Zo organiseer je een cabaretvoorstelling

Begin met de locatie en de cabaretier: pas daarna kun je capaciteit, ticketprijs en techniek betrouwbaar bepalen. Open de ticketverkoop zodra programma, praktische informatie en toegangsvoorwaarden duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om bevestigingen, zitplaatsen, medewerkers en een technische controle. Op de dag zelf controleer je eerst de zaalvloer, het podium, geluid en licht voordat gasten binnenkomen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Cabaretier boeken
3
Ticketprijs vaststellen
2 personen
4
Ticketpagina aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Ticketverkoop openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Toegankelijkheid bevestigen
10
Technische wensen opvragen
11
Programma definitief maken
2 personen
12
Medewerkers inroosteren
2 personen
13
Praktische informatie versturen
14
Techniek controleren
2 personen
15
Drukwerk bestellen
16
Zitplaatsen indelen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Programma's afwerken
2 personen
19
Gastlijst en tickets printen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
2 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Locatie inspecteren
2 personen
25
Zaalvloer markeren
2 personen
26
Podium opbouwen
3 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
28
Lichtinstallatie opstellen
2 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Entreebalie inrichten
2 personen
31
Bar en koffietafel klaarzetten
3 personen
32
Podiumdecoratie plaatsen
2 personen
33
Programma's neerleggen
2 personen
34
Geluids- en lichttest uitvoeren
3 personen
35
Cabaretier ontvangen
36
Soundcheck uitvoeren
3 personen
37
Medewerkers instrueren
2 personen
38
Deuren openen
3 personen
39
Tickets controleren
2 personen
40
Gasten naar plaatsen verwijzen
2 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Voorstelling begeleiden
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Pauzehapjes serveren
3 personen
45
Pauzezaal controleren
2 personen
46
Tweede deel aankondigen
47
Publieksvragen begeleiden
48
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
49
Vertrek van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

50
Glazen en servies verzamelen
3 personen
51
Bar en keuken opruimen
2 personen
52
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
53
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
54
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
55
Podium afbreken
3 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
58
Materialen terugbrengen
2 personen
59
Locatie opleveren
2 personen
60
Bedankbericht versturen
61
Ticketadministratie afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 4
Stoelenaantal 90
Hoge tafelsaantal 4
Barbladenaantal 2
Kleedkamerrek

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Podiummonitor
Microfoonstatievenaantal 2
XLR-kabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Ticketscanneraantal 2
Betaalterminal
Oplaadkabelsaantal 4

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Podiumgordijnenaantal 2
Achtergronddoek
Bloemstukkenaantal 3
Pijlenbordjesaantal 8
Informatiebordenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 60
Schotelsaantal 60
Gebaksbordenaantal 90
Besteksetsaantal 90

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Hapjesschalenaantal 8
Tangenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen van de cabaretier uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer daarna of je beschikt over luidsprekers, mengpaneel, microfoon, podiummonitor, XLR-kabels en voldoende stroompunten.
Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsvragen bij de aanmelding, niet pas aan de deur. Stuur praktische informatie enkele dagen voor de voorstelling en vermeld daarin ook route, aanvang en zitplaatsen.
Plan de ticketverkoop vóór je drukwerk bestelt. Zo staan aantallen op programma’s, gastlijst en tickets zo veel mogelijk vast en voorkom je dat je op het laatste moment opnieuw moet printen.
Open de locatie minimaal 2 uur voor aanvang. Gebruik het eerste uur voor inspectie, zaalvloer markeren en podiumopbouw; reserveer daarna tijd voor een volledige geluids- en lichttest.
Zet dranken en hapjes pas klaar nadat de zaalindeling en looproutes zijn gecontroleerd. Reken voor de eerste ontvangst op 2 tot 3 drankjes per persoon en houd extra glazen achter de bar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretier boeken?: Boek de cabaretier bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Dan is er nog ruimte om een passende datum, locatie en technische wensen op elkaar af te stemmen.
Wanneer moet ik de ticketverkoop openen voor een cabaretvoorstelling?: Open de verkoop zodra locatie, cabaretier, programma en ticketprijs definitief zijn, meestal 6 tot 10 weken voor de voorstelling. Zo houd je tijd over om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretvoorstelling op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor het openen van de locatie en de opbouw. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor geluidstest, lichtcontrole en het nalopen van microfoons, kabels en stroom.
Wanneer moet ik de zitplaatsen indelen?: Maak de zitplaatsen uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de voorstelling, nadat de ticketverkoop grotendeels is verwerkt. Print de definitieve gastlijst en tickets pas na die controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.