Zo organiseer je een open dag in een buurtsportcentrum

Begin met een datum, een programma en de beschikbare ruimtes en sportvelden. Leg daarna vergunningen, sportaanbieders en vrijwilligers vast voordat je publiciteit maakt. Open tijdig het aanmeldformulier, zodat je aantallen, dieetwensen en deelname aan clinics kunt verwerken. In de laatste week draait alles om bevestigingen, materiaal, catering en een duidelijke route door het centrum. Zo voorkom je dat de registratie, techniek of sportactiviteiten op de dag zelf moeten worden geïmproviseerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en sportvelden reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Sportaanbieders uitnodigen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Programma online publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Promotie ophangen in de buurt
2 personen
10
Sociale media berichten plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Sportclinics bevestigen
2 personen
14
Muziek en presentatiemateriaal reserveren
15
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
18
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Registratielijsten afdrukken
21
Prijzen en presentjes inkopen
2 personen
22
Voorraad sportmateriaal controleren
2 personen
23
Geleend materiaal ophalen
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken en gekoelde producten inkopen
2 personen
26
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
27
Sportzones afzetten
3 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Cateringbuffet inrichten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Geluidsapparatuur testen
2 personen
36
Sportmateriaal per clinic klaarleggen
4 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
39
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Teamfoto en briefing maken
2 personen
42
Laatste schoonmaakronde uitvoeren
3 personen

Event

43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen registreren
2 personen
45
Programma toelichten
46
Rondleidingen begeleiden
3 personen
47
Sportclinics begeleiden
8 personen
48
Jeugdsportactiviteiten begeleiden
4 personen
49
Vrije sportinloop begeleiden
3 personen
50
Demonstraties aankondigen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Sportmateriaal tussentijds opruimen
3 personen
57
Winnaars en vrijwilligers bedanken
2 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Versiering verwijderen
2 personen
65
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
66
Zalen en entree schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Geleend materiaal controleren
2 personen
69
Geleend materiaal retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
71
Foto's en documenten archiveren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Wegwijzerbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Handmegafoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 12
Basketballenaantal 8
Volleybalaantal 6
Tennisballenaantal 36
Badmintonracketsaantal 12
Shuttlesaantal 24
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 40
Hesjesaantal 40
Sportmattenaantal 20
Estafettestokkenaantal 12
Weerstandsbandenaantal 20
Tennisnettenaantal 2
Mini-doelenaantal 4
Pomp met naaldenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer ruimtes en sportvelden voordat je sportaanbieders uitnodigt. Leg per clinic de starttijd, locatie, maximale groepsgrootte en benodigde sportmaterialen vast; zo voorkom je dubbele indelingen.
Publiceer het programma pas nadat de sportclinics, muziek en presentatiematerialen zijn bevestigd. Zet wijzigingen uiterlijk enkele dagen vooraf online en vermeld duidelijk waar deelnemers zich registreren.
Maak naast een vrijwilligersindeling ook een korte overdracht per rol. Plan minimaal één persoon voor registratie, één voor de bewegwijzering en één aanspreekpunt voor sportaanbieders en techniek.
Controleer de route alsof je bezoeker bent: vanaf de ingang tot registratie, velden, catering en toiletten. Plaats programmaborden en wegwijzers vooraf en gebruik afzetpalen of afzetlint waar sportzones niet toegankelijk zijn.
Bestel catering op basis van de aanmeldingen en controleer de boodschappenlijst twee keer. Regel gekoelde dranken, koelboxen, herbruikbare bekers en voldoende koffievoorzieningen niet pas op de ochtend zelf; plan de laatste boodschappen uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een open dag in een buurtsportcentrum?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en sportvelden. Plan vergunningen of meldingen, sportaanbieders en vrijwilligers in de eerste 4 weken, zodat promotie daarna met een bevestigd programma kan starten.
Wanneer moet ik het aanmeldformulier voor een open dag openen?: Open het formulier zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de open dag. Sluit het uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf als je catering, dieetwensen en clinicgroepen definitief moet maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor registratie, 1 aanspreekpunt voor sportaanbieders, 1 persoon voor techniek en 1 voor catering en algemene ondersteuning. Tel per gelijktijdige sportclinic minstens 1 begeleider op bij die basisbezetting.
Wanneer regel je de catering en boodschappen voor een buurtsportcentrum open dag?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, ongeveer 1 week vooraf. Koop houdbare producten enkele dagen eerder en haal dranken en gekoelde producten uiterlijk de dag ervoor, zodat koeling en voorraad gecontroleerd kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.