Zo organiseer je een campingspeurtocht

Begin niet met de opdrachten, maar met het campingterrein, de datum en de route. Zodra je weet hoeveel deelnemers meegaan, kun je teams, begeleiders, rustpunten en posten logisch indelen. Controleer de route vooraf en bereid per post een aparte materiaalset voor, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken. Plan daarnaast tijd voor catering, markering, tenten en een weerbestendig alternatief.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Campingterrein reserveren
2
Datum en route vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst opstellen
7
Teams en begeleiders indelen
2 personen
8
Speurtochtopdrachten schrijven
2 personen
9
Route vooraf controleren
2 personen
10
Rustpunten en posten bepalen
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemers praktische informatie sturen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Speurtochtkaarten printen
16
Routekaarten lamineren
17
Teamlabels voorbereiden
18
Materialen per post verdelen
2 personen
19
Catering voorbereiden
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Opbouwmaterialen inladen
2 personen

Event

22
Terrein en route markeren
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Partytenten opzetten
4 personen
25
Speurtochtposten inrichten
4 personen
26
Starttafel klaarmaken
2 personen
27
Eten en drinken klaarzetten
3 personen
28
Inschrijving en ontvangst bemannen
2 personen
29
Welkomstuitleg geven
2 personen
30
Teams laten starten
2 personen
31
Speurtochtposten bemannen
6 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Antwoorden en scores verwerken
2 personen
35
Maaltijd serveren
3 personen
36
Winnaars bekendmaken
2 personen
37
Avondprogramma begeleiden
3 personen
38
Verlichting controleren

Nazorg

39
Afval verzamelen
3 personen
40
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
41
Posten en route opruimen
4 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Terrein schoon achterlaten
3 personen
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Picknickkleedaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Sportmateriaal

Kompasaantal 8
Vergrootglazenaantal 6
Pionnenaantal 24
Touwaantal 4
Frisbeesaantal 6
Zaklampenaantal 12
Waterdichte opbergboxenaantal 8
Stopwatchesaantal 6

Decoratie

Teamvlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Tafelkledenaantal 6
Wegwijzerbordjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Stiftenaantal 12
Watervaste markersaantal 8

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 3
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens één week vooraf vast en loop hem volledig na. Controleer waar teams veilig kunnen stoppen, waar je pionnen kunt plaatsen en of routekaarten tegen regen beschermd moeten worden.
Verwerk aanmeldingen uiterlijk zeven dagen voor vertrek in één deelnemerslijst. Noteer dieetwensen apart en deel daarna de teams en begeleiders in, zodat je nog tijd hebt om wijzigingen door te voeren.
Maak voor elke speurtochtpost een eigen waterdichte opbergbox. Stop daarin de opdrachten, teamlabels en materialen zoals een kompas, vergrootglazen, touw of stopwatches; zo blijft de opbouw overzichtelijk.
Stuur praktische informatie uiterlijk drie dagen vooraf. Vermeld het verzamelpunt, de starttijd, de verwachte duur, wat deelnemers meenemen en wat er gebeurt bij slecht weer.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, richt daarna de posten in en vul pas als laatste de koelboxen en thermoskannen, zodat eten en drinken gekoeld blijven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een campingspeurtocht voor te bereiden?: Reken op minimaal drie weken voorbereiding. Reserveer het terrein en leg datum en route eerst vast; plan de routecontrole en materiaalverdeling uiterlijk één week voor de speurtocht.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een campingspeurtocht?: Plan minimaal één begeleider per team en houd daarnaast iemand vrij voor de organisatie en onverwachte situaties. Bij vier teams heb je dus minstens vijf volwassenen nodig.
Wanneer stuur je de informatie voor een campingspeurtocht?: Stuur de praktische informatie drie dagen voor vertrek en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen vooraf. Zo kun je dieetwensen, teams, begeleiders en eventuele routewijzigingen nog verwerken.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de opbouw?: Plan minimaal 90 minuten op locatie. Zet tenten, tafels, stoelen en markeringen eerst klaar, richt daarna de posten in en vul de koelboxen pas vlak voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.