Zo organiseer je een buurtmaaltijd zonder last-minute stress

Begin met de locatie, het maaltijdconcept en een realistisch maximumaantal gasten. Verstuur daarna de uitnodigingen en registreer niet alleen wie komt, maar ook dieetwensen en allergieën. Zodra het aantal deelnemers duidelijk is, verdeel je de vrijwilligerstaken en bereken je de porties. De meeste tijd gaat vlak voor de maaltijd zitten in verse boodschappen, voorbereiding en het klaarzetten van buffet, tafels en servies. Werk daarom met vaste deadlines en wijs één persoon aan voor de eindcontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Maaltijdconcept vaststellen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen registreren
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
9
Aanmeldingen bevestigen
10
Aantal porties berekenen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Leveranciersafspraken bevestigen
13
Servies en meubilair tellen
2 personen
14
Allergenenkaart maken
2 personen
15
Menukaarten maken
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Tafelschikking maken
2 personen
18
Vrijwilligers informeren
19
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
20
Koelruimte controleren
21
Verse boodschappen doen
3 personen
22
Ingrediënten sorteren
3 personen
23
Groenten wassen
3 personen
24
Groenten snijden
4 personen
25
Dessert voorbereiden
3 personen
26
Sausbasis voorbereiden
3 personen
27
Servies klaarzetten
2 personen
28
Locatie schoonmaken
3 personen
29
Koelkasten vullen
2 personen
30
Materialen naar locatie brengen
4 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Buffettafels opbouwen
3 personen
34
Kookstations inrichten
3 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Verlichting aansluiten
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Soep opwarmen
3 personen
39
Hoofdgerechten bereiden
5 personen
40
Salades mengen
3 personen

Event

41
Buffet presenteren
3 personen
42
Gasten verwelkomen
3 personen
43
Aanwezigheid registreren
2 personen
44
Dieetmaaltijden aanwijzen
2 personen
45
Soep serveren
3 personen
46
Hoofdmaaltijd serveren
5 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dessert serveren
3 personen
51
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

52
Servies verzamelen
4 personen
53
Servies afwassen
4 personen
54
Keuken schoonmaken
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Locatie schoonmaken
4 personen
57
Materialen retourneren
3 personen
58
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Soepkommenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Glazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Soepterrinesaantal 4
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Bakken met dekselaantal 12
Aluminium schalenaantal 12
Pollepelsaantal 6

Apparatuur

Kookplatenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 75
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmelddeadline minimaal 7 dagen vóór de buurtmaaltijd. Dan heb je tijd om porties, dieetwensen, tafelschikking en boodschappen op het werkelijke aantal gasten af te stemmen.
Vraag bij elke aanmelding naar allergieën en dieetwensen, niet alleen naar vegetarisch eten. Maak de allergenenkaart uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat koks en vrijwilligers weten welke schalen veilig zijn.
Controleer servies en meubilair zodra de aanmeldingen binnen zijn. Tel per deelnemer minimaal één dinerbord, één glas, één vork, één mes en één lepel, plus extra exemplaren voor uitval en vrijwilligers.
Koop houdbare producten eerder en plan de verse boodschappen zo laat mogelijk. Controleer op de dag zelf de koelruimte en gebruik koelboxen voor ingrediënten die niet direct gekoeld kunnen worden.
Geef vrijwilligers hun taak en starttijd uiterlijk 2 dagen vooraf door. Zet tijdens de opbouw eerst buffet- en werktafels klaar, daarna het servies en pas als laatste de warme schalen, zodat de uitgifte niet wordt geblokkeerd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten moet ik inkopen voor een buurtmaaltijd?: Bereken het aantal porties op basis van de bevestigde aanmeldingen, niet op basis van het aantal verstuurde uitnodigingen. Houd voor hoofdgerechten ongeveer 5 tot 10 procent extra aan; bij 40 eters bereid je dus 42 tot 44 porties.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een buurtmaaltijd versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vóór de maaltijd. Geef een aanmelddeadline van ongeveer 7 dagen vooraf, zodat je daarna porties, dieetwensen en vrijwilligers definitief kunt maken.
Hoe regel ik allergieën bij een buurtmaaltijd?: Vraag allergieën direct bij de aanmelding uit en noteer ze per persoon. Maak uiterlijk 2 dagen vooraf een allergenenkaart en houd ingrediënten, bereidingsmateriaal en serveerschalen voor afwijkende maaltijden duidelijk gescheiden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtmaaltijd?: Reken bij ongeveer 30 tot 40 gasten op minimaal 6 vrijwilligers: voor voorbereiding, buffet, ontvangst, drank, afruimen en schoonmaak. Bevestig hun taken en starttijden uiterlijk 2 dagen vooraf, zodat niemand tijdens de maaltijd hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.