Zo organiseer je een campingtalentenjacht

Begin met de datum, locatie en kampeerplaatsen; pas daarna open je de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en muziekbestanden meteen, zodat je het programma en de techniek op tijd kunt afronden. Plan naast optredens ook jury, presentatie, eten en opbouw: een campingpubliek verplaatst zich anders dan publiek in een zaal. Controleer de weersverwachting en test geluid, microfoons en verlichting vóór de eerste deelnemer klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Kampeerplaatsen reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Deelnemers bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Optredens indelen
2 personen
9
Juryleden uitnodigen
10
Presentator vastleggen
11
Programma publiceren
12
Juryformulieren afdrukken
13
Nummers voor optredens verzamelen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Apparatuur testen
2 personen
17
Optredensbestanden klaarzetten
18
Tafels opstellen
4 personen
19
Stoelen opstellen
4 personen
20
Podiumdelen plaatsen
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
24
Verlichting plaatsen
2 personen
25
Buffet klaarzetten
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Jurytafel inrichten

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Optredens aanmelden
2 personen
30
Geluidscheck per optreden
2 personen
31
Publiek verwelkomen
3 personen
32
Opening aankondigen
33
Optredens begeleiden
3 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Juryformulieren innemen
37
Juryuitslag verwerken
2 personen
38
Winnaars bekendmaken
39
Muziek verzorgen
40
Licht en geluid bewaken
41
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Podium afbreken
4 personen
48
Terrein schoonmaken
4 personen
49
Voorraad controleren
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Jurytafel
Buffettafelaantal 2
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 160
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Podiumachterdoek
Naambadgesaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
IJsblokbakkenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blikvanger
Afvalbakkenaantal 6

Organisatie

Juryformulierenaantal 30
Klembordenaantal 5
Pennenaantal 20
Programmabordenaantal 4
Prijstrofeeënaantal 3
Cadeaubonnenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan en geef een duidelijke sluitingsdatum. Bevestig deelnemers pas nadat je hun optreden, kampeerplek en eventuele dieetwensen hebt verwerkt.
Maak het programma uiterlijk enkele dagen vooraf en verzamel alle optredensbestanden in één map op de laptop. Noteer per nummer de titel, deelnemer en benodigde microfoon of begeleiding.
Plan de techniek als aparte proef: sluit speakers, mengpaneel en draadloze microfoons aan en test ieder kanaal. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels zo neer dat looproutes en tentopeningen vrij blijven.
Bouw podiumdelen, partytenten, jurytafel en buffettafel op vóór de aankomst van het publiek. Reken extra tijd voor wind en ongelijke ondergrond; zet verlichting en podiumachterdoek pas vast nadat de tenten stabiel staan.
Zet het buffet klaar met herbruikbaar servies, serveerschalen, schenkkanen en thermoskannen en label gerechten met dieetopties. Gebruik koelboxen voor wat gekoeld moet blijven en vul bekers en borden niet allemaal tegelijk aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een campingtalentenjacht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie, kampeerplaatsen en uitnodigingen. Open daarna de aanmeldingen en leg juryleden en presentator uiterlijk 3 weken voor het evenement vast.
Wanneer maak je het programma van een campingtalentenjacht?: Maak een eerste indeling zodra de inschrijving sluit en publiceer het definitieve programma enkele dagen vooraf. Verzamel de optredensbestanden uiterlijk 48 uur voor de show, zodat je ontbrekende nummers nog kunt opvragen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een campingtalentenjacht?: Plan minstens 3 uur voor tafels, stoelen, podiumdelen, partytenten, decoratie en buffet. Reserveer daarna nog 60 minuten voor het aansluiten en testen van geluid en verlichting.
Wat regel je als het regent tijdens een campingtalentenjacht?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zorg dat partytenten, podium en elektrische aansluitingen vóór het publiek arriveert beschermd staan en houd minstens 30 minuten extra opbouwtijd aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.