Een buggytour organiseren: zo pak je het aan

Een buggytour vraagt meer voorbereiding dan alleen buggy’s reserveren. Je stemt deelnemers, vervoer, route, veiligheid en een eetmoment op elkaar af. Begin met het aantal deelnemers en leg daarna de buggy’s, startlocatie en route vast. Regel uiterlijk een week vooraf de voorwaarden, dieetwensen en het weersalternatief; op de dag zelf draait alles om een korte veiligheidscheck en een strak vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Buggy's reserveren
6
Eetlocatie reserveren
7
Vervoer naar startlocatie regelen
8
Deelnemersgegevens controleren
9
Route en reistijd controleren
10
Weersverwachting controleren
11
Weersalternatief bevestigen
12
Boodschappenlijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Deelnemers herinneren
15
Documenten en route printen
16
Buggyvoorwaarden doornemen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Lunchpakketten klaarmaken
2 personen
19
Snacks portioneren
20
Tafels en stoelen klaarzetten
2 personen
21
Servies en bestek klaarleggen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
24
EHBO-set controleren
25
Telefoons en powerbanks opladen
26
Aanwezigheidslijst meenemen

Event

27
Startlocatie bereiken
12 personen
28
Deelnemers verwelkomen
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
30
Helmen en brillen uitdelen
2 personen
31
Veiligheidsinstructie volgen
12 personen
32
Buggy's en uitrusting controleren
2 personen
33
Buggytour rijden
12 personen
34
Dranken en lunch serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
37
Diner serveren
2 personen
38
Groepsfoto maken
39
Avondprogramma begeleiden
2 personen
40
Laatste ronde drankjes serveren
41
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Versiering verwijderen
2 personen
43
Afval verzamelen
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
2 personen
47
Geleende spullen controleren
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven boodschappen opbergen
50
Afval naar inzamelpunt brengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 14
Kledingrek

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 20
Herbruikbare bordenaantal 20
Herbruikbaar bestekaantal 20
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Thermosflessenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Blikopenersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 3
Telefoonladersaantal 3

Sportmateriaal

Veiligheidshelmenaantal 14
Stofbrillenaantal 14
Werkhandschoenenaantal 14
Veiligheidsvestenaantal 14
Regenponcho'saantal 14
Waterdichte telefoontasjesaantal 14

Veiligheid

EHBO-set
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 2
Feestslingersaantal 4
Ballonnenaantal 30
Ballonlint
Fotoprops

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2
Handveger en blik

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de buggy’s pas nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd. Vraag per deelnemer de benodigde gegevens op en noteer dieetwensen, zodat je lunchpakketten en snacks niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Plan de route met marge voor reistijd, uitleg en een korte pauze. Controleer niet alleen de rijduur, maar ook waar je veilig kunt verzamelen en parkeren bij de startlocatie.
Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf het weersalternatief en controleer de weersverwachting opnieuw. Leg regenponcho’s en waterdichte telefoontasjes klaar, ook als de voorspelling gunstig is.
Doe de veiligheidscontrole vóór vertrek: helmen, stofbrillen, werkhandschoenen en veiligheidsvesten moeten per deelnemer beschikbaar zijn. Neem daarnaast een gecontroleerde EHBO-set en opgeladen telefoons of powerbanks mee.
Maak de catering de avond ervoor zoveel mogelijk af. Koel dranken, portioneer snacks en zet servies, bestek en lunchpakketten per groep klaar; zo blijft er op de ochtend zelf tijd over voor de route en deelnemerscheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik buggy’s reserveren?: Reserveer de buggy’s bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zeker als je met een groep rijdt. Controleer daarna nogmaals de voorwaarden en het aantal voertuigen zodra de aanmeldingen binnen zijn.
Wat regel je 48 uur voor een buggytour?: Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting, bevestig het weersalternatief en stuur deelnemers een herinnering met vertrektijd, locatie en kledingadvies. Controleer ook de definitieve deelnemersgegevens en dieetwensen.
Hoeveel drinken neem je mee voor een buggytour?: Reken minimaal 1 liter drinken per deelnemer voor de tour en neem extra water mee bij warm weer. Verdeel het over herbruikbare drinkbekers en thermosflessen of koelboxen, zodat deelnemers onderweg kunnen drinken.
Wat moet ik meenemen voor de veiligheid tijdens een buggytour?: Leg per deelnemer een veiligheidshelm klaar en neem waar nodig stofbrillen, werkhandschoenen en een veiligheidsvest mee. Controleer vóór vertrek de EHBO-set en zorg dat minstens één opgeladen telefoon en een powerbank beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.