Zo organiseer je een camperbeurs zonder logistieke verrassingen

Begin niet met tafels neerzetten, maar met het programma, de exposanten en de indeling van het terrein. Open daarna de aanmelding, verwerk dieetwensen en leg vast wie waar staat en hoe bezoekers parkeren. In de laatste week controleer je leveringen, bewegwijzering, badges en bezoekersinformatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst: exposanten naar hun standplaats, bezoekers naar parkeren en iedereen snel naar de juiste informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Exposanten benaderen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Exposantenlijst bijwerken
8
Standplaatsen indelen
2 personen
9
Parkeerindeling maken
10
Catering reserveren
11
Drankvoorraad bepalen
2 personen
12
Plattegrond opmaken
13
Bewegwijzering ontwerpen
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Bezoekersinformatie printen
2 personen
16
Exposanteninformatie versturen
17
Leveringen bevestigen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Parkeerterrein vrijmaken
3 personen
23
Exposanten ontvangen
3 personen
24
Standplaatsen markeren
3 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Informatiebalie opbouwen
2 personen
27
Cateringpunt opbouwen
3 personen
28
Koffieapparatuur aansluiten
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Verlichting testen
2 personen
33
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Lunchpakketten klaarzetten
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Team kort instrueren

Event

39
Registratietafel bemannen
2 personen
40
Toegangscontrole uitvoeren
2 personen
41
Parkeerbegeleiding verzorgen
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
2 personen
43
Plattegronden uitdelen
44
Exposanten ondersteunen
2 personen
45
Informatievragen beantwoorden
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet aanvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten tussentijds controleren
52
Vermiste voorwerpen registreren
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

55
Catering opruimen
3 personen
56
Meubilair afbreken
4 personen
57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Vloeren schoonmaken
3 personen
61
Sanitair schoonmaken
2 personen
62
Verloren voorwerpen veiligstellen
63
Locatie opleveren
2 personen
64
Materialen terugbrengen
2 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Servies afwassen
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
68
Bruikbare materialen sorteren
2 personen
69
Afval correct afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Informatiebalie
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelbruggenaantal 6
Mobiele betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handmegafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 10

Decoratie

Beursvlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naambadgehoudersaantal 50
Naambadgesaantal 250
Pijlbordenaantal 20
Standaardhoudersaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer datum en programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Geef exposanten een duidelijke aanmeldtermijn en verwerk daarna de aanmeldingen in één actuele exposantenlijst, zodat je geen oude standindeling rondstuurt.
Maak de standplaatsen pas definitief nadat de exposantenlijst is gecontroleerd. Zet de indeling op een plattegrond en markeer de plekken op locatie; dat voorkomt zoeken bij de ontvangst.
Regel parkeren als apart onderdeel van de organisatie. Maak een parkeerindeling, wijs de route aan met bewegwijzering en laat het terrein vóór opening vrijmaken, zodat aankomende campers niet tussen opbouwende stands vastlopen.
Bevestig leveringen en catering enkele dagen vooraf en controleer daarna de boodschappenlijst. Zet houdbare voorraad klaar en plan koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en herbruikbare drinkglazen op een vaste plek.
Controleer stroom en communicatie vóór de eerste exposant arriveert. Leg verlengkabels veilig met kabelbruggen, test stekkerdozen en mobiele betaalterminals en geef het ontvangstteam portofoons of een handmegafon mee. Bescherm kabels tegen regen als je partytenten gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je exposanten voor een camperbeurs benaderen?: Benader exposanten minimaal 8 tot 12 weken voor de beurs. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, standplaatsen in te delen en een bijgewerkte exposantenlijst met informatie te versturen.
Wanneer maak je de plattegrond van een camperbeurs?: Maak een eerste plattegrond zodra je de ruimte en parkeerindeling kent. Werk de definitieve versie uiterlijk 1 week voor de beurs bij, nadat de standplaatsen en leveringen zijn bevestigd.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een camperbeurs?: Plan minimaal 3 uur vóór opening voor het vrijmaken van het parkeerterrein, het markeren van standplaatsen en het plaatsen van tafels en stoelen. Reserveer extra tijd als partytenten, verlichting of kabelbruggen moeten worden opgebouwd.
Wat moet je op de dag van de camperbeurs als eerste doen?: Open de locatie vóór de afgesproken aankomsttijd van exposanten en controleer eerst parkeren, stroom, bewegwijzering en informatiebalie. Ontvang daarna exposanten en wijs ze direct naar hun gemarkeerde standplaats.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.