Zo organiseer je een botanische tuinpicknick

Een botanische tuinpicknick vraagt meer voorbereiding dan een gewone picknick. Je regelt niet alleen gasten en eten, maar ook toestemming, transport, koeling en een plan voor regen of felle zon. Begin met de locatie en datum en werk daarna toe naar een definitief aantal gasten. Verzamel dieetwensen op tijd, bereid het buffet zoveel mogelijk vooraf en inspecteer de plek voordat je tafels, kleden en eten neerzet. Zo voorkom je dat gekoelde producten te lang onderweg zijn of dat je op locatie nog moet improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum reserveren
2
Picknickregels opvragen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitief aantal gasten bepalen
7
Weersverwachting controleren
8
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Versproducten controleren
2 personen
12
Servies en materialen verzamelen
2 personen
13
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
14
Brood en wraps portioneren
2 personen
15
Salades voorbereiden
2 personen
16
Fruit wassen en snijden
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
2 personen
18
Desserts klaarzetten
19
Dranken koelen
2 personen
20
Transport naar de tuin laden
3 personen
21
Picknickplek inspecteren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Picknickkleden uitspreiden
3 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Verlichting plaatsen
2 personen
27
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Programma en regels toelichten
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Diner serveren
3 personen
35
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
36
Dessert serveren
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Eten en dranken inpakken
3 personen
39
Servies verzamelen
3 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
41
Decoratie en verlichting verwijderen
2 personen
42
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
43
Picknickplek schoon opleveren
3 personen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Servies afwassen en drogen
2 personen
46
Koelboxen reinigen
47
Overgebleven eten controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Picknickkledenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Partytentaantal 2
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 45

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Keukenkrattenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasstationsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Herbruikbare doekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de picknickregels meteen bij de reservering op. Controleer vooral of eigen eten, klaptafels, partytenten, parasols, decoratie en versterkt geluid zijn toegestaan; zulke beperkingen ontdek je liever niet op de dag zelf.
Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de picknick en bepaal daarna het definitieve aantal gasten. Gebruik dat aantal voor porties, servies, bekers en stoelen, zodat je niet op het laatste moment extra boodschappen hoeft te doen.
Maak uiterlijk twee dagen vooraf een weerplan. Bevestig waar je bij regen of felle zon terechtkunt en zet een partytent of parasols niet pas op locatie op de lijst: controleer vooraf ook transport, gewichten en toestemming van de tuin.
Bereid salades, gesneden fruit, hapjes en desserts zo veel mogelijk vooraf, maar bewaar versproducten gekoeld. Laad koelboxen als laatste in en houd tijdens transport de gekoelde ingrediënten gescheiden van tafelkleden, decoratie en ander materiaal.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor inspectie en opbouw. Zet eerst tafels, stoelen, kleden en buffettafels neer, richt daarna het buffet in en plaats pas als laatste decoratie, gekoelde schalen, koffie en dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een botanische tuinpicknick reserveren?: Reserveer de locatie zodra je een datum en voorlopig gastenaantal hebt, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Vraag tegelijk de picknickregels en het alternatieve weerplan op.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een tuinpicknick verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee op de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Zo kun je boodschappen, salades, brood, wraps en hapjes nog gericht aanpassen.
Hoe lang van tevoren moet je eten voorbereiden voor een picknick?: Bereid salades, fruit en koude hapjes waar mogelijk de dag ervoor voor. Koel alle versproducten direct terug en laad ze op de dag zelf pas vlak voor vertrek in de koelboxen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een botanische tuinpicknick op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor een eenvoudige opbouw en 90 minuten als je tafels, stoelen, buffet, decoratie en koffievoorziening meeneemt. Inspecteer de plek eerst, zodat je niet na het uitpakken nog moet verplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.