Zo organiseer je een bosplantdag zonder gedoe

Een bosplantdag valt of staat met de voorbereiding van het plantgebied, het plantmateriaal en de vrijwilligersindeling. Begin met de datum en locatie, bepaal daarna hoeveel inheemse bomen en struiken nodig zijn en leg levering, gereedschap en afval vast. Plan de ontvangst van het plantmateriaal ruim vóór de start, zodat wortels niet uitdrogen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, korte plantinstructie, veilige looproutes en genoeg tijd om tenten, tafels en catering op te bouwen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Plantgebied afstemmen
2 personen
3
Benodigde bomen bepalen
2 personen
4
Bomen en struiken bestellen
5
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
9
Plantinstructie voorbereiden
2 personen
10
Levering plantmateriaal bevestigen
11
Reservering gereedschap maken
12
Reservering afvalcontainers maken
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Plantmateriaal ontvangen
3 personen
16
Planten tijdelijk water geven
2 personen
17
Plantlocaties uitzetten
3 personen
18
Gereedschap controleren
2 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Inschrijftafel inrichten
2 personen
22
Catering klaarzetten
3 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen

Event

25
Deelnemers registreren
3 personen
26
Gereedschap uitdelen
3 personen
27
Welkomstuitleg geven
2 personen
28
Plantinstructie demonstreren
2 personen
29
Bomen en struiken planten
25 personen
30
Plantgroepen begeleiden
6 personen
31
Water naar plantlocaties brengen
4 personen
32
Gereedschap veilig beheren
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Broodjes en soep serveren
3 personen
36
Plantresultaat controleren
3 personen
37
Gereedschap innemen
3 personen
38
Afval tussentijds sorteren
2 personen

Nazorg

39
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
40
Partytenten afbreken
4 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Locatie schoonmaken
5 personen
43
Afval afvoeren
3 personen
44
Verlichting uitschakelen
2 personen
45
Geleend materiaal retourneren
2 personen
46
Planten nabevochtigen
3 personen
47
Plantlocaties fotograferen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Houten bankenaantal 4
Inschrijftafel

Gereedschap

Spadesaantal 20
Scheppenaantal 10
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 8
Kruiwagensaantal 4
Emmersaantal 12
Gietersaantal 10
Tuinslangenaantal 2
Snoeischarenaantal 6

Veiligheid

Werkhandschoenenaantal 60
Veiligheidsvestenaantal 20
EHBO-koffer
Zonnebrandcrèmeaantal 4

Plantmateriaal

Inheemse bomenaantal 80
Inheemse struikenaantal 120
Boompalenaantal 80
Boombandenaantal 80
Compostaantal 20
Boomschorsaantal 10

Registratie

Klembordenaantal 4
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 80
Inschrijfformulierenaantal 80

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasstationsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plantlocaties minstens één dag vooraf uit met pionnen en informatieborden. Zo kunnen deelnemers direct beginnen en hoef je tijdens de ontvangst niet nog te meten of te zoeken.
Plan de levering van bomen en struiken zo dicht mogelijk bij de plantdag, bij voorkeur binnen 24 uur. Geef het plantmateriaal na ontvangst tijdelijk water en bescherm het tegen uitdroging en harde zon.
Maak de vrijwilligersindeling vóór je de deelnemers registreert. Werk bijvoorbeeld met vaste groepen voor uitzetten, graven, aanplanten en water geven, zodat spades, scheppen, kruiwagens en gieters niet allemaal tegelijk nodig zijn.
Reserveer gereedschap en afvalcontainers niet pas in de laatste week. Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf of alle aantallen kloppen en of beschadigde spullen, zoals snoeischaren of kruiwagens, vervangen kunnen worden.
Zet de inschrijftafel, veiligheidsvesten, werkhandschoenen en EHBO-koffer bij de ingang. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en zorg bij zon voor zonnebrandcrème en bij regen voor partytenten en een droge plek voor de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bosplantdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om het plantgebied af te stemmen, bomen en struiken te bestellen, vrijwilligers uit te nodigen en gereedschap en afvalcontainers te reserveren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bosplantdag?: Reken op ongeveer 1 begeleider per 8 tot 10 deelnemers, naast een aparte ontvangst en coördinatie. Deel de groep vooraf in per taak, zodat planten, water geven en materiaaltransport tegelijk kunnen doorgaan.
Wanneer bestel je bomen en struiken voor een bosplantdag?: Bestel het plantmateriaal zodra de locatie en het benodigde aantal zijn bevestigd, meestal 4 tot 8 weken vooraf. Bevestig de levering nogmaals 3 tot 5 dagen voor de plantdag en geef de planten direct water bij ontvangst.
Wat moet je de dag voor een bosplantdag controleren?: Controleer de plantlocaties, het gereedschap, de veiligheidsborden, de vrijwilligersindeling en de weersverwachting. Leg registratieformulieren, naamstickers, werkhandschoenen en de plantinstructie klaar, zodat de start niet wordt vertraagd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.