindeling vastleggen
10
Standindeling maken
2 personen
11
Standhouders informeren
12
Catering reserveren
13
Stroompunten controleren
2 personen
14
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
15
Naambadges voorbereiden
16
Programma's afdrukken
17
Polsbandjes sorteren
18
Kassa voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Entree afzetten
2 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
28
Verlichting ophangen
2 personen
29
Standnummers plaatsen
2 personen
30
Standhouders ontvangen
3 personen
31
Standhouders aanmelden
2 personen
32
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
33
Producttafels inrichten
6 personen
34
Kassa en ontvangstbalie inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
36
Drankpunten inrichten
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren

Event

39
Entreebalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Programma's uitdelen
2 personen
42
Parkeerbegeleiding verzorgen
2 personen
43
Standhouders ondersteunen
2 personen
44
Productdemonstraties begeleiden
2 personen
45
Catering serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten tussentijds controleren
50
Rustruimte netjes houden
51
Fotopunt begeleiden
52
Informatiebalie bemannen
2 personen
53
Gevonden voorwerpen registreren
54
Laatste bezoekers informeren
2 personen
55
Entreebalie afsluiten
2 personen
56
Standhouders uitchecken
2 personen
57
Producten laten inladen
4 personen

Nazorg

58
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Verlichting verwijderen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Materialen sorteren
2 personen
66
Materialen opslaan
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Restanten controleren
69
Gevonden voorwerpen afhandelen
70
Standhouders bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 30
Bistrotafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Garderobehangersaantal 80

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Laptopsaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2
Portofoonsaantal 6
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Entreebanner
Standbordjesaantal 30
Tafelkledenaantal 30
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Fotopropsaantal 12
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Polsbandjesaantal 200
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 200
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Openersaantal 4
Koelboxthermometersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Plan minstens twee controlemomenten: één voor de aanmeldingen en één voor dieetwensen, standmaten en benodigde stroompunten.
Maak de standindeling pas definitief nadat de standhouders zijn bevestigd. Nummer de plekken op standbordjes en stuur de indeling uiterlijk één week vooraf, zodat niemand met een verkeerde aanhanger of tafel aankomt.
Werk parkeer- en verkeersstromen uit vóór je promotie start. Zet de parkeerindeling, entree en looproute op één eenvoudig overzicht en gebruik afzetpalen, bewegwijzering en een entreebanner op de dag zelf.
Test stroom, betaalmiddelen en communicatie minimaal één dag eerder. Tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels na, laad betaalterminals en portofoons op en houd powerbanks achter de hand.
Plan de opbouw terug vanaf openingstijd. Reken voor tafels, stoelen, partytenten, verlichting en standbordjes op minimaal 2 uur; koel dranken pas daarna en leg polsbandjes, naambadges, programma’s en kassa klaar bij de entree.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een caravanaccessoirebeurs organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en standhouders. Open de aanmeldingen daarna direct en sluit de definitieve standindeling uiterlijk 1 week voor de beurs.
Hoeveel standhouders passen er op een caravanaccessoirebeurs?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de gekozen standmaat. Houd naast elke stand ruimte voor bezoekers en looproutes vrij en leg de indeling pas vast nadat alle standmaten en stroombehoeften zijn ontvangen.
Wanneer moet je de standindeling naar standhouders sturen?: Stuur een definitieve versie minstens 7 dagen vooraf. Vermeld daarop het standnummer, de aanrijroute, parkeerindeling, opbouwtijd en eventuele stroompunten, zodat wijzigingen niet op de ochtend zelf ontstaan.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een caravanaccessoirebeurs?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van tenten, tafels, stoelen, entree, bewegwijzering, verlichting en techniek. Laat de laatste 30 minuten over voor een controle van kassa, betaalterminals, geluid, stroom en de bezoekersroute.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.