Zo organiseer je een camping jubileumfeest

Begin met het feestveld en de datum; die bepalen hoeveel ruimte, tenten en zitplaatsen je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en houd aanmeldingen, dieetwensen en programma-afspraken bij in één overzicht. Regel leveringen en boodschappen ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, te koelen en voor te bereiden. Plan ook een slechtweerscenario: op een camping kunnen wind en regen de indeling en tentbeveiliging snel veranderen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Feestveld reserveren
2
Partytenten bestellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma bevestigen
2 personen
7
Muziekafspeellijst maken
8
Herinnering versturen
9
Leveringen bevestigen
10
Weersverwachting controleren
11
Indeling feestterrein maken
2 personen
12
Boodschappen bestellen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Decoratie sorteren
2 personen
15
Boodschappen ophalen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Vlees marineren
2 personen
18
Salades voorbereiden
3 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Buffet inrichten
3 personen
23
Bar inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Verlichting aansluiten
2 personen
26
Muziek testen
2 personen
27
Hapjes uitstallen
2 personen
28
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
29
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
32
Fotohoek begeleiden
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
37
Barbecue aansteken
2 personen
38
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
39
Barbecuebuffet aanvullen
2 personen
40
Servies afruimen
2 personen
41
Dessert serveren
2 personen
42
Laatste ronde aankondigen
43
Muziek uitschakelen

Nazorg

44
Afval verzamelen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Partytenten afbreken
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Barbecue schoonmaken
2 personen
49
Terrein schoonmaken
4 personen
50
Apparatuur inpakken
2 personen
51
Materialen controleren
2 personen
52
Huurmaterialen retourneren
2 personen
53
Afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Servies

Bordenaantal 75
Kommetjesaantal 70
Besteksetsaantal 75
Drinkglazenaantal 90
Wijnglazenaantal 50

Keuken

Barbecueaantal 2
Grillroostersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Partytentgewichtenaantal 8

Decoratie

Feestvlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf de eerste indeling van het feestterrein: reserveer ruimte voor partytenten, barbecue, buffet, bar en een vrije looproute van minstens 1 meter.
Verzamel dieetwensen direct met de aanmelding en sluit de inventarisatie 10 dagen vooraf. Zo kun je barbecuevlees, salades en serveerschalen gericht voorbereiden.
Bevestig partytenten, barbecue, tafels en andere leveringen uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer ook of je voldoende partytentgewichten, verlenghaspels en stekkerdozen hebt.
Koel dranken niet pas op het laatste moment: zet minstens 4 uur voor aanvang koelboxen klaar en verdeel de voorraad over meerdere punten, zodat niet iedereen bij één bar hoeft te wachten.
Plan op de opbouwdag minimaal 3 uur voor tenten, tafels, stoelen, buffet, bar, verlichting en versiering. Controleer de weersverwachting de avond ervoor en verplaats kwetsbare spullen naar een droge plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een camping jubileumfeest organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met het feestveld, de partytenten en de uitnodigingen. Leg het programma en de leveringen uiterlijk 2 weken vooraf vast en rond dieetwensen en boodschappen 10 dagen voor het feest af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een campingfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur met een team van vier personen voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, bar, verlichting en decoratie. Voeg 30 tot 60 minuten toe als de ondergrond lastig is of de tenten nog moeten worden vastgezet.
Hoeveel drinken moet je regelen voor een camping jubileumfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie extra water bij warm weer en koel de voorraad minstens 4 uur voor aanvang.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een camping jubileumfeest?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw de avond vooraf. Zorg dat partytenten stevig met gewichten staan, houd een droge plek voor eten en elektronica vrij en bepaal uiterlijk 24 uur vooraf welke onderdelen je naar binnen of onder de tent verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.