Organiser une réunion du panel citoyen, étape par étape

Une réunion du panel citoyen se prépare d’abord autour du contenu, puis de l’accueil et de la logistique. Commence par confirmer la salle, fixer la date et le programme, puis construis une liste fiable des participants avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à recueillir les besoins alimentaires, les questions et les éventuelles adaptations d’accessibilité. La dernière semaine, vérifie les supports, les badges, le matériel audiovisuel et l’organisation des échanges pour éviter les blocages à l’arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la réservation de la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Établir la liste des participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier les besoins d'accessibilité
8
Envoyer un rappel aux participants
9
Recueillir les questions des participants
2 personnes
10
Préparer les tours d’échanges
2 personnes
11
Briefer l'animateur
2 personnes
12
Finaliser la présentation et les supports
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
14
Faire les courses
2 personnes
15
Stocker les courses au frais
2 personnes
16
Préparer les impressions
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Préparer le service traiteur
3 personnes
19
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
23
Tester le projecteur et le son
2 personnes
24
Préparer le café et le thé
2 personnes
25
Installer les collations et le buffet
3 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Expliquer le programme et les règles du jeu
29
Animer les tours de discussion
4 personnes
30
Collecter les notes par table
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir les snacks et le repas
4 personnes
33
Servir les repas diététiques
2 personnes
34
Animer le retour en plénière
2 personnes
35
Consigner les points d'action et les décisions
36
Répondre aux dernières questions
2 personnes
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
39
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
44
Conserver les restes au frais
45
Fermer la salle
2 personnes
46
Retourner les matériels
2 personnes
47
Archiver la liste de présence
48
Envoyer un message de remerciement
49
Envoyer le compte rendu aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphones mainqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel

Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 70
Badges nominatifsqté 60
Cartes de numéros de tableqté 8
Agendas imprimésqté 60
Formulaires de feedbackqté 60
Pots à stylosqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban de masquageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et le programme avant l’envoi des invitations. Prévois un déroulé avec des horaires précis pour les tours d’échanges, les pauses et la clôture.
Envoie un rappel quelques jours avant la réunion et ferme les inscriptions à une date définie. Utilise la liste finale pour préparer les badges, les agendas imprimés et les besoins alimentaires.
Demande les besoins d’accessibilité et les contraintes alimentaires dès l’inscription, puis vérifie-les au plus tard une semaine avant. Une information recueillie le jour même arrive souvent trop tard pour le traiteur ou l’aménagement de la salle.
Teste le projecteur, l’écran, le son, les microphones et les câbles avant l’arrivée du public. Prévois aussi les rallonges et multiprises nécessaires : une présentation prête ne sert à rien si l’ordinateur ne peut pas être branché.
Prépare l’accueil avant l’ouverture de la salle : table d’inscription, badges, feuilles, stylos, eau, café, thé et collations. Garde les courses au frais et installe le buffet suffisamment tôt pour ne pas interrompre les premiers échanges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion citoyenne ?: Envoie-les idéalement trois à quatre semaines avant la réunion, avec la date, les horaires, le lieu et le programme provisoire. Fixe une date limite d’inscription environ sept jours avant l’événement.
Quand confirmer les besoins alimentaires et l’accessibilité ?: Demande ces informations au moment de l’inscription et vérifie la liste finale une semaine avant la réunion. Relance directement les personnes dont la réponse manque encore à ce moment-là.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Compte au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants pour ouvrir la salle, placer les tables et les chaises, installer l’accueil et préparer le buffet. Ajoute du temps si le projecteur, le son ou plusieurs microphones doivent être testés.
Que faut-il vérifier le matin d’une réunion du panel citoyen ?: Vérifie la disposition de la salle, les badges, les supports imprimés, la liste des inscrits, le matériel audiovisuel et les boissons. Fais un test complet du projecteur et du son au moins 30 minutes avant le début, avec la présentation réellement utilisée.

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