Zo organiseer je een buurtdiner zonder last-minute gedoe

Begin een buurtdiner niet met boodschappen doen, maar met datum, locatie en een helder programma. Open daarna de aanmeldingen en verzamel meteen dieetwensen en allergieën, zodat je menu niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast. Tel na het sluiten van de inschrijvingen het definitieve aantal gasten en stem daarop tafels, stoelen, servies en hoeveelheden af. Plan vervolgens vrijwilligers, leveranciers en de opstelling voor binnen of buiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Allergieën bevestigen
9
Menu samenstellen
2 personen
10
Vegetarische gerechten plannen
2 personen
11
Inschrijvingen sluiten
12
Definitief aantal gasten tellen
13
Tafels en stoelen reserveren
14
Koelkasten controleren
15
Vrijwilligers indelen
16
Boodschappenlijst maken
2 personen
17
Leveranciers bevestigen
18
Weersverwachting controleren
19
Binnenopstelling bevestigen
20
Buurtbewoners herinneren
2 personen
21
Tafelschikking maken
2 personen
22
Naamkaartjes schrijven
2 personen
23
Muziek afspeellijst maken
24
Servies inventariseren
2 personen
25
Decoratie controleren
26
Koelboxen schoonmaken
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
29
Groenten wassen en snijden
4 personen
30
Sauzen en dressings maken
3 personen
31
Desserts voorbereiden
3 personen
32
Ingrediënten labelen
2 personen
33
Allergievrije ingrediënten scheiden
2 personen
34
Dranken koelen
2 personen
35
Kookgerei klaarzetten
2 personen
36
Locatiesleutels ophalen
37
Leveringen aannemen
2 personen
38
Ruimte luchten
39
Tafels opstellen
4 personen
40
Stoelen plaatsen
3 personen
41
Buffettafels opstellen
3 personen
42
Tafels dekken
4 personen
43
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
44
Versiering ophangen
3 personen
45
Verlichting ophangen
3 personen
46
Geluidsinstallatie testen
2 personen
47
Buffet warmhouden
3 personen
48
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
49
Dranken klaarzetten
2 personen
50
Allergenenkaart plaatsen
2 personen
51
Ingang bewegwijzeren
52
Aanmeldtafel inrichten
2 personen

Event

53
Gasten ontvangen
3 personen
54
Aanwezigheid registreren
2 personen
55
Dieetwensen toelichten
2 personen
56
Aperitief serveren
3 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Voorgerecht uitserveren
5 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Buffet openen
2 personen
61
Hoofdgerecht serveren
5 personen
62
Buffet aanvullen
3 personen
63
Gebruikt servies ophalen
3 personen
64
Dessert serveren
4 personen
65
Koffie en thee serveren
3 personen
66
Muziek verzorgen
67
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
68
Restanten veilig koelen
3 personen
69
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

70
Afval verzamelen
4 personen
71
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
72
Servies afwassen
4 personen
73
Keuken schoonmaken
3 personen
74
Vloer schoonmaken
2 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Decoratie verwijderen
3 personen
77
Apparatuur uitschakelen
2 personen
78
Locatie afsluiten
2 personen
79
Afval wegbrengen
2 personen
80
Restanten verdelen
2 personen
81
Voorraad terugbrengen
2 personen
82
Geleende spullen retourneren
2 personen
83
Koelboxen leegmaken
2 personen
84
Servies opbergen
2 personen
85
Sleutels retourneren
86
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 64
Buffettafelsaantal 3
Aanmeldtafel
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Soepkommenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbroodmessenaantal 4
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Vergietenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 3
Ovenschalenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Geluidsmicrofoon

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 12
Papieren slingersaantal 8
Vazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Tafellampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Afwasteiltjesaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijvingen enkele dagen vóór het diner en tel daarna het definitieve aantal gasten. Gebruik dat aantal voor het menu, de boodschappen, tafels, stoelen en het servies; een losse schatting zorgt snel voor tekorten.
Vraag bij de aanmelding niet alleen of iemand komt, maar ook naar dieetwensen en allergieën. Bevestig allergieën later nogmaals, zodat de keuken en de opschepschalen niet op aannames draaien.
Maak de menukeuze pas definitief nadat je de inschrijvingen hebt bekeken. Plan vegetarische gerechten apart en controleer of je genoeg grote kookpannen, ovenschalen, serveerschalen en opscheplepels hebt.
Deel vrijwilligers in vóór de boodschappen en ontvangst. Wijs minimaal iemand aan voor de aanmeldtafel, iemand voor de keuken en iemand die tafels, stoelen en de binnenopstelling controleert.
Controleer de weersverwachting en bevestig de binnenopstelling op tijd. Zet naamkaartjes, tafelschikking, muziek, servies en decoratie niet pas klaar wanneer de eerste buren binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een buurtdiner organiseren?: Leg de locatie en datum bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en sluit die enkele dagen voor het diner, zodat je het definitieve aantal gasten en het menu kunt bepalen.
Hoeveel eten moet ik maken voor een buurtdiner?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Houd daarnaast rekening met vegetarische porties en geregistreerde allergieën voordat je de boodschappenlijst maakt.
Wanneer vraag je dieetwensen voor een buurtdiner?: Vraag dieetwensen en allergieën direct bij de aanmelding uit. Bevestig de allergieën uiterlijk een paar dagen voor het diner opnieuw en geef de informatie door aan iedereen die in de keuken helpt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtdiner?: Plan minimaal 3 rollen: ontvangst bij de aanmeldtafel, keuken en zaalopstelling. Bij een grotere groep voeg je per extra taakgebied een vrijwilliger toe, bijvoorbeeld voor uitserveren of opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.