Bosplantdag organiseren: checklist en planning

Een bosplantdag vraagt om meer voorbereiding dan alleen bomen bestellen. Je moet het plantgebied afstemmen, vrijwilligers indelen, gereedschap reserveren en zorgen dat het plantmateriaal goed aankomt. Op de dag zelf komen registratie, veiligheidsborden, plantinstructie en catering samen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet gebeuren en welke zaken vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Plantgebied afstemmen
2 personen
Benodigde bomen bepalen
2 personen
Bomen en struiken bestellen
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Plantinstructie voorbereiden
2 personen
Levering plantmateriaal bevestigen
Reservering gereedschap maken
Reservering afvalcontainers maken
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Plantmateriaal ontvangen
3 personen
Planten tijdelijk water geven
2 personen
Plantlocaties uitzetten
3 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Gereedschap uitdelen
3 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Plantinstructie demonstreren
2 personen
Bomen en struiken planten
25 personen
Plantgroepen begeleiden
6 personen
Water naar plantlocaties brengen
4 personen
Gereedschap veilig beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Broodjes en soep serveren
3 personen
Plantresultaat controleren
3 personen
Gereedschap innemen
3 personen
Afval tussentijds sorteren
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Planten nabevochtigen
3 personen
Plantlocaties fotograferen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Houten bankenaantal 4
Inschrijftafel

Gereedschap

Spadesaantal 20
Scheppenaantal 10
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 8
Kruiwagensaantal 4
Emmersaantal 12
Gietersaantal 10
Tuinslangenaantal 2
Snoeischarenaantal 6

Veiligheid

Werkhandschoenenaantal 60
Veiligheidsvestenaantal 20
EHBO-koffer
Zonnebrandcrèmeaantal 4

Plantmateriaal

Inheemse bomenaantal 80
Inheemse struikenaantal 120
Boompalenaantal 80
Boombandenaantal 80
Compostaantal 20
Boomschorsaantal 10

Registratie

Klembordenaantal 4
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 80
Inschrijfformulierenaantal 80

Decoratie

Informatiebordenaantal 8
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Soeplepelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasstationsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig eerst de datum, locatie en het plantgebied voordat je bomen en struiken bestelt. Zo weet je hoeveel plantlocaties beschikbaar zijn en welke soorten geschikt zijn.
Plan de levering van het plantmateriaal niet op het laatste moment. Regel vooraf waar inheemse bomen en struiken tijdelijk komen te staan en geef ze water als ze niet direct de grond in gaan.
Maak de vrijwilligersindeling vóór de plantdag en verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding. Zo kun je per plantgroep begeleiding, gereedschap en catering vooraf verdelen.
Controleer het gereedschap minimaal één dag eerder. Tel spades, scheppen, harken, schoffels, kruiwagens, emmers en gieters en zorg dat slangen en snoeischaren bruikbaar zijn.
Zet registratie, veiligheid en ontvangst apart van het plantwerk klaar. Richt de inschrijftafel in met klemborden, naamstickers en formulieren en plaats veiligheidsvesten, EHBO en informatieborden vóór de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik bomen bestellen voor een bosplantdag?: Bestel bomen en struiken zodra datum, locatie en plantgebied zijn bevestigd. Houd bij voorkeur enkele weken ruimte aan voor levering, aantallen en eventuele wijzigingen in het plantplan.
Hoeveel gereedschap heb ik nodig voor een bosplantdag?: Plan per kleine plantgroep meerdere spades en scheppen en deel het overige gereedschap over de plantlocaties. Tel alles uiterlijk één dag vooraf, zodat ontbrekende kruiwagens, emmers of gieters nog kunnen worden geregeld.
Wat moet ik op de dag zelf eerst klaarzetten?: Zet vóór aankomst van de vrijwilligers de plantlocaties uit, controleer het gereedschap en richt de inschrijftafel in. Bouw daarna partytenten op, plaats veiligheidsborden en zet catering en registratie klaar.
Hoe lang van tevoren moet ik vrijwilligers uitnodigen?: Nodig vrijwilligers enkele weken vóór de bosplantdag uit en verwerk aanmeldingen doorlopend. Maak de definitieve indeling zodra het aantal deelnemers bekend is, zodat je plantgroepen, instructie en catering kunt afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.