Organiser un salon des camping-cars, étape par étape

Un salon des camping-cars se prépare d’abord comme un plan de circulation, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer la date, le programme et les règles d’inscription avant de contacter les exposants. Les points qui prennent le plus de temps sont la répartition des emplacements, les besoins alimentaires, les livraisons et la signalétique du parking. Ce déroulé vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des exposants
8
Répartir les emplacements
2 personnes
9
Créer l’agencement du parking
10
Réserver le catering
11
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
12
Réaliser le plan du site
13
Concevoir la signalétique
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les informations visiteurs
2 personnes
16
Envoyer les informations aux exposants
17
Confirmer les livraisons
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Dégager le parking
3 personnes
23
Accueillir les exposants
3 personnes
24
Marquer les emplacements
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter le comptoir d'information
2 personnes
27
Monter le point de restauration
3 personnes
28
Brancher la machine à café
2 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Installer la signalisation
3 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Tester l’éclairage
2 personnes
33
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Préparer les lunch-packs
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Briefer rapidement l’équipe

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Effectuer le contrôle d’accès
2 personnes
41
Assurer la circulation du parking
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Distribuer les plans
44
Aider les exposants
2 personnes
45
Répondre aux questions d’information
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
52
Enregistrer les objets perdus
53
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
54
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Démonter le mobilier
4 personnes
57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Nettoyer les sols
3 personnes
61
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
62
Mettre les objets perdus en sécurité
63
Remettre le lieu en état
2 personnes
64
Rapporter le matériel
2 personnes
65
Vider les glacières
2 personnes
66
Faire la vaisselle
2 personnes
67
Ranger le stock restant
68
Trier les matériaux réutilisables
2 personnes
69
Évacuer correctement les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Bureau d’information
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passages de câblesqté 6
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphones manuelsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6
Pincesqté 6
Bacs de stockageqté 10

Décoration

Drapeaux du salonqté 6
Arches de ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Supports de badges nominatifsqté 50
Badges nominatifsqté 250
Panneaux indicateursqté 20
Porte-affichesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux en ardoiseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 8
Gilets réfléchissantsqté 6
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date et le programme sont confirmés. Demandez aux exposants leurs dimensions, besoins électriques et horaires d’arrivée afin de créer un plan du parking réaliste, plutôt que de corriger les emplacements sur place.
Traitez les inscriptions chaque semaine et mettez la liste des exposants à jour au même endroit. Bloquez les emplacements seulement après avoir vérifié les informations nécessaires, notamment le nombre de véhicules et les contraintes d’accès.
Réservez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, puis prévoyez les boissons séparément. Pour le premier accueil, comptez environ deux à trois boissons par personne et vérifiez les quantités une semaine avant l’ouverture.
Préparez le plan du site et la signalétique au moins 7 jours avant le salon. Indiquez clairement l’entrée, le bureau d’information, les exposants, les sanitaires, les zones de stationnement et les cheminements sécurisés pour éviter les attroupements à l’arrivée.
La veille, regroupez les stocks non périssables, les badges, les informations visiteurs et le matériel technique. Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour dégager le parking, marquer les emplacements et accueillir les exposants avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand contacter les exposants pour un salon des camping-cars ?: Contactez-les dès que la date et le programme sont validés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Demandez une confirmation au plus tard 2 semaines avant afin de finaliser la liste et le plan du parking.
Quand ouvrir les inscriptions visiteurs et exposants ?: Ouvrez le formulaire dès que les informations essentielles sont publiées, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Traitez les réponses chaque semaine et arrêtez les changements importants environ 7 jours avant l’ouverture.
Combien de boissons prévoir pour un salon des camping-cars ?: Pour le premier accueil, prévoyez environ deux à trois boissons par personne et par heure, puis ajustez selon la durée et la météo. Vérifiez le stock final 5 à 7 jours avant et gardez une marge pour les exposants présents dès le matin.
Quand préparer le plan du parking et les emplacements ?: Établissez un premier plan dès que les inscriptions exposants sont suffisamment avancées, puis faites une version définitive 7 jours avant le salon. Marquez les emplacements avant l’arrivée du public et gardez une copie imprimée pour l’équipe d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.