Zo organiseer je een breakdancewedstrijd

Begin met het wedstrijdconcept: bepaal de categorieën, regels en gewenste capaciteit voordat je de locatie vastlegt. Regel daarna de jury, DJ en presentator, want hun beschikbaarheid bepaalt vaak de datum. Open de inschrijvingen pas wanneer formulier, wedstrijdformat en praktische informatie klaarstaan. In de laatste weken verwerk je deelnemers, maak je de startlijst en het schema en controleer je vloer, geluid, stroom en vergunningen. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing en een duidelijke volgorde.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
4
Categorieën bepalen
2 personen
5
Juryleden vastleggen
6
DJ vastleggen
7
Presentator vastleggen
8
Aanmeldformulier maken
9
Inschrijvingen openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie online plaatsen
2 personen
12
Flyers verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemers bevestigen
2 personen
16
Startlijst samenstellen
2 personen
17
Wedstrijdschema maken
2 personen
18
Jurybriefing voorbereiden
19
Muziekformat afstemmen
2 personen
20
Prijzen bestellen
21
Vergunningen controleren
22
Verzekering controleren
23
Boodschappenlijst maken
2 personen
24
Catering bestellen
25
Materiaal inventariseren
2 personen
26
Techniek testen
2 personen
27
Printwerk voorbereiden
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Prijzen en medailles ophalen
30
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
31
Locatiesleutels ophalen
32
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

33
Locatie openen
2 personen
34
Vloer controleren
2 personen
35
Dansvloer leggen
4 personen
36
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
37
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
38
Jurytafel opstellen
2 personen
39
Publiekstafels opstellen
3 personen
40
Stoelen neerzetten
3 personen
41
Registratiebalie inrichten
2 personen
42
Cateringtafel inrichten
2 personen
43
Prijzentafel inrichten
44
Wedstrijdnummers klaarleggen
2 personen
45
Jurybriefing geven
2 personen
46
Deelnemers ontvangen
3 personen
47
Deelnemers registreren
3 personen
48
Publiek ontvangen
3 personen
49
Dranken koud zetten
2 personen
50
Hapjes klaarzetten
2 personen
51
Openingsbriefing geven
2 personen
52
Voorronde begeleiden
5 personen
53
Scores verwerken
2 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Hapjes bijvullen
2 personen
57
Finalisten bekendmaken
58
Finales begeleiden
5 personen
59
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
60
Publieksbattle begeleiden
5 personen
61
Juryuitslag controleren
3 personen
62
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
63
Winnaars fotograferen
2 personen
64
Publiek uitgeleiden
3 personen
65
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
66
Catering opruimen
3 personen

Nazorg

67
Materialen verzamelen
4 personen
68
Dansvloer afbreken
4 personen
69
Meubilair terugzetten
4 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
4 personen
73
Techniek inpakken
3 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Apparatuur retourneren
2 personen
77
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
78
Deelnemersbedankje versturen
79
Foto's en uitslagen publiceren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Dansvloerpanelenaantal 40
Vloermattenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Stopwatchaantal 2
Scorebordenaantal 4
Scorekaartenhoudersaantal 4
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 4
Waardebonnenaantal 4
Startnummersaantal 60
Pennenaantal 30
Juryklemplankenaantal 6
Juryfluitjesaantal 4

Apparatuur

DJ-set
Speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptopaantal 2
Reserve-USB-sticksaantal 3
Opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Megafon

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Ijsemmeraantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiefiltersaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 12
Richtingspijlenaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Podiumdoek
Prijzentafelbord

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg categorieën, battleformat, tijdslimieten en beoordelingscriteria uiterlijk 8 weken vooraf vast. Zo kunnen deelnemers gericht inschrijven en kan de jury dezelfde regels gebruiken.
Reserveer de locatie pas definitief nadat je hebt gecontroleerd of dansvloerpanelen, vloermatten, afzetpalen en voldoende vrije ruimte passen. Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor vloer, geluid en licht.
Open de inschrijvingen 6 tot 8 weken voor de wedstrijd en sluit ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag meteen contactgegevens, categorie en eventuele dieetwensen uit, zodat je niet achteraf hoeft na te bellen.
Maak de startlijst en het wedstrijdschema 3 tot 5 dagen vooraf. Houd per deelnemer of battle een vaste tijd aan en deel het schema met jury, DJ, presentator en deelnemers.
Test microfoons, speakers, subwoofers, mengpaneel, laptop en muziekformat vóór de deuren opengaan. Leg reserve-USB-sticks, opladers, verlengkabels en powerbanks klaar; een ontbrekende kabel kan het programma direct stilleggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een breakdancewedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 10 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg jury, DJ en presentator in de eerste 2 weken vast; open de inschrijvingen daarna 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor breakdance?: Verwerk eerst de categorieën en het aantal deelnemers en plan daarna kwalificaties, battles, pauzes en finales. Maak het definitieve schema 3 tot 5 dagen vooraf en houd per onderdeel een buffer van 5 tot 10 minuten aan.
Hoeveel opbouwtijd heb je nodig voor een breakdancewedstrijd?: Reken op minimaal 2 uur opbouw en 30 minuten voor een technische test. Controleer vóór ontvangst van deelnemers de dansvloer, kabels, microfoons, muziek en scoreborden.
Wanneer moet je de inschrijving voor een breakdancewedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je de deelnemers kunt bevestigen en de startlijst kunt maken. Bij veel categorieën is 10 tot 14 dagen vooraf praktischer voor een rustig wedstrijdschema.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.