Organiser un concours de breakdance, étape par étape

Un concours de breakdance se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un spectacle. Commencez par fixer le format, les catégories et les règles avant de réserver les intervenants et d’ouvrir les inscriptions. Le lieu doit permettre d’installer une piste stable, une sono adaptée et des zones distinctes pour les danseurs, le jury et le public. Les oublis les plus fréquents concernent le planning des matchs, les besoins alimentaires, les autorisations et les solutions de secours pour la musique et l’électricité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Rédiger les règles du concours
2 personnes
4
Définir les catégories
2 personnes
5
Définir les membres du jury
6
Réserver le DJ
7
Réserver un animateur
8
Créer le formulaire d’inscription
9
Ouvrir les inscriptions
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
2 personnes
12
Distribuer les flyers
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Confirmer les participants
2 personnes
16
Établir la liste de départ
2 personnes
17
Établir le planning des matchs
2 personnes
18
Préparer le briefing du jury
19
Définir le format musical
2 personnes
20
Commander les prix
21
Vérifier les autorisations
22
Vérifier l’assurance
23
Faire la liste des courses
2 personnes
24
Commander le catering
25
Inventorier le matériel
2 personnes
26
Tester la technique
2 personnes
27
Préparer les impressions
28
Faire les courses
3 personnes
29
Récupérer les prix et les médailles
30
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
31
Récupérer les clés du lieu
32
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Vérifier le sol
2 personnes
35
Installer la piste de danse
4 personnes
36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
37
Monter l’installation lumière
2 personnes
38
Installer la table du jury
2 personnes
39
Installer les tables pour le public
3 personnes
40
Installer les chaises
3 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
42
Installer la table traiteur
2 personnes
43
Mettre en place la table des prix
44
Préparer les numéros de course
2 personnes
45
Briefing du jury
2 personnes
46
Accueillir les participants
3 personnes
47
Enregistrer les participants
3 personnes
48
Accueillir le public
3 personnes
49
Mettre les boissons au frais
2 personnes
50
Préparer les en-cas
2 personnes
51
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
52
Encadrer les éliminatoires
5 personnes
53
Saisir les scores
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
57
Annoncer les finalistes
58
Encadrer les finales
5 personnes
59
Animer le programme de la pause
2 personnes
60
Encadrer le battle du public
5 personnes
61
Vérifier les résultats du jury
3 personnes
62
Animer la remise des prix
3 personnes
63
Photographier les gagnants
2 personnes
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
65
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
66
Ranger le service traiteur
3 personnes

Suivi

67
Rassembler le matériel
4 personnes
68
Démonter la piste de danse
4 personnes
69
Remettre le mobilier en place
4 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Ranger le matériel technique
3 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Fermer le lieu
2 personnes
76
Retourner le matériel
2 personnes
77
Ranger les stocks restants
2 personnes
78
Envoyer un message de remerciement aux participants
79
Publier les photos et les résultats
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 40
Tapis de solqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Chronomètreqté 2
Panneaux de scoreqté 4
Porte-cartes de scoreqté 4
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 4
Chèques-cadeauxqté 4
Numéros de départqté 60
Stylosqté 30
Planches à pince pour le juryqté 6
Sifflets du juryqté 4

Équipement

Set DJ
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Câbles de haut-parleurqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Clés USB de secoursqté 3
Chargeursqté 6
Batteries externesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Seau à glaceqté 2
Bouilloiresqté 2
Filtres à caféqté 3
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 16

Décoration

Affiches du matchqté 12
Flèches directionnellesqté 10
Nappesqté 8
Drapé de scène
Panneau de table des prix

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez les catégories, le format musical et les règles avant de créer le formulaire d’inscription. Précisez notamment le nombre de passages, la durée de chaque round et les critères de jugement.
Réservez le lieu, le DJ, l’animateur et le jury au moins 6 à 8 semaines avant la compétition. Vérifiez aussi les autorisations, l’assurance et les horaires d’accès pour le montage.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de traiter les demandes, confirmer les participants et établir une liste de départ réaliste. Prévoyez une liste d’attente si une catégorie peut être complète.
Construisez le planning des matchs après la clôture des inscriptions, puis envoyez-le aux participants au moins 3 jours avant le concours. Gardez une marge de 15 à 20 minutes entre les grandes séquences pour absorber les retards.
Testez la piste, les haut-parleurs, les microphones, les câbles et l’éclairage pendant le montage. Gardez un ordinateur chargé, des clés USB de secours, des rallonges et des multiprises disponibles avant l’arrivée des danseurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de breakdance ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les intervenants, de publier les inscriptions, de commander les prix et de vérifier les autorisations.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un concours de breakdance ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, confirmer les participants et construire le planning des matchs.
Combien de temps prévoir pour le montage de la piste et de la sono ?: Bloquez au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Il faut installer les panneaux de piste ou les tapis, positionner les enceintes et les caissons de basse, sécuriser les câbles et tester les micros.
Que prévoir en cas de panne de musique ou de matériel ?: Préparez au minimum 2 clés USB de secours, un ordinateur chargé, des chargeurs et des batteries externes. Gardez aussi une rallonge et une multiprise de réserve afin de remplacer rapidement une connexion défaillante.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.