Zo organiseer je een buurtbarbecue zonder gedoe

Begin een buurtbarbecue niet met boodschappen, maar met het aantal deelnemers en hun dieetwensen. Bevestig daarna de locatie, toegang en benodigde materialen, zodat je weet hoeveel tafels, stoelen, barbecues en koelboxen nodig zijn. Werk vervolgens terug vanaf de starttijd: eerst reserveren en inkopen, daarna voorbereiden en opbouwen. Op de dag zelf voorkom je vertraging door drank, salades, dieetgerechten en barbecuebenodigdheden per onderdeel klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Buurtlocatie bevestigen
5
Weersverwachting controleren
6
Benodigdheden reserveren
7
Sleutels en toegang regelen
8
Plattegrond en indeling maken
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Materialen ophalen
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Groenten wassen en snijden
2 personen
13
Salades voorbereiden
2 personen
14
Vlees marineren
15
Brood en beleg klaarzetten
16
Dieetgerechten labelen
17
Muziek en verlichting opladen
18
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Barbecues veilig opstellen
3 personen
21
Buffettafels inrichten
3 personen
22
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
23
Drankenstation inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Afvalpunten plaatsen
2 personen
26
Barbecues aansteken
2 personen
27
Eten uit koeling halen
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Barbecueën
3 personen
32
Eten serveren
3 personen
33
Vegetarische porties bereiden
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet en tafels opruimen
2 personen
36
Afval tussentijds afvoeren
37
Barbecues uitdoven
2 personen
38
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Eten veilig verpakken
2 personen
40
Servies en bestek afwassen
3 personen
41
Barbecues schoonmaken
2 personen
42
Locatie schoonmaken
4 personen
43
Tenten en meubels afbreken
4 personen
44
Materialen controleren
2 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 40

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Barbecuetangenaantal 6
Barbecuekwastenaantal 2
Grillroostersaantal 4
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Opslagbakken met dekselaantal 8
Aluminium grillbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Ovenwantenaantal 4
Schortenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Recyclingbakkenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Blusdekensaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen uiterlijk één week vooraf en noteer per huishouden het aantal volwassenen, kinderen en dieetwensen. Zo kun je boodschappen en gelabelde dieetgerechten gericht voorbereiden.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan waar de partytenten komen. Zet tafels, buffettafels en barbecues niet pas tijdens de ontvangst neer; reken voor de opbouw minimaal 90 minuten.
Plan de boodschappen op basis van het definitieve aantal deelnemers en zet vlees, groenten en salades in aparte opslagbakken met deksel. Marineer het vlees vooraf en houd rauwe producten gekoeld met koelelementen.
Richt het terrein in drie zones in: barbecue, buffet en drankenstation. Houd barbecues en gasflessen vrij van looproutes en plaats afvalpunten bij het buffet en de dranken.
Zet dranken minstens enkele uren vooraf koud en laad speaker en lichtsnoeren de avond ervoor op. Leg herbruikbaar servies, bestek, tangen en ovenwanten per tafel of station klaar, zodat niemand tijdens het grillen hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtbarbecue organiseren?: Start vier tot zes weken vooraf met de uitnodigingen en bevestig de locatie en benodigdheden. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week voor de barbecue, zodat je gericht kunt inkopen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een buurtbarbecue op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, partytenten, buffettafels, barbecues en drankenstation. Plan daarnaast ongeveer 30 minuten voor het klaarzetten van gesneden groenten, salades, brood, servies en afvalpunten.
Wanneer moet je vlees marineren voor een buurtbarbecue?: Marineer het vlees bij voorkeur de avond ervoor, dus ongeveer 12 tot 24 uur voor het grillen. Bewaar het afgesloten en gekoeld en houd het gescheiden van groenten en brood.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet alcoholvrije opties en water vanaf het begin zichtbaar bij het drankenstation en houd extra voorraad gekoeld in koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.