Organiser une journée portes ouvertes dans un centre sportif

Une journée portes ouvertes réussie commence par un programme simple et des créneaux clairement définis. Réservez d’abord les salles et les terrains, puis vérifiez les autorisations avant d’annoncer l’événement. Les inscriptions permettent d’anticiper les groupes, les besoins alimentaires et les quantités de catering. Enfin, préparez un plan d’accueil précis pour que les bénévoles, les intervenants sportifs et les visiteurs sachent où aller dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver les salles et les terrains de sport
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Inviter les prestataires sportifs
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Publier le programme en ligne
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Afficher la promotion dans le quartier
2 personnes
10
Publier des messages sur les réseaux sociaux
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les cliniques sportives
2 personnes
14
Réserver la musique et le matériel de présentation
15
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
17
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
18
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les listes d’inscription
21
Acheter les prix et les petits cadeaux
2 personnes
22
Vérifier le stock de matériel de sport
2 personnes
23
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Acheter des boissons et des produits réfrigérés
2 personnes
26
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
27
Délimiter les zones sportives
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Tester le matériel sonore
2 personnes
36
Préparer le matériel sportif pour chaque clinic
4 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
39
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Faire la photo d’équipe et le briefing
2 personnes
42
Effectuer le dernier tour de nettoyage
3 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
45
Présenter le programme
46
Accompagner les visites guidées
3 personnes
47
Accompagner les cliniques sportives
8 personnes
48
Encadrer les activités sportives pour les jeunes
4 personnes
49
Encadrer l’accès libre aux sports
3 personnes
50
Annoncer les démonstrations
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Ranger le matériel de sport entre-temps
3 personnes
57
Remercier les gagnants et les bénévoles
2 personnes
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les salles et l’entrée
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Archiver les photos et les documents
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Mégaphone à main

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Volley-ballqté 6
Balles de tennisqté 36
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 24
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Cônesqté 40
Giletsqté 40
Tapis de sportqté 20
Témoins de relaisqté 12
Bandes de résistanceqté 20
Filets de tennisqté 2
Objectifs intermédiairesqté 4
Pompe avec aiguillesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les capacités de chaque activité. Gardez des créneaux distincts pour les démonstrations, les cliniques sportives et les visites afin d’éviter que les visiteurs se dispersent.
Vérifiez les autorisations et les déclarations avant toute communication publique. Faites cette vérification plusieurs semaines à l’avance, car une activité sportive ou une installation temporaire peut nécessiter un délai de traitement.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Arrêtez les chiffres quelques jours avant l’événement pour calculer les repas, les boissons et les places disponibles.
Répartissez les bénévoles par postes et par horaires, plutôt que de prévoir une équipe générale. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une par zone sportive et une personne chargée des changements de salle ou de terrain.
Préparez la signalétique et le matériel la veille, notamment les panneaux directionnels, les badges, les rallonges, les multiprises et les enceintes. Testez les microphones et vérifiez le stock de matériel sportif avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée portes ouvertes sportive ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les salles et terrains, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire dès que les activités, les horaires et les capacités sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Clôturez les inscriptions quelques jours avant pour finaliser les groupes et le catering.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un centre sportif ouvert au public ?: Prévoyez au moins une personne à l’accueil, une personne par zone d’activité et une personne référente pour la logistique. Pour 4 zones sportives, cela représente généralement 6 à 8 bénévoles par créneau, en comptant les remplacements.
Quand préparer la signalétique et le matériel ?: Préparez les panneaux, badges et listes d’inscription la veille. Contrôlez le matériel sportif, les enceintes, les microphones, les rallonges et les multiprises le même jour, puis faites un dernier tour 1 à 2 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.