Zo organiseer je een buurtbarbecue zonder gedoe

Begin met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte; die bepalen hoeveel barbecuecapaciteit, zitplaatsen en eten je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je niet op het laatste moment alternatieven moet regelen. Reserveer barbecue, tafels, stoelen en partytenten vroeg en werk in de laatste week met een definitieve gastenlijst. Op de dag zelf bouw je eerst de locatie op, daarna richt je buffet en drankentafels in en houd je gekoeld eten tot vlak voor het grillen koud.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Barbecue reserveren
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Partytenten reserveren
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
14
Salades voorbereiden
3 personen
15
Groenten snijden
2 personen
16
Servies sorteren
17
Muziek afspeellijst maken
18
Weersmaatregelen voorbereiden
2 personen
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
22
Barbecues opstellen
3 personen
23
Verlichting ophangen
2 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Drankentafels inrichten
2 personen
26
Eet- en dieetlabels plaatsen
2 personen
27
Barbecue aansteken
2 personen
28
Vlees en groenten klaarzetten
3 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Dranken uitgeven
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Barbecueën
4 personen
33
Salades en brood aanvullen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
36
Dessert serveren
2 personen
37
Barbecue veilig doven
2 personen

Nazorg

38
Meubilair afbreken
4 personen
39
Partytenten afbreken
4 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Afval wegbrengen
2 personen
43
Barbecues reinigen
2 personen
44
Materialen inventariseren
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Drankentafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Opscheplepelsaantal 10
Scharenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Aluminium schalenaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Dieetlabelsaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de uitnodiging om een reactie vóór een vaste datum, bijvoorbeeld 10 dagen voor de barbecue. Gebruik die aanmeldingen voor de definitieve gastenlijst en de hoeveelheden boodschappen.
Reserveer barbecue, tafels, stoelen en partytenten minimaal 3 weken vooraf. Controleer ook of verlengsnoeren, verlichting en een veilige plek voor de barbecue geregeld zijn.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en maak dan pas de definitieve weerkeuze. Zet partytenten niet pas tijdens de eerste regenbui op: bouw ze vóór de gasten komen op en veranker ze goed.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en bewaar vlees in koelboxen tot gebruik. Zet salades en gesneden groenten pas kort voor het eten op tafel, zeker bij warm weer.
Maak drie duidelijke zones: grillen, buffet en drinken. Zet afvalbakken bij de eetplek en houd servies, opscheplepels en dieetlabels bij het buffet; zo voorkom je lange rijen en verwisselde gerechten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een buurtbarbecue organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Reserveer barbecue, tafels, stoelen en partytenten uiterlijk 3 weken van tevoren; vraag dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf op.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop voor een bijeenkomst van 20 volwassenen dus minstens 40 tot 60 drankjes voor het eerste uur, plus extra water en alcoholvrije opties.
Wanneer moet ik vlees en salades klaarmaken voor een buurtbarbecue?: Maak salades en gesneden groenten maximaal 4 uur vooraf en bewaar ze gekoeld. Haal vlees pas vlak vóór het grillen uit de koelbox; laat het niet langer dan 30 minuten ongekoeld staan.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een buurtbarbecue?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en zet partytenten vóór aanvang op. Zorg daarnaast voor minstens één droge eetplek per 4 tot 6 gasten en houd een alternatief klaar als wind of onweer barbecueën onveilig maakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.