Zo organiseer je een burgerpanelbijeenkomst

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna stel je de deelnemerslijst samen, verwerk je aanmeldingen en verzamel je dieet- en toegankelijkheidswensen. Plan voldoende tijd voor gespreksrondes, instructie van de moderator en het testen van projector en geluid. Op de dag zelf draait veel om een rustige registratie, duidelijke naamkaartjes en een zaal die vóór binnenkomst volledig klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Toegankelijkheidswensen controleren
8
Herinnering aan deelnemers sturen
9
Vragen van deelnemers verzamelen
2 personen
10
Gespreksrondes voorbereiden
2 personen
11
Moderator instrueren
2 personen
12
Presentatie en hand-outs afronden
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
16
Printwerk voorbereiden
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Catering voorbereiden
3 personen
19
Zaal openen en controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Registratietafel inrichten
2 personen
22
Naamkaartjes klaarleggen
23
Projector en geluid testen
2 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Programma en spelregels toelichten
29
Gespreksrondes begeleiden
4 personen
30
Aantekeningen per tafel verzamelen
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes en maaltijd serveren
4 personen
33
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
34
Plenaire terugkoppeling begeleiden
2 personen
35
Actiepunten en besluiten vastleggen
36
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
3 personen
39
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
44
Restanten gekoeld bewaren
45
Zaal afsluiten
2 personen
46
Materialen retourneren
2 personen
47
Aanwezigheidslijst archiveren
48
Bedankbericht versturen
49
Verslag aan deelnemers sturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 10

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speaker
Handmicrofoonsaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Materialen

Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 70
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummerkaartenaantal 8
Geprinte agenda'saantal 60
Feedbackformulierenaantal 60
Pennenbakjesaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Schilderstapeaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Zo weten deelnemers meteen hoe lang de bijeenkomst duurt, welke vragen aan bod komen en wanneer zij hun vragen kunnen insturen.
Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidswensen uiterlijk een week vooraf. Controleer daarna of catering, zaalindeling en route naar de ruimte daarop aansluiten; dit wordt vaak pas bij de ontvangst ontdekt.
Plan de gespreksrondes op papier uit en geef de moderator vooraf een korte instructie. Zet per ronde de vraag, beschikbare tijd en manier van terugkoppelen klaar op een flip-over of hand-out.
Test laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en microfoons vóór de deelnemers arriveren. Neem ook verlengkabels en stekkerdozen mee; aansluitingen en geluidsproblemen kosten anders direct tijd in het programma.
Richt de registratietafel minimaal 30 minuten voor aanvang in met naamkaartjes, agenda’s, balpennen en feedbackformulieren. Zet koffie, thee en water klaar, maar bewaar gekoelde boodschappen tot het laatste moment gekoeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een burgerpanelbijeenkomst organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, datum en deelnemerslijst. Verstuur de uitnodigingen zodra het programma staat en stuur ongeveer 3 tot 5 dagen voor de bijeenkomst een herinnering.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor een burgerpanelbijeenkomst?: Reken voor een volledige bijeenkomst meestal op 2 tot 3 uur, exclusief opbouw en afbouw. Plan daarnaast minimaal 60 minuten voor zaalopstelling, registratie en het testen van projector en geluid.
Wanneer verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidswensen?: Vraag dit direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie ongeveer 7 dagen vóór de bijeenkomst. Controleer de antwoorden nog één keer voordat je de catering en zaalindeling definitief maakt.
Wat moet je op de dag zelf als eerste controleren?: Open de zaal minstens 60 minuten vooraf en controleer eerst tafels, stoelen, registratie en loopruimte. Test daarna de presentatie en audio en zet pas vervolgens koffie, thee, water en hapjes klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.