Zo organiseer je een Camino-wandeltocht

Begin niet met boodschappen of uitnodigingen, maar met de route en de locaties. Leg eerst het parcours, de start en de finish vast en controleer daarna veiligheid, oversteekplaatsen en benodigde vergunningen. Zodra de route staat, kun je deelnemers en vrijwilligers indelen en praktische informatie versturen. De laatste dagen draaien om controleren: weersverwachting, bewegwijzering, EHBO, portofoons en de verdeling van eten en drinken over de routeposten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route definitief vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Vergunningen en meldingen regelen
5
Verkeerspunten en oversteekplaatsen bepalen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers voor routeposten indelen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
12
Weersverwachting en routebericht controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Routepijlen en bewegwijzering controleren
2 personen
15
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
16
Catering per routepost verdelen
2 personen
17
Koelboxen vullen en koelen
2 personen
18
EHBO-materialen controleren
19
Portofoons opladen

Event

20
Start- en finishlocatie inrichten
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Startboog en routebord plaatsen
2 personen
23
Routeposten bevoorraden
4 personen
24
Routepijlen langs het parcours plaatsen
3 personen
25
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Startnummers uitdelen
2 personen
28
Deelnemers welkom heten
2 personen
29
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
30
Wandelaars laten vertrekken
3 personen
31
Routeposten bemannen
6 personen
32
Water en snacks uitdelen
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Route en kruispunten controleren
3 personen
35
Achterblijvers begeleiden
2 personen
36
EHBO verlenen indien nodig
2 personen
37
Finishdeelnemers registreren
2 personen
38
Warme dranken serveren
2 personen
39
Finishermaaltijd serveren
4 personen
40
Dranken bij de finish aanvullen
2 personen
41
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
42
Finish afsluiten
2 personen

Nazorg

43
Routepijlen en linten verwijderen
3 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Servies en keukenmateriaal afwassen
2 personen
47
Start- en finishlocatie schoonmaken
3 personen
48
Materialen terugbrengen naar opslag
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Overgebleven catering opslaan
2 personen
51
Routepijlen en afval nachecken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafel
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Mobiele telefoonladersaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Markeerlintaantal 10
Startnummersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Routekaartenaantal 60
Fluitjesaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 12
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakkarrenaantal 2

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Catering

EHBO-koffersaantal 2
Thermische dekensaantal 10
Boodschappen

Tips

Leg de route ruim op tijd definitief vast en controleer elk deel lopend of op locatie. Noteer verkeerspunten, oversteekplaatsen en plekken waar routepijlen extra duidelijk zichtbaar moeten zijn.
Reserveer start- en finishlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer tegelijk of je voor de route, verkeersbegeleiding of het gebruik van openbare ruimte een vergunning of melding nodig hebt.
Verzamel dieetwensen en contactgegevens tijdens de aanmelding, niet pas bij de catering. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf, met routekaarten, startinformatie en een duidelijk weer- of routebericht.
Plan per routepost een vaste vrijwilliger en een concrete voorraad. Verdeel eten, drinken, bekers en andere benodigdheden vooraf over de koelboxen, zodat niemand tijdens de tocht hoeft te improviseren.
Doe de laatste controle op de dag ervoor: laad portofoons en telefoons op, sorteer startnummers en polsbandjes, controleer EHBO-materialen en loop de bewegwijzering na. Richt de inschrijftafel, startboog en finish pas in nadat de routeposten zijn bevoorraad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Camino-wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en vergunningen. Gebruik de laatste week voor deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling, boodschappen en het controleren van routepijlen en materialen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Camino-wandeltocht?: Plan minstens één vrijwilliger per routepost en extra mensen voor inschrijving, start, finish en verkeerspunten. Tel de posten en verkeerslocaties op en voeg 1 à 2 reservevrijwilligers toe voor uitval.
Wanneer moet je de route van een Camino-wandeltocht controleren?: Controleer de route bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf en nogmaals 1 dag voor de tocht. Let vooral op wegwerkzaamheden, onveilige oversteekplaatsen, ontbrekende routepijlen en wijzigingen in het weer.
Hoe verdeel je eten en drinken over de routeposten?: Maak per routepost een aparte voorraad en verdeel die uiterlijk de avond ervoor over de koelboxen. Baseer de hoeveelheid op het aantal aangemelde deelnemers, de afstand tussen posten en het verwachte weer; houd per post een kleine reserve aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.