Zo organiseer je een buscampertreffen

Een buscampertreffen draait om meer dan een kampeerterrein reserveren. Je moet vooraf weten hoeveel campers komen, hoe ze aankomen, waar ze parkeren en hoeveel eten en materiaal nodig is. Begin met datum, programma en terrein; werk daarna via uitnodigingen en aanmeldingen naar de praktische uitvoering. Vooral route-informatie, dieetwensen, stroom en de indeling van het terrein worden vaak te laat geregeld. Met een bijgewerkte deelnemerslijst houd je grip op aantallen en wijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Kampeerterrein reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Route en parkeerregels versturen
8
Maaltijdhoeveelheden berekenen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Voorraad en materialen controleren
2 personen
13
Deelnemersmappen klaarmaken
2 personen
14
Locatie inspecteren
2 personen
15
Parkeerplaatsen markeren
2 personen
16
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Routeborden plaatsen
2 personen
21
Koffiepunt inrichten
2 personen
22
Buffetruimte inrichten
3 personen
23
Groenten en salades voorbereiden
3 personen
24
Barbecue aansteken
2 personen
25
Welkomstpakket klaarleggen
26
Ontvangst voorbereiden
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Buscampers naar plaatsen begeleiden
2 personen
29
Welkomstkoffie serveren
2 personen
30
Deelnemerslijst registreren
31
Programma toelichten
32
Rondleiding langs de buscampers
2 personen
33
Koffie en thee bijvullen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Borrelhapjes klaarzetten
2 personen
36
Barbecue bereiden
3 personen
37
Buffet serveren
3 personen
38
Afval en servies tussentijds verzamelen
2 personen
39
Avondprogramma begeleiden
2 personen
40
Verlichting controleren
41
Laatste drankenronde verzorgen
2 personen
42
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen

Nazorg

43
Barbecue veilig doven
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Routeborden verwijderen
2 personen
50
Materialen inventariseren
2 personen
51
Koelboxen leegmaken
2 personen
52
Materialen droog opbergen
2 personen
53
Retourmaterialen klaarzetten
54
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 4
Walkietalkiesaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Welkomstbord
Routebordenaantal 6
Pionnenaantal 12
Tafelnummersaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Watervaste stiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Handveger en blikaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het kampeerterrein voordat je uitnodigingen verstuurt en leg meteen vast hoeveel parkeerplaatsen, stroompunten en gemeenschappelijke ruimte beschikbaar zijn. Stuur route- en parkeerregels uiterlijk één week vooraf mee.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het treffen af en werk daarna de deelnemerslijst bij. Gebruik het definitieve aantal om maaltijdhoeveelheden, servies, stoelen en welkomstpakketten te berekenen.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit, niet pas tijdens het buffet. Controleer de boodschappenlijst op basis van het aantal deelnemers en houd aparte serveerschalen beschikbaar voor aangepaste gerechten.
Plan de opbouw vóór de eerste aankomst: markeer parkeerplaatsen, plaats routeborden en zet ontvangsttafel, partytenten, tafels en stoelen klaar. Test verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat het donker wordt.
Richt koffiepunt en buffetruimte vóór de gezamenlijke maaltijd in en koel dranken vooraf. Leg welkomstpakketten en deelnemersmappen op volgorde klaar, zodat de ontvangst niet stilvalt wanneer meerdere campers tegelijk aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buscampertreffen organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en terrein. Verstuur uitnodigingen zodra de reservering rond is en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het treffen af.
Hoeveel parkeerplaatsen moet ik reserveren voor een buscampertreffen?: Reserveer één parkeerplaats per aangemelde buscamper en tel minimaal 10 procent extra plaatsen voor wijzigingen of grotere voertuigen. Leg vooraf vast waar bezoekers parkeren en welke route zij op het terrein volgen.
Wanneer moet ik de route en parkeerregels versturen?: Stuur route- en parkeerregels uiterlijk 7 dagen voor aankomst. Vermeld daarin het adres, de aanrijroute, aankomsttijd, parkeerindeling en eventuele beperkingen voor campers.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een buscampertreffen?: Bereken de maaltijdhoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en hun dieetwensen. Reken voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de voorraad vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.