Zo organiseer je een buurtbrunch zonder last-minute gedoe

Begin een buurtbrunch niet met boodschappen, maar met het aantal gasten, de locatie en een realistische begroting. Leg daarna vast wie wat regelt: uitnodigingen, aanmeldingen, menu, materiaal, opbouw en opruimen. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week vooraf en bevestig het definitieve aantal gasten enkele dagen voor de brunch. Zo weet je hoeveel tafels, stoelen, servies, koeling en eten nodig zijn en voorkom je dat verse producten te vroeg worden gekocht.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting opstellen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Leveranciers selecteren
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen registreren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma opstellen
2 personen
10
Menu samenstellen
2 personen
11
Reservering tafels maken
12
Reservering koelmaterialen maken
13
Aantal gasten bevestigen
14
Indeling van terrein maken
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Leveringen bevestigen
17
Allergenenkaart maken
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Menukaarten printen
20
Decoratie inkopen
2 personen
21
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
22
Servies en meubilair ophalen
3 personen
23
Koelmaterialen ophalen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Verse boodschappen doen
3 personen
26
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
27
Groenten en fruit wassen
3 personen
28
Brood en beleg portioneren
3 personen
29
Salades voorbereiden
4 personen
30
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
31
Desserts voorbereiden
3 personen
32
Dranken koelen
2 personen
33
Koffie- en theestation klaarzetten
2 personen
34
Locatie schoonmaken
3 personen
35
Partytenten opbouwen
4 personen
36
Tafels opstellen
4 personen
37
Stoelen neerzetten
3 personen
38
Tafels dekken
4 personen
39
Buffet opbouwen
4 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Gerechten op temperatuur brengen
4 personen
42
Drankenstation inrichten
2 personen

Event

43
Koffie en thee zetten
2 personen
44
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
45
Gasten verwelkomen
2 personen
46
Brunchbuffet openen
2 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Dieetgerechten aanwijzen
50
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
51
Koffie en thee bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Dessertbuffet serveren
2 personen
54
Restanten veilig koelen
2 personen
55
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Buffet afbouwen
4 personen
57
Servies afwassen
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Locatie schoonmaken
3 personen
60
Afval afvoeren
2 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Koelmaterialen reinigen
2 personen
63
Partytenten afbreken
4 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
67
Laatste schoonmaak controleren
2 personen
68
Borg en facturen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Kraamtafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkleedclipsaantal 24

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8
Serveerbordenaantal 12
Soepkommenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminium schalenaantal 12
Serveerplateausaantal 10

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Menukaartenaantal 10
Slingersaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen met een sluitingsdatum van 7 dagen voor de brunch. Vraag tegelijk naar allergieën en dieetwensen, zodat je niet op de ochtend zelf nog een apart menu hoeft te regelen.
Maak het menu pas definitief nadat je het aantal gasten kent. Reken per persoon op 2 tot 3 brood- of lunchporties, plus extra fruit en beleg voor ongeveer 10 procent van de groep.
Regel tafels, stoelen, partytenten en koelmaterialen minimaal 2 weken vooraf. Controleer 3 dagen voor de brunch of ophalen, bezorgen en terugbrengen nog steeds bevestigd zijn.
Maak een terreinindeling met aparte plekken voor buffet, koffie, afval en jassen. Zet het buffet niet naast de koffiezetapparaten of verlengkabels; dat voorkomt wachtrijen en struikelgevaar.
Doe houdbare boodschappen eerder, maar haal brood, fruit, zuivel en ander vers eten pas 1 dag vooraf. Leg een boodschappenlijst klaar met hoeveelheden per onderdeel en controleer die vóór vertrek naar de winkel.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een buurtbrunch organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met datum, locatie, begroting en uitnodigingen. Reserveer materiaal en verdeel vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de brunch.
Hoeveel eten heb ik nodig voor een buurtbrunch?: Reken op 2 tot 3 brood- of lunchporties per persoon en ongeveer 10 procent extra voor onverwachte gasten of grotere eters. Bevestig het aantal gasten 3 tot 5 dagen vooraf en pas je verse boodschappen daarop aan.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een buurtbrunch uitvragen?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de brunch. Maak daarna een overzicht met allergenen per gerecht en leg dat bij het buffet.
Wanneer doe ik de boodschappen voor een buurtbrunch?: Koop houdbare producten 1 tot 2 weken vooraf en haal verse boodschappen 1 dag voor de brunch. Controleer op de avond ervoor ook servies, koeling, koffiezetapparaten, verlengkabels en afvalbakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.