Organiser une journée sportive au camping, étape par étape

Une journée sportive au camping se prépare dans cet ordre : réserver le terrain, ouvrir les inscriptions, puis construire les équipes et le programme. Prévoyez des créneaux réalistes pour les matchs, les pauses et le repas, car les retards s’accumulent vite entre plusieurs disciplines. Le plan inclut aussi le règlement, les bénévoles, le balisage, les tentes, le poste de secours et la chaîne du froid. Commencez au moins trois semaines avant la date pour avoir le temps de corriger les inscriptions et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le terrain de sport
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Former les équipes et la répartition des jeux
2 personnes
7
Élaborer le programme des matchs
2 personnes
8
Rédiger le règlement
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
11
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Envoyer les informations aux participants
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Stocker les aliments au frais
2 personnes
17
Installer le matériel de compétition
3 personnes
18
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Placer les panneaux d’information
2 personnes
22
Aménager le poste de premiers secours et de repos
2 personnes
23
Installer le barbecue et la cuisine
3 personnes
24
Préparer les salades et le pain
3 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes

Événement

26
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
27
Accueillir les participants
2 personnes
28
Expliquer les équipes et les règles
2 personnes
29
Encadrer les épreuves sportives
6 personnes
30
Enregistrer les scores
2 personnes
31
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Enregistrer les blessures
34
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
35
Annoncer le résultat final
2 personnes
36
Allumer le barbecue
2 personnes
37
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
38
Monter le buffet
3 personnes
39
Réapprovisionner la nourriture et les sauces
2 personnes
40
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
41
Allumer l’éclairage du soir
42
Annoncer le dernier tour

Suivi

43
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
44
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Ranger le matériel sportif
3 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Nettoyer le site
4 personnes
49
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
50
Vérifier les restes
2 personnes
51
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Bancs de pique-niqueqté 6
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Cuisiniers.èresqté 4
Ciseauxqté 2

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Rallongesqté 2

Matériel de sport

Cônesqté 40
Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 3
Ballons de basketqté 3
Frisbeesqté 6
Témoins de relaisqté 8
Cordes à sauterqté 8
Balles de padelqté 20
Chasubles d’équipeqté 70
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Verres doseursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Distributeurs de crème solaireqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux directionnelsqté 8
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes rechargeablesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain avant d’ouvrir les inscriptions : vous connaîtrez les espaces disponibles et pourrez annoncer des horaires précis. Gardez au moins 15 minutes entre deux séries pour les changements d’équipes et de matériel.
À la clôture des inscriptions, regroupez les participants par équipes équilibrées et notez les besoins alimentaires. Évitez de publier le programme avant d’avoir vérifié le nombre réel de joueurs et les disciplines choisies.
Préparez un règlement d’une page avec la durée des matchs, les règles de remplacement, le système de points et la conduite à tenir en cas de retard. Envoyez-le avec les informations pratiques au moins 5 jours avant l’événement.
Le matin, délimitez les terrains avec les cônes et installez les panneaux de score avant l’arrivée des participants. Testez les sifflets, chronomètres, rallonges et ballons sur chaque zone, plutôt que de découvrir un manque au premier match.
Pour le repas, séparez les aliments à conserver au frais des préparations prêtes à servir et refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance. Installez aussi le barbecue, la vaisselle et le poste de repos avant le début des activités, pas pendant la première pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive au camping ?: Prévoyez environ trois semaines pour réserver le terrain, envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de former les équipes, calculer le catering et finaliser le programme.
Combien de matchs peut-on prévoir dans une journée ?: Comptez généralement 20 à 30 minutes par match, puis ajoutez 10 à 15 minutes de transition. Pour une journée de 6 heures, gardez au moins 60 minutes pour les pauses, le repas et les imprévus.
Quand vérifier la météo pour une journée sportive au camping ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière la veille au soir. Si la météo devient incertaine, préparez dès la veille les tentes, le poste de repos et une adaptation du programme.
Quelle quantité de boissons prévoir pour les participants ?: Prévoyez environ 1 à 1,5 litre par personne pour une journée active, davantage par forte chaleur. Mettez une partie des boissons au frais plusieurs heures avant et gardez des glacières accessibles près des terrains.

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