Zo organiseer je een campingseizoenopening

Begin 6 tot 8 weken vooraf met de datum, het programma en de uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen meteen, zodat je aantallen, dieetwensen en bestellingen op tijd kunt vastleggen. Werk daarna van buiten naar binnen: controleer reserveringen, deel het terrein in en test koel- en geluidsapparatuur. In de laatste week volg je het weer en maak je een definitieve indeling. Op de dag zelf richt je eerst tenten, tafels, bar en buffet in; daarna komen eten, drinken, koffie en decoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Leveranciersbestellingen plaatsen
2 personen
6
Reserveringen controleren
7
Weersverwachting volgen
8
Definitieve gastenlijst maken
9
Dieetwensen doorgeven
10
Terreinindeling uitzetten
2 personen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Koelmaterialen testen
13
Geluidsapparatuur testen
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Boodschappen controleren
2 personen
16
Groenten en fruit wassen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Decoratie ophangen
2 personen
23
Podiumvrije muziekplek inrichten
2 personen
24
Buffet en bar opstellen
3 personen
25
Koffiepunt inrichten
2 personen
26
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
27
Buffetgerechten klaarzetten
3 personen
28
Informatieborden plaatsen
2 personen
29
Inchecktafel inrichten
2 personen
30
Terreinveiligheid controleren
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
34
Campinginformatie uitdelen
2 personen
35
Rondleiding over het terrein geven
2 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
39
Kampeerplaatsen toelichten
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Barbecue voorbereiden
3 personen
43
Barbecue aansteken
2 personen
44
Barbecuegerechten serveren
5 personen
45
Vegetarische gerechten serveren
2 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Muziek verzorgen
49
Avondactiviteit begeleiden
2 personen
50
Kampvuurplek beheren
2 personen
51
Warme dranken serveren
2 personen
52
Laatste ronde aankondigen
53
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

54
Lichtinstallatie uitschakelen
2 personen
55
Voedsel veilig opbergen
3 personen
56
Barbecue veilig doven
2 personen
57
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
62
Decoratie en borden verwijderen
2 personen
63
Apparatuur schoonmaken
2 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voedsel opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Inchecktafel
Afvalbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Partytentenaantal 3
Parasolsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 70
Mokkenaantal 70
Besteksetsaantal 80

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Barkannenaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Aggregaat
Draagbare opladersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Campingvlaggenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Windlichtenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24
Buitenlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasteilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 2 weken vooraf een sluitingsdatum voor aanmeldingen. Gebruik daarna de definitieve gastenlijst voor dieetwensen, servies, zitplaatsen en hoeveelheden eten en drinken.
Controleer leveranciersbestellingen en reserveringen minimaal 7 dagen vooraf opnieuw. Een ontbrekende partytent, tafel of koelvoorziening is op een camping vaak niet snel vervangen.
Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en bepaal uiterlijk de dag ervoor waar partytenten en parasols komen. Houd een droge route naar buffet, bar en koffiepunt vrij.
Test koelmaterialen, geluidsapparatuur en koffiezetapparaten uiterlijk 2 dagen vooraf. Zet dranken pas op de laatste voorbereidingsdag koud, zodat de koelruimte niet onnodig lang vol staat.
Maak op de opbouwdag eerst de terreinindeling en plaats daarna tafels, stoelen, afvalbakken en verlichting. Richt buffet, bar en koffiepunt elk met eigen serveermateriaal in; zo ontstaan er minder opstoppingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een campingseizoenopening organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de opening en controleer de definitieve aantallen in de laatste week.
Wanneer moet je de gastenlijst en dieetwensen vastleggen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef ze uiterlijk 7 dagen vooraf door aan degene die het eten verzorgt. Maak in de laatste week één definitieve gastenlijst voor bestellingen en inrichting.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een campingseizoenopening bekijken?: Bekijk het weer vanaf 5 dagen vooraf dagelijks. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, parasols, verlichting en de looproute tussen de verschillende punten.
Hoeveel tijd heb je nodig om het terrein op te bouwen?: Plan minimaal 4 uur voor terreinindeling, tenten, tafels, stoelen, buffet, bar, koffiepunt en verlichting. Test apparatuur en koelmaterialen liever al 1 tot 2 dagen eerder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.