Zo organiseer je een campingsportdag

Begin met het sportveld en de datum, en werk daarna terug naar het aantal deelnemers. Open de aanmeldingen pas wanneer je weet hoeveel ruimte en spelrondes haalbaar zijn. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving, zodat catering en barbecue niet op het laatste moment moeten worden aangepast. Maak vervolgens teams, wedstrijdschema en spelregels op papier en wijs vrijwilligers per onderdeel toe. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, duidelijke informatieborden en materiaal dat per spel klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sportveld reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Teams en spelindeling maken
2 personen
7
Wedstrijdschema uitwerken
2 personen
8
Spelregels uitschrijven
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Sportmateriaal controleren
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Etenswaren gekoeld opslaan
2 personen
17
Wedstrijdmaterialen klaarzetten
3 personen
18
Sportvelden uitzetten
4 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Informatieborden plaatsen
2 personen
22
EHBO- en rustplek inrichten
2 personen
23
Barbecue en keuken opstellen
3 personen
24
Salades en brood voorbereiden
3 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen

Event

26
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
27
Deelnemers welkom heten
2 personen
28
Teams en regels toelichten
2 personen
29
Sportonderdelen begeleiden
6 personen
30
Scores registreren
2 personen
31
Water en fruit uitdelen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Blessures registreren
34
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
35
Eindstand bekendmaken
2 personen
36
Barbecue aansteken
2 personen
37
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
38
Buffet opbouwen
3 personen
39
Eten en sauzen aanvullen
2 personen
40
Servies afruimen
2 personen
41
Avondverlichting inschakelen
42
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

43
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
44
Barbecue veilig doven
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Sportmateriaal opruimen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Terrein schoonmaken
4 personen
49
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
50
Overgebleven eten controleren
2 personen
51
Materialen drogen en opbergen
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Picknickbankenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks.essenaantal 4
Scharenaantal 2

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Verlengkabelsaantal 2

Sportmateriaal

Pionnenaantal 40
Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 3
Basketballenaantal 3
Frisbeesaantal 6
Estafettestokkenaantal 8
Springtouwenaantal 8
Pitttenballenaantal 20
Teamhesjesaantal 70
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Maatbekersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zonnebranddispensersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Richtingsbordenaantal 8
Watervaste stiftenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de teams en wedstrijden pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per ronde enkele minuten wisseltijd aan; zonder die marge loopt een schema met meerdere sporten snel uit.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin de starttijd, verzamelplek, kledingadvies, teamindeling, spelregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer het sportmateriaal minstens 1 week vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Tel onder meer pionnen, ballen, hesjes, fluitjes, stopwatches en scoreborden per onderdeel af.
Regel schaduw en rust voordat de eerste wedstrijd begint. Zet partytenten, stoelen, EHBO-plek en informatieborden klaar vóór je de sportvelden uitzet; anders blijven vrijwilligers en deelnemers door elkaar lopen.
Bereken eten en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers en koel dranken minstens enkele uren vooraf. Leg herbruikbaar servies, serveerschalen en bestek apart van de barbecue en salades, zodat de uitgifte niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingsportdag organiseren?: Reserveer het sportveld en leg de datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en sluit die ongeveer 10 dagen voor de sportdag, zodat je teams, catering en materiaal definitief kunt maken.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een campingsportdag?: Maak eerst teams op basis van de definitieve aanmeldingen en verdeel daarna de sporten en speelrondes. Reken per ronde niet alleen de speeltijd, maar ook 5 tot 10 minuten voor wisselen, uitleg en het bijwerken van scoreborden.
Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een sportdag?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de campingsportdag. Vermeld starttijd, locatie, teamindeling, kleding, spelregels, dieetafspraken en een telefoonnummer voor vragen op de dag zelf.
Hoe bereid je catering voor een campingsportdag voor?: Maak de berekening zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Koop houdbare boodschappen eerder, maar haal gekoelde etenswaren en dranken zo laat mogelijk; koel de dranken enkele uren voor aanvang en bewaar salades gekoeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.