Tag der offenen Tür im Sportzentrum organisieren

Ein Tag der offenen Tür im Stadtteil-Sportzentrum braucht mehr als ein abwechslungsreiches Sportprogramm. Lege zuerst Datum, Räume und Ablauf fest, bevor du Anbieter, Helfer und Gäste einbindest. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Werbung und die genaue Einsatzplanung. Besonders oft werden Beschilderung, gekühlte Getränke, Namensschilder und die Abholung geliehener Sportmaterialien zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Sportplätze reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Sportanbieter einladen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Programm online veröffentlichen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Werbung in der Nähe aufhängen
2 Personen
10
Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Sport-Clinics bestätigen
2 Personen
14
Musik und Präsentationsmaterial reservieren
15
Cateringmengen festlegen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
17
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
18
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Anmeldelisten ausdrucken
21
Preise und Geschenke einkaufen
2 Personen
22
Sportmaterialbestand prüfen
2 Personen
23
Geliehenes Material abholen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke und gekühlte Produkte einkaufen
2 Personen
26
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
27
Sportzonen absperren
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Empfangstheke einrichten
2 Personen
31
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Kaffee- und Teestation vorbereiten
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Tonanlage testen
2 Personen
36
Sportmaterial pro Clinic bereitlegen
4 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen
41
Teamfoto und Briefing machen
2 Personen
42
Letzte Reinigungsrunde durchführen
3 Personen

Event

43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Anmeldungen erfassen
2 Personen
45
Programm vorstellen
46
Führungen begleiten
3 Personen
47
Sportclinics betreuen
8 Personen
48
Jugendsportaktivitäten begleiten
4 Personen
49
Freien Sporteinlass begleiten
3 Personen
50
Vorführungen ankündigen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Sportmaterial zwischendurch aufräumen
3 Personen
57
Sieger und Freiwillige bedanken
2 Personen
58
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Sportgeräte sammeln
4 Personen
60
Catering aufräumen
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Partyzelte abbauen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
66
Säle und Eingang reinigen
4 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
69
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
71
Fotos und Dokumente archivieren
72
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdekorationAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
Wegweiser-SchilderAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
Handmegafon

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 12
BasketbälleAnz. 8
VolleyballAnz. 6
TennisbälleAnz. 36
BadmintonschlägerAnz. 12
ShuttlesAnz. 24
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 40
WarnwestenAnz. 40
SportmattenAnz. 20
StaffelstäbeAnz. 12
WiderstandsbänderAnz. 20
TennisnetzeAnz. 2
MinitoreAnz. 4
Pumpe mit NadelnAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierungen. Prüfe zu diesem Zeitpunkt auch Genehmigungen und Meldungen, damit Änderungen am Ablauf noch möglich sind.
Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Frage dabei Ernährungswünsche ab und lege die erwarteten Mengen für Catering und Getränke nicht erst am Vortag fest.
Plane für jede Sport-Clinic eine verantwortliche Person und bestätige die Anbieter 7 bis 10 Tage vorher. So kannst du Ersatz organisieren, falls jemand kurzfristig absagt.
Erstelle den Lageplan und die Beschilderung mindestens 3 Tage vorher. Wegweiser, Programmschilder und Absperrungen verhindern, dass Besucher am Eingang oder zwischen Sportplätzen nach dem richtigen Bereich suchen.
Teile die Freiwilligen in Schichten ein und gib ihnen konkrete Aufgaben für Einlass, Anmeldung, Catering und Abbau. Drucke Anmeldelisten, bereite Namensschilder vor und hole geliehenes Material spätestens am Vortag ab.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Tag der offenen Tür im Sportzentrum planen?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Reservierungen. Werbung, Anmeldungen und Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Sport-Clinic und zusätzlich Helfer für Einlass, Anmeldung, Catering und Orientierung ein. Teile die Aufgaben in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein, damit niemand den ganzen Tag durchgehend eingesetzt wird.
Wann muss das Catering für ein Sportzentrum feststehen?: Lege die Cateringmengen etwa 2 Wochen vorher fest, sobald die Anmeldezahlen und Ernährungswünsche belastbar sind. Getränke und gekühlte Produkte kaufst du am besten am Vortag oder am Veranstaltungstag, abhängig von Lagerung und Kühlmöglichkeiten.
Was wird bei einem Tag der offenen Tür oft vergessen?: Häufig fehlen klare Wegweiser, gedruckte Anmeldelisten, Namensschilder, Absperrmaterial oder ausreichend Kühlmöglichkeiten. Prüfe diese Punkte spätestens 3 Tage vorher und kontrolliere am Vortag auch Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel.

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