Een buurtbarbecue organiseren: zo pak je het aan

Begin een buurtbarbecue niet met boodschappen, maar met het aantal deelnemers en de beschikbare plek. Verstuur de uitnodigingen op tijd, verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in voordat je de boodschappenlijst maakt. Controleer daarna stroom, weer en opstelling: partytenten, tafels, buffettafels en barbecue moeten logisch en veilig staan. Op de dag zelf werk je van opbouwen naar koelen, voorbereiden, ontvangen en grillen. Zo voorkom je dat eten klaarstaat terwijl servies, verlichting of hulp nog ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Vrijwilligers indelen
5
Locatie en stroom controleren
2 personen
6
Weersverwachting controleren
7
Definitieve aantallen bevestigen
8
Boodschappen doen
3 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Vlees en groente voorbereiden
3 personen
11
Salades voorbereiden
2 personen
12
Partytenten opbouwen
4 personen
13
Tafels opstellen
3 personen
14
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
15
Buffettafels inrichten
2 personen
16
Bar en koelboxen inrichten
2 personen
17
Barbecue veilig plaatsen
3 personen
18
Verlichting ophangen
2 personen
19
Versiering ophangen
2 personen
20
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
21
Muziek aansluiten
22
Afscheidingsbakken plaatsen
2 personen
23
Briefing vrijwilligers geven

Event

24
Gasten ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Welkomstdrankjes schenken
2 personen
27
Barbecue aansteken
2 personen
28
Hapjes en salades serveren
3 personen
29
Barbecuegerechten grillen
4 personen
30
Buffet aanvullen
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Servies verzamelen
2 personen
33
Muziek en verlichting bedienen
34
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Etensresten veilig opbergen
2 personen
36
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
37
Barbecue laten afkoelen
2 personen
38
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
39
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
40
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
41
Locatie schoonmaken
4 personen
42
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 9

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Scharrelbakkenaantal 12

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Vleesthermometersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 6
Aluminium grillschalenaantal 10
Koelservettenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk 10 dagen vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Bevestig de definitieve aantallen 3 dagen voor de barbecue, zodat je vlees, groente, salades, brood en drank gericht kunt inkopen.
Plan minimaal 4 vrijwilligers in: één voor ontvangst en registratie, één voor de barbecue, één voor buffet en drank en één voor afval en aanvulling. Geef iedereen 30 minuten voor de start een korte briefing met taken en veiligheidsafspraken.
Zet de barbecue buiten op een stabiele, vlakke plek met minstens 2 meter vrije ruimte rondom. Leg tangen, aluminium grillschalen en vleesthermometers klaar en houd rauw vlees gescheiden van gesneden groente en salades.
Bouw de locatie ongeveer 2 uur vooraf op. Plaats eerst partytenten, tafels en zitplaatsen, richt daarna buffet en bar in en sluit pas vervolgens verlichting, speaker en koelboxen aan; controleer verlengkabels en stekkerdozen op veilige looproutes.
Koel dranken minstens 3 uur vooraf en zet servies, bestek, opscheplepels en afvalbakken vóór ontvangst klaar. Voorzie het buffet van duidelijke krijtborden voor vegetarische en dieetopties, zodat gasten niet telkens hoeven te vragen wat ze kunnen eten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je buren uit voor een buurtbarbecue?: Stuur de uitnodiging 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de barbecue en bevestig het eind aantal 3 dagen van tevoren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtbarbecue?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten, met ten minste 4 mensen voor ontvangst, barbecue, buffet en afval. Laat de vrijwilligers 30 minuten vóór de start aanwezig zijn voor de briefing.
Wanneer moet je een buurtbarbecue opbouwen?: Begin ongeveer 2 uur voor de ontvangst met tenten, tafels, stoelen en buffetten. Zet de barbecue daarna veilig neer, koelboxen en dranken klaar en test muziek en verlichting uiterlijk 30 minuten voor aanvang.
Hoeveel drank koop je voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd alcoholvrije opties apart gekoeld; baseer de exacte hoeveelheid op de definitieve aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.